Özet
Microsoft, Ordu ile 22 milyar dolarlık bir sözleşme nasıl aldı? Bir teklif talebine yanıt verdiler. İşletmeniz için en iyi teklif taleplerini nasıl alabilirsiniz? Bu sunum, beklentileri belirlemekten değerlendirme ve puanlamaya kadar teklif sürecinin her adımında size rehberlik edecek özelleştirilebilir Teklif İsteği (RFP) şablonlarını içerir.
Ortalama olarak, bir kamu sektörü RFP'si yüz on altı sayfa uzunluğunda, bir sonuç teklifi ise yüz kırk dört sayfa uzunluğunda olur. RFP'lere verilen yanıtlar, şirketlere çok zaman ve çaba harcatır, bu yüzden iyi yazılmış ve özlü RFP'ler oluşturmak, yüksek kaliteli tedarikçileri çekecek ve bekleme sürelerini en aza indirecek bir saygı göstergesidir. Bu şablonları kullanarak RFP'lerinizdeki gereksiz detayları kaldırın ve projenizin en önemli yönlerini ve karşılanması gereken hedefleri vurgulayın, böylece tedarikçiler beklentilerinizi bilir ve buna göre plan yapabilirler.
Araç özellikleri
Teslimatlar ve beklentiler
Proje hedeflerinizi ve ihtiyaçlarınızı baştan tanımlamak önemlidir. Ana teslimatlar nelerdir ve organizasyonunuz ne bekler? Kısa bir proje genel bakışı sağlayın, stratejiler, önemli ekip üyeleri, maliyet ve bütçe dahil. RFP'nin geri kalanını hazırlarken bu tabloya başvurduğunuzdan emin olun, böylece projenizle ilgili tüm anahtar bilgileri içerir.(Slayt 6)
Nitelik gereksinimi
Teklif verenlerin sahip olması gereken nitelikler de eşit derecede önemlidir. Bu listeyi teklif verenlere sunun, böylece hangi belgelerin veya diğer deneyim kanıtlarının organizasyonunuza sunulması gerektiğini bilirler. Bu kanıt, fiziksel veya dijital bir sertifika şeklinde olabilir, bu liste içinde belirtilebilir. Bu, çekirdek yetenekleri değerlendirmenin ve projeyi tamamlamak için gerekli niteliklere sahip olmayabilecek teklif verenleri elemenin harika bir yoludur. (Slayt 12)
Değerlendirme ve puanlama
Teklif verenlerin tam olarak ne istediğinizi bilmesi için bir puanlama ayrıntısı sağlayın. Bu puanlama sistemi, hem teklif verenlerin hem de değerlendiricilerin aynı düzlemde buluşmasına yardımcı olur ve daha hızlı bir değerlendirme sürecine yol açar. Teklif verenler, tekliflerinin doğru biçimlendirilip biçimlendirilmediği konusunda puan alacaklarını önceden bilirlerse, bu onları istediğiniz formatlarda teklifler yapmaya teşvik eder, bu da değerlendirmeyi hızlandırır. Puanlar, gerçekleştikleri turda ayrılabilir. Birçok teklif, dört tura kadar puanlama geçirir. (Slayt 14)
Teklif maliyeti
Burada teklif verenler maliyet ayrıntılarını sağlayabilirler. Bu şablon, RFP içinde bir örnek olarak sunulabilir.Bu, potansiyel tedarikçilerin proje ömrü boyunca finanslarını sergilediği ve kelimenin tam anlamıyla teklif vermenin gerçekleştiği yerdir. Her satır ayrı bir teslimatı temsil eder ve tablo teklif maliyetlerini teklif verenler arasında hızlıca karşılaştırmanızı sağlar. (Slayt 18)
Teslimat Zaman Çizelgesi
Teklif verenler, RFP sürecinin anahtar tarihlerini, örneğin teslim tarihlerini ve inceleme sürecinin ne zaman sona ereceğini bilmelidir. Tedarikçilere bir yanıt planlamaları için yeterli zaman bıraktığınızdan emin olun ve RFP'niz ne kadar detaylı olursa, onlara o kadar fazla zaman vermelisiniz. (Slayt 20)
Sonuç
RFP'ler, uygulamadan sürekli desteğe kadar potansiyel bir ortaklık için net bir vizyon oluşturmalıdır. Ve unutmayın: bu RFP sunumunu tüm teklif ihtiyaçlarınız için indirebilir ve özelleştirebilir, böylece zaman ve saatlerce çalışmadan tasarruf edebilirsiniz. Şimdi, bir proje planı oluşturmak için araçlar ve RFP'nize maliyetleri ve zaman çizelgelerini nasıl dahil edeceğiniz konusunda ek slaytlar ve içgörüler sunan Proje Planı sunumumuzu kontrol edin.
