Sammanfattning
Hur fick Microsoft ett kontrakt på 22 miljarder dollar med armén? De svarade på en begäran om förslag. Hur kan du få de bästa möjliga förfrågningarna för ditt företag? Denna presentation innehåller anpassningsbara Begäran om förslag (RFP) mallar som kommer att vägleda dig genom varje steg i förslagsprocessen, från att sätta förväntningar till utvärdering och poängsättning.
I genomsnitt är en offentlig sektors RFP hundrasexton sidor lång, medan ett resulterande förslag är hundrafyrtiofyra sidor långt. Svar på RFP:er tar företag mycket tid och ansträngning, så att skapa RFP:er som är väl skrivna och koncisa är ett tecken på respekt som kommer att locka högkvalitativa leverantörer och minimera väntetider så att dina projekt kan bli klara snabbare. Använd dessa mallar för att trimma fettet på dina RFP:er och driva hem de viktigaste aspekterna av ditt projekt och de mål som behöver uppnås, så att leverantörer vet vad du förväntar dig och kan planera därefter.
Verktygshöjdpunkter
Leveranser och förväntningar
Det är viktigt att definiera dina projekt mål och behov i förväg. Vilka är de viktigaste leveranserna, och vad förväntar sig din organisation? Ge en kort projektöversikt, inklusive strategier, viktiga teammedlemmar, kostnaden och budgeten. Se till att hänvisa till detta diagram medan du arbetar med resten av RFP:en för att säkerställa att den innehåller all viktig information för ditt projekt.(Bild 6)
Kvalifikationskrav
Likaså viktigt är de kvalifikationer som anbudsgivarna måste ha. Presentera denna lista för anbudsgivarna så att de vet vilken dokumentation eller annan bevis på erfarenhet de ska tillhandahålla till din organisation. Detta bevis kan komma i form av ett fysiskt eller digitalt certifikat, vilket kan specificeras i listan. Detta är ett utmärkt sätt att bedöma kärnkompetenser och filtrera ut anbudsgivare som kanske inte har de kvalifikationer som krävs för att slutföra projektet. (Bild 12)
Utvärdering och poängsättning
Tillhandahåll en poängnedbrytning så att anbudsgivarna vet exakt vad du vill ha. Detta poängsystem hjälper både anbudsgivarna och utvärderarna att hamna på en jämn spelplan och leder till en effektiviserad utvärderingsprocess. När anbudsgivarna i förväg vet att de kommer att poängsättas på om deras förslag är korrekt formaterade, motiverar det dem att göra förslag i det format du begär, vilket påskyndar utvärderingen. Poäng kan separeras enligt den omgång de äger rum i. Många förslag går igenom upp till fyra omgångar av poängsättning. (Bild 14)
Förslagets kostnad
Här är där anbudsgivarna kan tillhandahålla sina kostnadsnedbrytningar. Denna mall kan tillhandahållas som ett exempel inom RFP.Detta är platsen där den faktiska budgivningen sker och potentiella leverantörer lägger fram sina finanser över projektets livslängd. Varje rad är en separat leverans, och diagrammet låter dig snabbt jämföra förslagskostnader mellan budgivare. (Bild 18)
Inlämningstidslinje
Budgivare bör känna till de viktigaste tidsfristerna i RFP-processen, såsom inlämningsdatum och när granskningsprocessen kommer att sluta. Se till att tidsfristerna ger tillräckligt med tid för leverantörer att planera ett svar, och ju mer detaljerad din RFP är, desto mer tid bör du ge dem. (Bild 20)
Slutsats
RFPs bör etablera en klar vision för ett potentiellt partnerskap, från implementering till löpande support. Och kom ihåg: du kan ladda ner och anpassa denna RFP-presentation för alla dina förslagsbehov för att spara tid och arbetstimmar. Nu, gå och kolla in vår Projektplan-presentation för verktygen för att bygga en projektplan, med ytterligare bilder och insikter om hur man införlivar kostnader och tidslinjer i din RFP.
