Wovon träumt ein Projektmanager? Möglichkeiten für eine einfachere Organisation, verbesserte Genauigkeit der Schätzungen, weniger Nachverfolgungsbedarf und bessere Rechenschaftspflicht und Sichtbarkeit gehören zu den häufigen Träumen, so viele Projektmanager. Unsere Der Traum eines Projektmanagers Präsentation kann Ihnen helfen, Projektmetriken, Fortschritte und Key Performance Indicators (KPIs) auf bequeme Weise zu berichten, da sie alle wesentlichen Phasen eines Projekts abdeckt und sogar notwendige Werkzeuge für dessen Abschluss erwähnt.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
Budgets sind entscheidend, weil sie die Finanzierung Ihrer Projekte steuern. Mit dieser Folie können Sie Ihre Budgettabelle Ihren Stakeholdern kommunizieren. Vergessen Sie nicht, historische Daten und Datenanalysen zu erwähnen und die Erkenntnisse Ihrer Experten zu nutzen.
Verwenden Sie diese Folie, um über die "heute vs. morgen" Vision Ihres Projekts zu sprechen. Listen Sie alle Ziele auf, die Ihr Team erreichen möchte. Stellen Sie wie immer sicher, dass die von Ihnen gesetzten Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind.
Verwenden Sie diese Folie, um über das Gantt-Diagramm Ihres Projekts zu sprechen. Ein Gantt-Diagramm ist eine zuverlässige Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, die Auswirkungen von Verzögerungen frühzeitig zu erkennen, die Koordination Ihres Teams zu verbessern, Meilensteine zu überwachen und den Arbeitsablauf und die Lieferergebnisse zu kontrollieren.
Überblick
Projektmanager kämpfen am meisten mit den folgenden Herausforderungen, laut dem Projektmanagement-Lösungstool Hydra:
Planung und Organisation – insbesondere bei der Arbeit mit Remote-Freelancern und ausgelagerten Anbietern kann die Planung und Verfolgung von Aufgaben kompliziert sein. "Organisationswerkzeuge, wie solche für effektives Ressourcenmanagement oder Kapazitätsplanung, helfen dabei, sicherzustellen, dass Teams auf Kurs bleiben und organisiert bleiben, ohne dass ständige Aufsicht eines Projektmanagers oder jemandem erforderlich ist, der sich an jede delegierte Aufgabe erinnern muss", sagen die Experten.
Genauigkeit der Schätzung – genaue Schätzungen bestimmen die Gesamtrentabilität des Projekts und helfen, den ROI zu erreichen. Um genaue Projektschätzungen zu erstellen, verlassen Sie sich auf Ihre Daten und die Datenqualität.
Die ständige Notwendigkeit der Nachverfolgung – es ist schwierig, mit jedem Mitglied des Teams, insbesondere denjenigen, die außerhalb des Büros arbeiten und Dienstleister von Dritten, Schritt zu halten. Die Experten sagen: "Projektmanager müssen sicherstellen, dass der Nachverfolgungsprozess einfach zu handhaben ist. [...] Die Verwendung von Online-Projektmanagement-Software kann hierbei ein Vorteil sein, da sie Projektmanagern sowohl Zeit als auch Effizienz spart."
Zuweisung von Verantwortlichkeit – niemand übernimmt gerne die Verantwortung für Dinge, die bei einem Projekt schief gehen können.Dies bedeutet, dass Projektmanager die Fähigkeit besitzen müssen, die Verantwortung ihren Kollegen zuzuweisen, ohne jegliche Chance auf Missverständnisse.
Bewertung – Die Bewertung muss durch Beweise und Analysen unterstützt werden. Eine genaue Bewertung der Rolle und Arbeit eines Einzelnen, unterstützt durch glaubwürdige Bestätigung, ist eine der Schlüsselverantwortlichkeiten des Projektmanagers.
Feedback geben – Ehrliches Feedback zu geben kann für Projektmanager, die Konfrontationen vermeiden, schwierig sein. Jemandem zu sagen, dass er seine Leistung verbessern muss, ist nicht einfach, und um effektiv zu sein, muss es auf die richtige Weise geschehen.
SichtbarkeitSchätzgenauigkeit – Die Sichtbarkeit von Projektressourcen, Einzelaufgaben und dem Projekt als Ganzes erleichtert die Arbeit des Projektmanagers. "Ein einzelner Ort, an dem Informationen gespeichert werden, ist eine fantastische Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und die Teilnehmer gleichzeitig über Änderungen zu informieren", empfehlen die Experten.
