Streszczenie
Jak Microsoft zdobył kontrakt z Armią na 22 miliardy dolarów? Odpowiedzieli na zapytanie ofertowe. Jak możesz otrzymać najlepsze możliwe zapytania dla swojego biznesu? Ta prezentacja zawiera dostosowywalne Zapytanie ofertowe (RFP) szablony, które przeprowadzą Cię przez każdy etap procesu składania propozycji, od ustalania oczekiwań po ocenę i punktację.
Średnio, publiczne zapytanie ofertowe (RFP) ma sto szesnaście stron, podczas gdy wynikająca z niego propozycja ma sto czterdzieści cztery strony. Odpowiedzi na RFP wymagają od firm dużo czasu i wysiłku, dlatego tworzenie dobrze napisanych i zwięzłych RFP jest znakiem szacunku, który przyciągnie wysokiej jakości dostawców i zminimalizuje czasy oczekiwania, dzięki czemu Twoje projekty mogą być realizowane szybciej. Użyj tych szablonów, aby usunąć zbędne elementy z Twoich RFP i skupić się na najważniejszych aspektach Twojego projektu i celach, które muszą być spełnione, aby dostawcy znali Twoje oczekiwania i mogli odpowiednio zaplanować.
Najważniejsze elementy narzędzia
Dostarczane wyniki i oczekiwania
Ważne jest, aby zdefiniować cele i potrzeby Twojego projektu na samym początku. Jakie są kluczowe rezultaty, czego oczekuje Twoja organizacja? Podaj krótki przegląd projektu, w tym strategie, ważnych członków zespołu, koszt i budżet. Pamiętaj, aby odwoływać się do tego wykresu podczas pracy nad resztą RFP, aby upewnić się, że zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące Twojego projektu.(Slajd 6)
Wymagania kwalifikacyjne
Równie ważne są kwalifikacje, które muszą posiadać oferenci. Przedstaw tę listę oferentom, aby wiedzieli, jaką dokumentację lub inne dowody doświadczenia powinni dostarczyć Twojej organizacji. Dowód ten może przyjąć formę fizycznego lub cyfrowego certyfikatu, co można określić na liście. Jest to doskonały sposób na ocenę podstawowych kompetencji i odrzucenie oferentów, którzy mogą nie posiadać niezbędnych kwalifikacji do realizacji projektu. (Slajd 12)
Ocena i punktacja
Podaj szczegółowy podział punktacji, aby oferenci wiedzieli dokładnie, czego oczekujesz. System punktacji pomaga zarówno oferentom, jak i oceniającym zrozumieć zasady gry i prowadzi do usprawnienia procesu oceny. Gdy oferenci wiedzą z góry, że będą oceniani pod kątem poprawności formatowania swoich propozycji, motywuje to ich do składania propozycji w żądanym formacie, co przyspiesza ocenę. Punkty mogą być podzielone według rundy, w której mają miejsce. Wiele propozycji przechodzi nawet do czterech rund oceny. (Slajd 14)
Koszt propozycji
Tutaj oferenci mogą przedstawić swoje szczegółowe kalkulacje kosztów. Ten szablon może być dostarczony jako przykład w ramach RFP.To miejsce, w którym odbywa się dosłowne licytowanie, a potencjalni dostawcy prezentują swoje finanse na przestrzeni całego projektu. Każdy wiersz to oddzielny rezultat, a wykres pozwala szybko porównać koszty propozycji między oferentami. (Slajd 18)
Harmonogram składania ofert
Oferenci powinni znać kluczowe terminy procesu RFP, takie jak terminy składania ofert i kiedy zakończy się proces przeglądu. Upewnij się, że terminy pozostawiają wystarczająco dużo czasu dla dostawców na zaplanowanie odpowiedzi, a im bardziej szczegółowe jest twoje RFP, tym więcej czasu powinieneś im dać. (Slajd 20)
Podsumowanie
RFP powinny określać jasną wizję potencjalnego partnerstwa, od implementacji do bieżącego wsparcia. I pamiętaj: możesz pobrać i dostosować tę prezentację RFP do wszystkich swoich potrzeb związanych z propozycjami, aby zaoszczędzić czas i godziny pracy. Teraz sprawdź naszą prezentację Planu Projektu, aby uzyskać narzędzia do budowania planu projektu, z dodatkowymi slajdami i wskazówkami, jak uwzględnić koszty i harmonogramy w swoim RFP.
