Streszczenie
Ostra koncentracja jest trudna do osiągnięcia, dlatego potrzebujesz solidnej rutyny związanej z produktywnością. Pracując z domu lub dzieląc zadania między zespołem, nasza talia Planer Produktywności pomaga utrzymać dyscyplinę w harmonogramie i kontrolować postępy. Użyj tego zasobu w jasnych lub ciemnych motywach kolorystycznych i znajdź porady (które dołączyliśmy poniżej w prezentacji) od ekspertów ds. produktywności z Asana i Vox Media.
Najważniejsze slajdy
Użyj tego slajdu, aby przekazać swój plan na strategię poprawy produktywności. Możesz uwzględnić: regularne przerwy, prowadzenie spotkań stojąco, pracę w 90-minutowych interwałach, minimalizowanie zakłóceń i unikanie wielozadaniowości.
Za pomocą tego slajdu podziel się z zespołem swoim kalendarzem zarządzania projektem. W ten sposób, będzie łatwiej wszystkim zobrazować harmonogram i zrozumieć terminy, a dla ciebie - monitorować i śledzić postępy.
Zauważ, że nasza talia oferuje slajdy dla dziennych, tygodniowych i miesięcznych planerów produktywności. Wykorzystaj każdy z nich, aby zoptymalizować przepływ pracy 24/7. A do planowania produktywności na cały rok, skorzystaj z naszego najnowszego [related bracelet="2021cal"].
Statystyki
Oto kilka ważnych statystyk dotyczących produktywności, które warto mieć na uwadze lub nawet uwzględnić w swojej prezentacji:
- Produktywność poprawia się o 20-25% w organizacjach z zaangażowanymi pracownikami, twierdzą konsultanci z McKinsey & Company
- Wysoko wydajni pracownicy mają trzy wspólne cechy: talent, wysokie zaangażowanie i ponad 10 lat doświadczenia w firmie, według Gallupa
- Zaangażowani pracownicy mają o 27% większe prawdopodobieństwo wykazania "doskonałej" wydajności, według Gallupa
- 95% liderów HR twierdzi, że wypalenie zawodowe "sabotuje retencję pracowników," według raportu Kronos Incorporated i Future Workplace
- Pracownicy, którzy codziennie wykorzystują swoje mocne strony, są o 8% bardziej produktywni i sześć razy częściej są zaangażowani, według Gallupa
- Organizacje z silnym procesem onboardingu poprawiają produktywność o ponad 70%, informuje Glassdoor
Zastosowanie
Jim Whitehurst, prezes i dyrektor generalny Red Hat, udanego dostawcy oprogramowania open-source, podzielił się swoimi wskazówkami dotyczącymi maksymalnej produktywności w swoim artykule dla "Inc."
- Planuj swój tydzień – "W niedzielne wieczory siadam z moją listą ważnych celów na rok i na każdy miesiąc. Te cele informują o każdym tygodniu i pomagają mi utrzymać kurs," dzieli się Whitehurst.
- Wyodrębnij czas na zadania – zarezerwuj czas na wykonanie konkretnych zadań. Na przykład, wyznacz okresy na "Napisanie nowej propozycji," lub "Przygotowanie prezentacji" lub "Przegląd i zatwierdzenie materiałów marketingowych."
- Stosuj realistyczną listę zadań do wykonania – przypisz czas do każdego zadania. Jeśli masz zaplanowane na dzisiaj sześć godzin spotkań i osiem godzin zadań, jest duża szansa, że te zadania nie zostaną wykonane.
- Domyślnie planuj spotkania na 30 minut – "Ktoś, kto wymyślił domyślną godzinę w oprogramowaniu kalendarza, zmarnował miliony godzin ludzi. [...] Nie bądź niewolnikiem domyślnych ustawień narzędzia kalendarza. Planuj spotkanie na godzinę tylko wtedy, gdy absolutnie wiesz, że tego potrzebujesz," mówi Whitehurst.
- Zrezygnuj z wielozadaniowości – problem z wielozadaniowością polega na tym, że podzielona uwaga sprawia, że jesteś mniej produktywny. Nawet jeśli zajmujesz się tylko rutynowymi czynnościami, nadal – nie jesteś w pełni obecny.
