Produktivitetsplanerare

Sammanfattning

Skarp fokus är svårt att uppnå, därför behöver du en solid produktivitetsrutin. Oavsett om du arbetar hemifrån eller delar uppgifter över teamet, hjälper vår Produktivitetsplanerare kortlek till att hålla ditt schema disciplinerat och framstegen i schack. Använd denna resurs i ljusa eller mörka färgteman och hitta råd (vi inkluderade i presentationens höjdpunkter nedan) från produktivitetsexperter på Asana och Vox Media.

Höjdpunkter i bildspelet

Använd denna bild för att kommunicera din plan för en produktivitetsförbättrings strategi. Du kan inkludera: att ta regelbundna pauser, hålla stående möten, arbeta i 90-minuters intervaller, minimera avbrott och undvika multitasking.

Med denna bild, dela ditt projektlednings kalender med teamet. På detta sätt kommer det att vara lättare för alla att visualisera schemat och förstå deadlines, och för dig - att övervaka och hålla koll på framstegen.

Observera att vår kortlek erbjuder bilder för dagliga, veckovisa och månatliga produktivitetsplanerare. Dra nytta av var och en av dem för att optimera arbetsflödet 27/7. Och för den årliga produktivitetsplaneringen, använd vår nyaste [related bracelet="2021cal"].

Statistik

Här är några viktiga statistik om produktivitet att ha i åtanke eller till och med inkludera i din presentation:

• Produktiviteten förbättras med 20-25% i organisationer med anslutna anställda, säger konsulter från McKinsey & Company
• Högpresterande anställda har tre saker gemensamt: talang, hög engagemang och över 10 års erfarenhet inom företaget, enligt Gallup
• Engagerade anställda är 27% mer benägna att visa "utmärkt" prestanda, enligt Gallup
• 95% av HR-ledare säger att anställdas utbrändhet "saboterar personalens bevarande," enligt en rapport från Kronos Incorporated och Future Workplace
• Anställda som utövar sina styrkor dagligen är 8% mer produktiva och sex gånger mer benägna att vara engagerade, enligt Gallup
• Organisationer med en stark introduktionsprocess förbättrar produktiviteten med över 70%, rapporterar Glassdoor

Tillämpning

Jim Whitehurst, president och VD för Red Hat, en framgångsrik leverantör av öppen källkodsprogramvara, delade sina tips för maximal produktivitet i sin artikel för "Inc."

• Planera din vecka – "Söndag kvällar, jag sätter mig ner med min lista över viktiga mål för året och för varje månad. Dessa mål informerar varje vecka och hjälper mig att hålla mig på spåret," delar Whitehurst med sig.
• Blockera tid för uppgifter – blockera tid för att slutföra specifika uppgifter. Till exempel, planera perioder för "Skriva nytt förslag," eller "Utforma presentation" eller "Granska och godkänna marknadsföringsmaterial."
• Följ en realistisk att-göra-lista – tilldela tider till varje uppgift. Om du har sex timmars möten inbokade idag och åtta timmars uppgifter, är chansen stor att dessa uppgifter inte kommer att bli gjorda.
• Standardinställning till 30-minuters möten – "Den som uppfann en timmes standard i kalenderprogramvara har slösat bort miljontals människotimmar. [...] Var inte en slav till kalenderverktygets standardinställningar. Schemalägg bara en timme om du absolut vet att du behöver det," säger Whitehurst.
• Sluta multitaska – problemet med multitasking är att ett delat fokus gör dig mindre produktiv. Även om du bara gör tanklösa saker, är du fortfarande inte 100% närvarande.
• Utnyttja kanttid – Whitehurst säger: "Mina största dödtider under arbetsdagen kommer när jag kör till jobbet, när jag kör hem, och när jag är på flygplatser. Så jag fokuserar verkligen hårt på hur man kan använda den tiden. Jag schemalägger nästan alltid samtal för min körning till jobbet. Det är enkelt: jag tar barnen till skolan och lämnar dem vid en specifik tid; då kan jag göra ett 8:00 till 8:30 samtal. Jag schemalägger vanligtvis inte samtal för körningen hem så att jag kan återvända samtal, särskilt till människor på västkusten.
" [/item]
• Håll koll på din tid – spåra din tid och du kommer att bli förvånad över hur mycket av den du spenderar på saker som inte är produktiva. Notera: den information du loggar kan vara riktning, inte exakt.
• Var eftertänksam om lunch – oavsett vilken tid du tar för lunch, var eftertänksam om hur du spenderar den. "Om du gillar att äta vid ditt skrivbord och fortsätta jobba, fint. Men om du drar nytta av att använda pausen för att ladda om, är lunch en tid då multitasking kan vara bra: Du kan nätverka, socialisera och hjälpa till att bygga upp ditt företags kultur--men inte om du går ut till lunch med samma människor varje dag," säger Whitehurst.
• Börja varje dag rätt – träna först på morgonen eftersom träning är energigivande. Forskning visar att måttlig aerob träning kan förbättra ditt humör i upp till 12 timmar.

Expert råd

Experter på Asana – ett projektledningsverktyg, har sammanställt en lista med citat från guruer inom produktivitetshantering som företagsledare, producenter, projektledare och andra yrkesverksamma kan använda.

Kerry Anne Hoffman, Senior Product Manager, Marketing Operations på Classpass

"Mitt nummer ett arbetsledningstips är att alltid reflektera efter ett projekt.Sedan kan du ta allt du lärt dig och skapa en handbok så att du är redo nästa gång du behöver planera och hantera ett liknande projekt.

Joshua Zerkel, Head of Community på Asana

Behandla din kalender som ett spel av Tetris: Ta bort allt icke-brådskande och onödigt från din att-göra-lista. Finns det saker du kan återkomma till vid ett senare tillfälle eller finns det något som kan tas bort helt? Var inte rädd för att ta det ett steg längre genom att blockera ut lite "upptagen" tid i din kalender för arbete.

Jamie Berger, Executive Assistant till Presidenten på Mercy for Animals

Koppla allt till organisatoriska mål. Den första frågan att alltid ställa är, "Kommer detta projekt att hjälpa oss att röra oss mot våra organisationsmål? Är detta den bästa användningen av vår tid just nu?

Dana Barrett, Head of Product Marketing på Asana

När ditt team arbetar hårt mot ett mål, är det sista de behöver att bli nedtyngda av ännu ett statusuppdateringsmöte. Naturligtvis behövs ibland möten, men där det är möjligt rekommenderar jag att dela uppdateringar via ditt projekts framstegsflik.

Corri Skinner, Senior Director of Creative Operations på Vox Media

För att framgångsrikt hantera ett projekt behöver du prioritera. Du kommer aldrig att ha så mycket tid och resurser som vi alla hoppas på, så för att göra allt behöver du fokusera på de punkter som kommer att ha störst inverkan.Se sedan till att dessa prioriteringar är tydliga för intressenter så att du kan ställa in förväntningar och till ditt team så att de fokuserar på rätt arbete."