Anwendung
Projectmanager.com bietet einen Überblick über den perfekten Projektplanungs- und Ausführungsprozess, der drei Hauptphasen umfasst:
Planungsphase – Diese Phase erfordert die Erstellung einer Aufgabenliste, die Erstellung eines Budgets, die Entwicklung eines Risikomanagementplans, die Erstellung eines Projektplans und die Zuweisung von Aufgaben.
Ausführungsphase – beinhaltet Aufgaben-, Zeit-, Kosten-, Qualitäts-, Änderungs-, Beschaffungs- und Ressourcenmanagement, Zusammenarbeit, Überwachung, Kontrolle und Berichterstattung.
Abschlussphase – Die letzte Phase des Projektmanagements befasst sich mit der Übergabe der Lieferergebnisse, der Bestätigung der Fertigstellung, der Überprüfung der Dokumentation, der Freigabe von Ressourcen und der Nachbereitung.
Statistiken
Schlechte Kommunikation kostet kleine Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern 420.000 Dollar pro Jahr und Unternehmen mit mehr als 100.000 Mitarbeitern – über 62 Millionen Dollar pro Jahr, pro Business-Software-Berater, Saaslist. Das Saaslist-Team hat Statistiken zusammengestellt, die viel über den Zustand der Projektmanagementbranche im Jahr 2020 aussagen. Hier sind die Highlights:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
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Projektmanagement-Herausforderungen kosten Unternehmen 109 Millionen Dollar für jede investierte Milliarde in ein Projekt
44% der Projektmanager nutzen derzeit keine Projektmanagement-Software
76% der Führungskräfte sagen, dass agile Projektmanagement-Tools die neue Normalität sein werden
Montag.com wird von über 100.000 Teams in 201 Branchen verwendet
Google, Yelp, Deloitte und Airbnb sind alle Asana-Nutzer
Basecamp hat im Jahr 2020 die Marke von drei Millionen Nutzern überschritten
Über 20.000 Unternehmen nutzen derzeit Wrike, darunter Hootsuite und L'Oreal
66% der Unternehmen, die Projektmanagement-Software verwenden, haben Projekte innerhalb ihres ursprünglichen Budgets abgeschlossen, im Vergleich zu 47% der Unternehmen, die ohne ein Projektmanagement-Tool arbeiten
Bei einem von sechs IT-Projekten liegen die Kosten um 200% über dem Plan
IT-Projekte mit einem Budget von mindestens 1 Million Dollar sind 50% wahrscheinlicher nicht in der Lage, die Geschäftsziele zu erreichen
41% der Unternehmen mit einer hohen Projektausfallrate geben an, dass es an der Beteiligung von höheren Führungskräften im Projektmanagement mangelt
41% der Organisationen, die eine schlechte Projektleistung melden, sagen, dass sie nicht genug Unterstützung von Projektmanagement und Projektsponsoren erhalten
Unternehmen, die Projektmanagement-Praktiken entwickeln, sparen 28-mal mehr Geld als diejenigen, die dies nicht tun
47% der Unternehmen, die Projektmanagement-Software verwenden, sagen, dass sie einen positiven Einfluss auf die Genauigkeit der Projektkostenschätzungen hat
Projektmanagement-Software spart dem durchschnittlichen Mitarbeiter 498 Stunden pro Jahr
61% der Unternehmen, die Projektmanagement-Tools verwenden, haben Projekte rechtzeitig abgeschlossen, während dies nur bei 41% derjenigen der Fall war, die sie nicht verwenden
50% der Projektmanager verbringen mindestens einen vollen Arbeitstag mit der manuellen Erstellung von Projekt-KPI-Berichten
80% der Mitarbeiter verbringen die Hälfte ihrer Arbeitswoche mit "Nacharbeit" aufgrund schlechter Kommunikation
Fast 46% der Teamleiter sagen, dass die Einhaltung von Projektfristen ihr größtes Problem ist
Die Zeiterfassung ist die zweithäufigste Anforderung an Projektmanagement-Funktionen
56% der Unternehmen verwenden nur eine Projektmanagement-Software
88% der Remote-Mitarbeiter stehen vor inkonsistenter Führung und Missverständnissen mit anderen Teammitgliedern
83% der Mitarbeiter berichten von Burnout aufgrund eines hohen Email-Aufkommens
73% der Mitarbeiter berichten von Burnout
20% der Mitarbeiter nennen eine unmanageable Arbeitsbelastung als Hauptursache für Burnout
Nur 21% der Unternehmen haben standardisierte Projektmanagementsysteme wie Waterfall und Agile implementiert
