提案依頼書 (RFP)

概要

マイクロソフトが軍との220億ドルの契約を獲得したのはどうやってでしょうか？それは提案要求に応えたからです。あなたのビジネスに最適な提案要求を受け取るためにはどうすればよいでしょうか？このプレゼンテーションには、期待値の設定から評価とスコアリングまで、提案プロセスの各ステップをガイドするカスタマイズ可能な提案依頼書 (RFP)テンプレートが含まれています。

平均的な公共部門のRFPは116ページに及び、結果としての提案は144ページに及びます。RFPへの応答は企業に多大な時間と労力を要するため、よく書かれた簡潔なRFPを作成することは、高品質なベンダーを引きつけ、待ち時間を最小限に抑えるための敬意の表現となります。これにより、プロジェクトがより早く進行します。これらのテンプレートを使用して、RFPの冗長な部分を削除し、プロジェクトの最重要部分と達成すべき目標を強調し、ベンダーがあなたの期待を理解し、それに応じて計画を立てることができるようにします。

ツールのハイライト

成果物と期待値

プロジェクトの目標とニーズを最初に明確に定義することが重要です。主要な成果物は何でしょうか？そして、あなたの組織は何を期待しているのでしょうか？プロジェクトの概要を簡潔に提供し、戦略、重要なチームメンバー、コスト、予算を含めてください。RFPの残りの部分を作業する際には、このチャートを参照し、プロジェクトの主要な情報がすべて含まれていることを確認してください。(スライド 6)

資格要件

同様に重要なのは、入札者が持つべき資格です。このリストを入札者に提示し、どのような文書や経験の証明を組織に提供すべきかを知らせます。この証明は、物理的またはデジタルな証明書の形で提供されることがあり、リストで指定できます。これは、コアコンピテンシーを評価し、プロジェクトを完了するための必要な資格を持たない可能性のある入札者を除外するための優れた方法です。(スライド 12)

評価とスコアリング

スコアの内訳を提供することで、入札者はあなたが何を求めているのかを正確に理解できます。このスコアリングシステムは、入札者と評価者の両方が公平な立場に立つのを助け、評価プロセスを効率化します。入札者が事前に自分たちの提案が正しくフォーマットされているかどうかでスコアリングされることを知っていると、あなたが要求するフォーマットで提案を作成することを奨励します。スコアは、それが行われるラウンドに応じて分けることができます。多くの提案は、最大4ラウンドのスコアリングを経ています。(スライド 14)

提案のコスト

ここでは、入札者が自分たちのコスト内訳を提供できます。このテンプレートは、RFP内の例として提供することができます。ここでは、文字通りの入札が行われ、潜在的なベンダーがプロジェクトの寿命全体にわたる財務状況を明らかにします。各行は別々の納品物であり、このチャートを使用すると、入札者間の提案コストをすばやく比較することができます。(スライド18)

提出スケジュール

入札者は、RFPプロセスの主要な締切日、たとえば提出期限やレビュープロセスが終了する日などを知っておくべきです。ベンダーが応答を計画するのに十分な時間を確保し、RFPが詳細であればあるほど、それらに時間を与えるべきです。(スライド20)

結論

RFPは、実装から継続的なサポートまで、潜在的なパートナーシップの明確なビジョンを確立するべきです。そして覚えておいてください：このRFPプレゼンテーションをダウンロードしてカスタマイズすることで、提案に必要なすべての作業を時間を節約し、作業時間を節約することができます。さあ、プロジェクト計画のプレゼンテーションをチェックし、プロジェクト計画を作成するためのツール、およびRFPにコストとタイムラインを組み込む方法についての追加のスライドと洞察を確認しましょう。