Streszczenie
Przywróć swojemu zespołowi i projektom właściwy tor dzięki naszej talii Śledzenie Zadań. Oszczędź czas, który poświęcasz na tworzenie raportów z postępów dzięki tym specjalnie przygotowanym codziennym, tygodniowym i miesięcznym listom kontrolnym. Organizuj zadania według priorytetu, terminu, procentu wykonania, przypisania i wielu innych opcji.
Najważniejsze slajdy
45% pracowników wskazuje wykresy Gantta jako najczęściej używane narzędzie do zarządzania projektami. Użyj tego slajdu, aby dokładnie mierzyć zadania, śledzić je na różnych etapach indywidualnego projektu i tworzyć bardziej precyzyjne harmonogramy do udostępniania swojemu zespołowi.
Zarządzaj działaniami zespołu na wielu pracownikach za pomocą tej tabeli przypisania zadań. Stwórz przegląd najważniejszych zadań, kto jest do nich przypisany i kiedy mają być wykonane. Sprawdź, ile zadań każdy członek zespołu ukończył i zidentyfikuj wąskie gardła.
Użyj tego Śledzenia celów do przeglądu, jak często codzienne zadania są realizowane w ciągu miesiąca. Pokaż członkom zespołu, jak ich codzienna produktywność sumuje się do zdefiniowania zadań i obszarów, które wymagają większego priorytetu.
Problem
Tylko 52% kierowników uważa, że sposób, w jaki ich pracownicy alokują swój czas, odpowiada priorytetom firmy, podczas gdy tylko 9% zgłasza satysfakcję z całkowitej alokacji czasu w miejscu pracy. 46% liderów zespołów zgłasza "dotrzymanie terminów projektu" jako największą przeszkodę.
To dlatego większość pracowników poświęca co najmniej połowę swojego tygodnia na "poprawki" projektów i źle skomunikowanych zadań - to ponad 20 godzin straconej pracy. Kosztuje to małe firmy do 420 000 dolarów, a duże firmy ponad 62 miliony dolarów rocznie.
Rozwiązanie
Według Project Management Institute, firmy z jasno określonymi strukturami zarządzania projektami mają o 38% więcej udanych projektów niż te, które tego nie mają. Firmy, które rozwijają lepsze praktyki zarządzania projektami, oszczędzają 28 razy więcej pieniędzy niż te, które tego nie robią. Wykorzystaj zaoszczędzony czas i pieniądze na inwestowanie w bardziej innowacyjne pomysły dla większej produktywności.
Zastosowanie
- Popraw zarządzanie przepływem pracy. Organizuj listy zadań według priorytetu, terminu i procentu realizacji.
- Komunikuj się lepiej. Wielokrotne opcje projektowania pozwalają wybrać najlepszy format do komunikowania najważniejszych wskaźników.
- Dotrzymuj terminów. Śledź cele na przestrzeni tygodni i miesięcy. Uwzględnij zadania wykonane co godzinę, dni tygodnia i miesiące roku.
- Twórz lepsze listy zadań do wykonania. Edytowalne listy kontrolne, które komunikują priorytety zespołu i postęp w wielu projektach, stworzą lepsze, bardziej zorganizowane środowisko.
- Uwzględnij stracony czas. Mierz marnowany czas. Obliczaj godziny przeznaczone na zadanie w porównaniu do rzeczywistych godzin, które zostały na nie poświęcone. Przeprowadzaj audyty czasu, aby zminimalizować marnowanie.
- Skup się na problematycznych obszarach. Śledź postępy i identyfikuj ukończone zadania, zadania realizowane zgodnie z planem oraz zadania zaległe. Skup się na wąskich gardłach i łatwo przypisuj zadania na nowo.
Wykorzystaj dodatkową produktywność, aby pozwolić na więcej przerw. Kiedy Ty i Twój zespół macie więcej czasu na przerwy w ciągu dnia, wracacie do pracy z większą motywacją.
Implementacja
Dzięki wsparciu tych narzędzi do śledzenia zadań, możesz łatwo stosować zalecaną przez Project Management Institute strategię BLISS do prowadzenia spotkań dotyczących statusu projektu:
- Bądź efektywny dzięki slajdom, które szybko komunikują kluczowe punkty danych.
- Patrz w przód lub wstecz z wieloma opcjami śledzenia zadań na co dzień, tygodniowo i miesięcznie.
- Nalegaj na odpowiedzialność za pomocą slajdów, które podkreślają role zespołu.
- Uprość swoją agendę spotkania za pomocą prostych list zadań do wykonania i wizualizacji postępów.
- Pozostań skupiony dzięki slajdom, które można dostosować do każdej Twojej potrzeby.
Aby uzyskać więcej talii na temat produktywności osobistej i zespołowej, sprawdź naszą [related bracelet="meetv3"], a także tę prezentację [related bracelet="okr2"] i tę [related bracelet="planner"].
