خلاصہ
مائیکروسافٹ نے فوج کے ساتھ 22 ارب ڈالر کا معاہدہ کیسے کیا؟ انہوں نے تجویز کی درخواست کا جواب دیا۔ آپ اپنے کاروبار کے لئے بہترین درخواستیں کیسے حاصل کر سکتے ہیں؟ یہ پیش کش تجویز کی درخواست (RFP) ٹیمپلیٹس شامل ہیں جو آپ کو تجویز کے عمل کے ہر مرحلے میں رہنمائی کریں گے، توقعات کو مقرر کرنے سے لے کر تشخیص اور اسکورنگ تک۔
اوسطاً، ایک سرکاری سیکٹر RFP ایک سو سولہ صفحات کی ہوتی ہے، جبکہ ایک نتیجتاً تجویز ایک سو چوالیس صفحات کی ہوتی ہے۔ RFPs کے جوابات کمپنیوں کو بہت سارا وقت اور محنت لگتی ہے، لہذا اچھی طرح سے تحریر شدہ اور مختصر RFPs تیار کرنا ایک احترام کی علامت ہوتی ہے جو معیاری وینڈرز کو متوجہ کرے گی اور انتظار کے وقت کو کم کرے گی تاکہ آپ کے منصوبے جلد سے جلد مکمل ہو سکیں۔ ان ٹیمپلیٹس کا استعمال کریں تاکہ آپ کی RFPs پر چربی کاٹ سکیں اور اپنے منصوبے کے سب سے اہم پہلوؤں اور اہداف کو پورا کرنے کی ضرورت کو سمجھا سکیں، تاکہ وینڈرز آپ کی توقعات کو جان سکیں اور مناسب طریقے سے منصوبہ بندی کر سکیں۔
ٹول کی خصوصیات
تسلیم شدہ اور توقعات
یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے منصوبے کے مقاصد اور ضروریات کو شروع میں ہی واضح کریں۔ کیا بنیادی تسلیم شدہ ہیں اور آپ کی تنظیم کیا توقع کرتی ہے؟ ایک مختصر منصوبے کا جائزہ پیش کریں، جس میں استراتیجی، اہم ٹیم کے رکن، لاگت، اور بجٹ شامل ہوں۔ یقینی بنائیں کہ آپ اس چارٹ کی حوالہ دہندگی کرتے ہیں جب آپ RFP کے باقی حصے پر کام کر رہے ہوں تاکہ یہ تمام کلیدی معلومات آپ کے منصوبے کے مطابق ہوں۔(سلائیڈ 6)
اہلیت کی ضرورت
بولی ڈالنے والوں کی اہلیت بھی اتنی ہی اہم ہے۔ اس فہرست کو بولی ڈالنے والوں کے سامنے پیش کریں تاکہ انہیں معلوم ہو کہ انہیں آپ کے تنظیم کو کون سے دستاویزات یا دیگر تجربے کی ثبوت پیش کرنا ہوگا۔ یہ ثبوت کسی فزیکل یا ڈیجیٹل سرٹیفکیٹ کی شکل میں آ سکتا ہے، جسے فہرست میں مخصوص کیا جا سکتا ہے۔ یہ بنیادی صلاحیتوں کا تقابل کرنے اور ان بولی ڈالنے والوں کو باہر کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے جو شاید منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے ضروری اہلیت رکھتے نہ ہوں۔ (سلائیڈ 12)
تشخیص اور سکورنگ
ایک سکورنگ بریک ڈاؤن فراہم کریں تاکہ بولی ڈالنے والے بالکل یہ جان سکیں کہ آپ کیا چاہتے ہیں۔ یہ سکورنگ سسٹم بولی ڈالنے والوں اور تشخیص کرنے والوں کو ایک سطح پر لاتا ہے اور یہ ایک بہترین تشخیصی عمل کی جانب رہنمائی کرتا ہے۔ جب بولی ڈالنے والے پہلے سے جانتے ہیں کہ ان کی تجاویز کی درست فارمیٹ پر ان کا سکور ہوگا، تو یہ انہیں اس فارمیٹ میں تجاویز بنانے کی حوصلہ افزائی کرتا ہے، جو تشخیص کو تیز کرتا ہے۔ سکورز کو ان کے ہونے والے راؤنڈ کے مطابق الگ کیا جا سکتا ہے۔ بہت سی تجاویز چار راؤنڈز تک سکورنگ سے گزرتی ہیں۔ (سلائیڈ 14)
تجاویز کی قیمت
یہاں بولی ڈالنے والے اپنی قیمتوں کا تفصیلی جائزہ پیش کر سکتے ہیں۔ یہ ٹیمپلیٹ RFP کے اندر مثال کے طور پر فراہم کیا جا سکتا ہے۔یہ وہ جگہ ہے جہاں حقیقی بولی لگائی جاتی ہے اور ممکنہ فروخت کنندگان اپنی مالیت کو منصوبے کی عمر کے دوران بیان کرتے ہیں۔ ہر قطار ایک علیحدہ تحویل ہوتی ہے، اور یہ چارٹ آپ کو فوری طور پر بولی داروں کے درمیان تجویز کردہ لاگتوں کا موازنہ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ (سلائیڈ 18)
جمع کرانے کا وقت سلسلہ
بولی داروں کو RFP عمل کی اہم تاریخوں کا علم ہونا چاہیے، جیسے جمع کرانے کی تاریخیں اور جب جائزہ لینے کا عمل ختم ہوگا۔ یقینی بنائیں کہ تاریخوں میں مہیا کردہ وقت فروخت کنندگان کو جواب تیار کرنے کے لئے کافی ہو، اور آپ کی RFP جتنی تفصیلی ہوگی، آپ کو انہیں اتنا زیادہ وقت دینا چاہیے۔ (سلائیڈ 20)
خلاصہ
RFPs کو ایک ممکنہ شراکت کے لئے واضح تصور قائم کرنا چاہیے، تنفیذ سے لے کر مستقل سپورٹ تک۔ اور یاد رکھیں: آپ اپنی تمام تجویز کی ضروریات کے لئے اس RFP پیش کردہ کو ڈاؤن لوڈ اور ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ وقت اور کام کے گھنٹوں کو بچا سکیں۔ اب، ہماری پروجیکٹ پلان پیش کردہ کی جانچ پڑتال کریں، جس میں منصوبہ بندی کے اوزار کے ساتھ ساتھ زائد سلائیڈز اور بصیرتوں کی تفصیل بھی ہے کہ آپ کیسے اپنے RFP میں لاگتوں اور وقت سلسلے کو شامل کر سکتے ہیں۔