- Wykorzystaj czas na krawędzi – Whitehurst mówi: "Moje największe przestoje w ciągu dnia pracy występują, gdy jadę do pracy, gdy wracam do domu i gdy jestem na lotniskach. Dlatego bardzo skupiam się na tym, jak wykorzystać ten czas. Prawie zawsze planuję rozmowy na czas jazdy do pracy. To proste: odbieram dzieci ze szkoły i zostawiam je o określonej godzinie; potem mogę przeprowadzić rozmowę od 8:00 do 8:30. Zazwyczaj nie planuję rozmów na czas jazdy do domu, aby móc oddzwonić, zwłaszcza do ludzi na Zachodnim Wybrzeżu.""
- Monitoruj swój czas – śledź swój czas, a zdziwisz się, ile go spędzasz na czynnościach, które nie są produktywne. Uwaga: informacje, które zapisujesz, mogą być orientacyjne, a nie precyzyjne.
- Podejdź z rozwagą do lunchu – niezależnie od czasu, który przeznaczasz na lunch, zastanów się, jak go spędzasz. "Jeśli lubisz jeść przy biurku i kontynuować pracę, to w porządku. Ale jeśli korzystasz z przerwy na regenerację, lunch to moment, kiedy wielozadaniowość może być świetna: możesz nawiązywać kontakty, integrować się i pomagać budować kulturę swojej firmy - ale nie, jeśli codziennie wychodzisz na lunch z tymi samymi osobami," mówi Whitehurst.
- Dobrze zacznij każdy dzień – ćwicz na początku dnia, ponieważ ćwiczenia dodają energii. Badania pokazują, że umiarkowane ćwiczenia aerobowe mogą poprawić nastrój nawet do 12 godzin.
Porady ekspertów
Eksperci z Asana – narzędzia do zarządzania projektami, przygotowali listę cytatów od guru zarządzania produktywnością, które menedżerowie biznesowi, producenci, menedżerowie projektów i inni profesjonaliści mogą wykorzystać.
Kerry Anne Hoffman, starszy menedżer produktu, operacje marketingowe w Classpass
"Moja najważniejsza rada dotycząca zarządzania pracą to zawsze analizować po zakończeniu projektu.Następnie możesz wykorzystać wszystko, czego się nauczyłeś, i stworzyć podręcznik, abyś był gotowy na następny raz, gdy będziesz musiał zaplanować i zarządzać podobnym projektem.
Joshua Zerkel, Head of Community at Asana
Traktuj swój kalendarz jak grę w Tetris: Usuń wszystko, co nie jest pilne i niepotrzebne z listy zadań. Czy są rzeczy, do których możesz wrócić później, czy jest coś, co można całkowicie usunąć? Nie bój się pójść o krok dalej, blokując w kalendarzu pewien czas jako "zajęty" na pracę.
Jamie Berger, Executive Assistant to the President at Mercy for Animals
Powiąż wszystko z celami organizacyjnymi. Pierwsze pytanie, które zawsze należy zadać, brzmi: "Czy ten projekt pomoże nam zbliżyć się do naszych celów organizacyjnych? Czy to jest najlepsze wykorzystanie naszego czasu teraz?"
Dana Barrett, Head of Product Marketing at Asana
Gdy twój zespół ciężko pracuje nad celem, ostatnią rzeczą, której potrzebuje, jest utknięcie na kolejnym spotkaniu dotyczącym aktualizacji statusu. Oczywiście, czasami spotkania są potrzebne, ale tam, gdzie to możliwe, polecam udostępnianie aktualizacji za pośrednictwem zakładki Postęp w projekcie.
Corri Skinner, Senior Director of Creative Operations at Vox Media
Aby skutecznie zarządzać projektem, musisz ustalić priorytety. Nigdy nie będziesz miał tyle czasu i zasobów, na ile wszyscy byśmy liczyli, więc aby zrobić wszystko, musisz skupić się na elementach, które będą miały największy wpływ.Następnie upewnij się, że te priorytety są jasne dla interesariuszy, abyś mógł ustawić oczekiwania i dla swojego zespołu, aby skupili się na właściwej pracy."
