الملخص
كيف حصلت مايكروسوفت على عقد بقيمة 22 مليار دولار مع الجيش؟ أجابوا على طلب الاقتراح. كيف يمكنك الحصول على أفضل الطلبات الممكنة لعملك؟ تتضمن هذه العرض التقديمي قوالب طلب عرض الأسعار (RFP) قابلة للتخصيص سترشدك خلال كل خطوة من عملية الاقتراح، بدءًا من تحديد التوقعات وحتى التقييم والتسجيل.
في المتوسط، يكون طلب الاقتراح في القطاع العام مئة وستة عشر صفحة، بينما يكون الاقتراح الناتج مئة وأربعة وأربعين صفحة. تستغرق الردود على طلبات الاقتراح الكثير من الوقت والجهد من الشركات، لذا فإن إنشاء طلبات الاقتراح التي تكتب بشكل جيد ومختصر هو علامة على الاحترام التي ستجذب البائعين ذوي الجودة العالية وتقلل من أوقات الانتظار حتى يمكن إنجاز مشاريعك في وقت أقرب. استخدم هذه القوالب لتقليل الدهون في طلبات الاقتراح الخاصة بك وتسليط الضوء على الجوانب الأكثر أهمية من مشروعك والأهداف التي يجب تحقيقها، حتى يعرف البائعون توقعاتك ويمكنهم التخطيط وفقًا لذلك.
ملخص الأداة
النتائج والتوقعات
من المهم تحديد أهداف مشروعك واحتياجاتك من البداية. ما هي النتائج الرئيسية، وماذا تتوقع منظمتك؟ قدم نظرة عامة موجزة على المشروع، بما في ذلك الاستراتيجيات، وأعضاء الفريق المهمين، والتكلفة، والميزانية. تأكد من الرجوع إلى هذا الرسم البياني أثناء العمل على بقية طلب الاقتراح للتأكد من أنه يحتوي على كل المعلومات الرئيسية لمشروعك.(الشريحة 6)
متطلبات الأهلية
من الأمور المهمة بنفس القدر هي المؤهلات التي يجب أن يمتلكها المتقدمون للعطاء. قدم هذه القائمة للمتقدمين للعطاء حتى يعرفوا أي نوع من الوثائق أو الدليل الآخر على الخبرة يجب أن يقدموه لمنظمتك. قد يأتي هذا الدليل في شكل شهادة فعلية أو رقمية، والتي يمكن تحديدها في القائمة. هذه طريقة رائعة لتقييم الكفاءات الأساسية وفرز المتقدمين للعطاء الذين قد لا يمتلكون المؤهلات اللازمة لإكمال المشروع. (الشريحة 12)
التقييم والتسجيل
قدم تفاصيل التسجيل حتى يعرف المتقدمون للعطاء بالضبط ما تريد. يساعد نظام التسجيل هذا كلاً من المتقدمين للعطاء والمقيمين على الوصول إلى مستوى متساوٍ ويؤدي إلى عملية تقييم مبسطة. عندما يعرف المتقدمون للعطاء مسبقًا أنهم سيتم تقييمهم على أساس ما إذا كانت مقترحاتهم مُنسقة بشكل صحيح، يحفزهم ذلك على تقديم المقترحات بالتنسيق الذي تطلبه، مما يسرع من التقييم. يمكن فصل الدرجات وفقًا للجولة التي تجري فيها. العديد من الاقتراحات تمر بما يصل إلى أربع جولات من التسجيل. (الشريحة 14)
تكلفة الاقتراح
هنا يمكن للمتقدمين للعطاء تقديم تفاصيل التكلفة. يمكن تقديم هذا القالب كمثال ضمن الطلب للحصول على الاقتراح.هذا هو المكان الذي يحدث فيه المزايدة الفعلية ويقدم فيه الموردين المحتملين تفاصيل مالية عن مدى حياة المشروع. كل صف هو تسليم منفصل، والرسم البياني يتيح لك مقارنة تكاليف الاقتراحات بين المزايدين بسرعة. (الشريحة 18)
جدولة الإرسال
يجب أن يعرف المزايدين المواعيد النهائية الرئيسية لعملية الطلب للحصول على الاقتراح، مثل تواريخ الإرسال المستحقة ومتى ستنتهي عملية المراجعة. تأكد من ترك وقت كافٍ للموردين لتخطيط الرد، وكلما كان طلبك للحصول على الاقتراح مفصلاً، يجب أن تعطيهم المزيد من الوقت. (الشريحة 20)
الخاتمة
يجب أن توضح طلبات الحصول على الاقتراحات رؤية واضحة لشراكة محتملة، من التنفيذ إلى الدعم المستمر. وتذكر: يمكنك تنزيل وتخصيص هذا العرض التقديمي لطلب الحصول على الاقتراح لجميع احتياجاتك المقترحة لتوفير الوقت وساعات العمل. الآن، اذهب للتحقق من عرضنا التقديمي لخطة المشروع للأدوات لبناء خطة مشروع، مع شرائح إضافية ورؤى حول كيفية دمج التكاليف والجداول الزمنية في طلبك للحصول على الاقتراح.
