Sinopse
Do que um gerente de projeto sonha? Oportunidades para uma organização mais simples, melhor precisão nas estimativas, menos necessidade de acompanhamento e melhor responsabilidade e visibilidade estão entre os sonhos comuns, de acordo com muitos gerentes de projeto. Nossa apresentação Sonho do Gerente de Projeto pode ajudá-lo a relatar as métricas do projeto, o progresso e os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) de uma maneira conveniente, pois abrange todas as fases essenciais de um projeto e até menciona as ferramentas necessárias para sua conclusão.
Destaques do slide
Os orçamentos são cruciais porque impulsionam o financiamento de seus projetos. Com este slide, você pode comunicar sua tabela de orçamento aos seus stakeholders. Certifique-se de mencionar dados históricos e análise de dados e aproveitar os insights de seus especialistas.
Use este slide para falar sobre a visão "hoje vs. amanhã" do projeto. Liste todos os objetivos que sua equipe está procurando alcançar. Como sempre, certifique-se de que os objetivos que você define são específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e sensíveis ao tempo.
Use este slide para discutir o gráfico de Gantt do seu projeto. O gráfico de Gantt é uma maneira confiável de atribuir tarefas, identificar o impacto dos atrasos antecipadamente, melhorar a coordenação da sua equipe, monitorar marcos e controlar o fluxo de trabalho e as entregas.
Visão geral
Os gerentes de projeto lutam mais com os seguintes desafios, de acordo com a ferramenta de soluções de gerenciamento de projetos, Hydra:
- Planejamento e organização – especialmente ao lidar com freelancers remotos e provedores terceirizados, planejar e acompanhar as tarefas pode ser complicado. "Ferramentas organizacionais, como aquelas para gerenciamento eficaz de recursos ou planejamento de capacidade, ajudam a garantir que as equipes permaneçam no alvo e organizadas sem a necessidade constante de supervisão de um gerente de projeto ou de alguém ter que se lembrar de cada item de ação que é delegado a um colega", dizem os especialistas.
- Precisão da estimativa – estimativas precisas determinam a lucratividade geral do projeto e ajudam a alcançar o ROI. Para produzir estimativas de projeto precisas, confie em seus dados e na qualidade dos dados.
- A necessidade constante de acompanhamento – acompanhar cada membro da equipe, especialmente aqueles que trabalham fora do local e prestadores de serviços terceirizados é complicado. Os especialistas dizem: "Os gerentes de projeto devem garantir que o processo de acompanhamento se torne fácil de lidar. [...] O uso de software de gerenciamento de projetos online pode ser um ativo para isso, permitindo que os gerentes de projeto economizem tempo e eficiência."
- Atribuição de responsabilidade – ninguém gosta de se sentir responsável por coisas que podem dar errado em um projeto. Isso significa que os gerentes de projeto devem possuir a habilidade de atribuir responsabilidade a seus colegas sem qualquer chance de mal-entendido.
- Avaliação – a avaliação precisa ser apoiada por evidências e análises. A avaliação precisa do papel e do trabalho de um indivíduo respaldada por uma afirmação credível é uma das principais responsabilidades do gerente de projeto.
- Fornecimento de feedback – fornecer feedback honesto pode ser difícil para os gerentes de projeto que evitam confrontos. Dizer a alguém que precisa melhorar seu desempenho não é fácil, e para ser eficaz, deve ser feito da maneira certa.
- VisibilidadeEstimation accuracy – ter visibilidade dos recursos do projeto, tarefas individuais e do projeto como um todo, tornará o trabalho do gerente de projeto mais fácil. "Ter um local individual onde as informações são armazenadas é uma maneira fantástica de acompanhar o progresso das tarefas e informar os participantes das mudanças ao mesmo tempo", recomendam os especialistas.
Aplicação
Projectmanager.com oferece uma visão geral do processo perfeito de planejamento e execução de projetos, que inclui três fases principais:
- Fase de Planejamento – esta fase requer a criação de uma lista de tarefas, a elaboração de um orçamento, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento de riscos, a construção de um cronograma de projeto e a atribuição de tarefas.
- Fase de Execução – inclui gestão de tarefas, tempo, custos, qualidade, mudanças, aquisições e recursos, colaboração, monitoramento, controle e relatórios.
- Fase de Encerramento – a última fase do gerenciamento de projetos lida com a transferência de entregáveis, confirmação de conclusão, revisão de documentação, liberação de recursos e pós-morte.
Estatísticas
A má comunicação custa às pequenas empresas com menos de 100 funcionários $420.000 por ano e às empresas com mais de 100.000 funcionários – mais de $62 milhões por ano, por consultor de software de negócios, Saaslist. A equipe Saaslist reuniu estatísticas que revelam muito sobre o estado da indústria de gerenciamento de projetos em 2020. Aqui estão os destaques:
- Os desafios do gerenciamento de projetos custam às empresas $109 milhões para cada $1 bilhão investido em um projeto
- 44% dos gerentes de projeto não estão atualmente usando software de gerenciamento de projetos
- 76% dos executivos dizem que as ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis serão o novo normal
- Monday.com é usado por mais de 100.000 equipes em 201 indústrias
- Google, Yelp, Deloitte e Airbnb são todos usuários do Asana
- Basecamp ultrapassou três milhões de usuários em 2020
- Mais de 20.000 empresas atualmente usam Wrike, incluindo Hootsuite e L'Oreal
- 66% das empresas que usam software de gerenciamento de projetos concluíram projetos dentro de seu orçamento original, em comparação com 47% das empresas que operam sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos
- Um em cada seis projetos de TI tem um custo acima do orçamento de 200%
- Projetos de TI com um orçamento de pelo menos $1 milhão têm 50% mais chances de falhar em atender aos objetivos de negócios
- 41% das empresas com alta taxa de falha de projeto culpam a falta de envolvimento dos superiores no gerenciamento de projetos
- 41% das organizações que relatam desempenho ruim do projeto dizem que não recebem apoio suficiente do gerenciamento de projetos e dos patrocinadores do projeto
- As empresas que desenvolvem práticas de gerenciamento de projetos economizam 28 vezes mais dinheiro do que aquelas que não o fazem
- 47% das empresas que usam software de gerenciamento de projetos dizem que isso teve um impacto positivo na precisão das estimativas de custo do projeto
- O software de gerenciamento de projetos economiza ao funcionário médio 498 horas por ano
- 61% das empresas que usam ferramentas de gerenciamento de projetos concluíram projetos no prazo, enquanto apenas 41% daquelas que não as usam fizeram
- 50% dos gerentes de projeto passam pelo menos um dia útil inteiro desenvolvendo manualmente relatórios de KPI de projeto
- 80% dos funcionários passam metade de sua semana de trabalho em "retrabalho" causado por má comunicação
- Quase 46% dos líderes de equipe dizem que cumprir os prazos do projeto é seu maior problema
- O rastreamento de tempo é o segundo recurso mais solicitado de gerenciamento de projetos
- 56% das empresas usam apenas um software de gerenciamento de projetos
- 88% dos trabalhadores remotos enfrentam liderança inconsistente e falhas de comunicação com outros membros da equipe
- 83% dos funcionários relatam sentir-se esgotados por um alto volume de e-mails
- 73% dos funcionários relatam esgotamento
- 20% dos funcionários citam uma carga de trabalho inadministrável como a principal causa de esgotamento
- Apenas 21% das empresas têm sistemas de gerenciamento de projetos padronizados como waterfall e agile em vigor
