خلاصہ
ہمارے کام کی ٹریکنگ ڈیک کے ساتھ اپنی ٹیم اور منصوبوں کو دوبارہ راہ پر لائیں۔ ان مخصوص طور پر تیار کردہ روزانہ، ہفتہ وار، اور ماہانہ چیک لسٹس کے ساتھ پیش رفت کی اپ ڈیٹ رپورٹس بنانے میں آپ کا وقت بچائیں۔ ترجیح، مقررہ تاریخ، مکمل ہونے کی فیصد، تفویض، اور بہت سے اور اختیارات کے تحت کاموں کی ترتیب دیں۔
سلائیڈ کی خصوصیات
ملازمین کے 45 فیصد گینٹ چارٹس کو اپنا سب سے زیادہ استعمال کردہ منصوبہ بندی کا آلہ رپورٹ کرتے ہیں۔ اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ کاموں کو درستگی سے ناپیں، انہیں ایک فرد منصوبے کے متعدد مراحل میں ٹریک کریں، اور اپنی ٹیم کے ساتھ زیادہ درست وقت سری تقسیم کریں۔
اس ٹاسک تفویض کی میز کے ساتھ متعدد ملازمین کی ٹیم کی سرگرمیوں کا انتظام کریں۔ کون کس کام کو مقرر کیا گیا ہے اس کا ایک اعلی سطحی جائزہ بنائیں جس میں تاریخیں بھی شامل ہوں۔ دیکھیں کہ ہر رکن نے کتنے کام مکمل کیے ہیں اور بوتل نیکس کی شناخت کریں۔
اس مقصد ٹریکر کا استعمال کریں تاکہ جائزہ لیں کہ روزانہ کام کتنی بار ایک ماہ کی مدت میں مکمل ہوتے ہیں۔ ٹیم کے رکنوں کو دکھائیں کہ ان کی روزمرہ کی کارکردگی کیسے مقررہ کاموں اور ان علاقات کی تعریف کرتی ہے جنہیں زیادہ ترجیح کی ضرورت ہوتی ہے۔
مسئلہ
صرف 52 فیصد ایگزیکٹوز یہ سمجھتے ہیں کہ ان کے ملازمین کا اپنا وقت تقسیم کرنے کا طریقہ کمپنی کی ترجیحات کے مطابق ہے، جبکہ صرف 9 فیصد اپنی پوری کامگاہ کے وقت کی تقسیم کے ساتھ خوش ہیں۔ ٹیم کے رہنماؤں کے 46 فیصد "منصوبہ کی تاریخوں کو پورا کرنے" کو ان کی سب سے بڑی رکاوٹ رپورٹ کرتے ہیں۔
یہ اس لئے ہے کیونکہ زیادہ تر ملازمین اپنے ہفتے کا کم از کم آدھا وقت منصوبوں اور بدترین طور پر بیان کی گئی تفصیلات کو "دوبارہ کام" میں خرچ کرتے ہیں - یہ زائد سے زائد 20 گھنٹے کا ضائع کام ہے۔ یہ چھوٹے کاروباروں کو $420,000 تک اور بڑی کمپنیوں کو سالانہ $62 ملین سے زائد خرچ کرتی ہے۔
حل
پروجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ کے مطابق، واضح پروجیکٹ مینجمنٹ ساختوں والی کمپنیوں کے پاس ان کمپنیوں سے 38٪ زیادہ کامیاب پروجیکٹ ہوتے ہیں جو نہیں ہوتیں۔ وہ کمپنیاں جو بہتر پروجیکٹ مینجمنٹ عملیات کو بہتر بناتی ہیں، ان کمپنیوں سے 28 گنا زیادہ پیسہ بچاتی ہیں جو نہیں کرتیں۔ زیادہ تخلیقی خیالات کے لئے بڑھتی ہوئی پیداوار کے لئے وقت اور پیسہ بچائیں۔
اطلاق
- ورک فلو مینجمنٹ میں بہتری۔ ترجیح، مقررہ تاریخ اور مکمل ہونے کی فیصد کے حساب سے کام کی فہرستوں کو منظم کریں۔
- بہتر مواصلت کریں۔ متعدد ڈیزائن کے اختیارات آپ کو اپنے سب سے اہم میٹرکس کو بیان کرنے کے لئے بہترین شکل چننے کی اجازت دیتے ہیں۔
- میعادوں کو پورا کریں۔ ہفتوں اور مہینوں کے دوران مقاصد کا پتہ لگائیں۔ گھنٹے، ہفتے کے دنوں اور سال کے مہینوں کے حساب سے مکمل کردہ کاموں کا حساب رکھیں۔
- بہتر ٹو ڈو لسٹس بنائیں۔ متعدد منصوبوں پر ٹیم کی ترجیحات اور پیش رفت کو بیان کرنے والی قابل ترمیم چیک لسٹس ایک بہتر، زیادہ شیڈول شدہ ماحول پیدا کریں گی۔
- ضائع ہونے والے وقت کا حساب رکھیں۔ ضائعہ وقت کا اندازہ لگائیں۔ ایک کام کے لئے بجٹ بندی کی گئی گھنٹوں کا حساب لگائیں جو اصل میں لگے۔ ضائعہ کو ٹھیک کرنے کے لئے مکمل وقت کے اوڈٹ کریں۔
- مسئلے کے علاقوں پر خصوصی توجہ۔ پیش رفت کا ریکارڈ رکھیں اور مکمل کاموں، جاری کاموں اور تاخیر شدہ کاموں کی شناخت کریں۔ بوتل نیکس پر توجہ دیں اور آسانی سے کاموں کو دوبارہ تقسیم کریں۔
زیادہ پیداوار کو استعمال کرکے دن کے دوران زیادہ وقفے کی اجازت دیں۔ جب آپ اور آپ کی ٹیم کو دن کے دوران زیادہ وقفے کی اجازت ہوتی ہے، تو وہ کام پر واپس آتے ہیں تو زیادہ محرک ہوتے ہیں۔
عمل درآمد
ان ٹاسک ٹریکر اوزاروں کی مدد سے، آپ آسانی سے پروجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ کی تجویز کردہ بلس سٹریٹیجی کو پروجیکٹ کی حالت کی میٹنگوں کو قیادت کرنے کے لئے فالو کر سکتے ہیں:
- موثر ہوں ایسے سلائڈز کے ساتھ جو فوری طور پر اہم ڈیٹا نقطوں کو بیان کرتے ہیں۔
- آگے یا پیچھے دیکھیں روزانہ، ہفتہ وار، اور ماہانہ ٹاسک ٹریکر کے متعدد اختیارات کے ساتھ۔
- زمہ داری پر اصرار کریں ایسے سلائڈز کے ساتھ جو ٹیم کے کرداروں کو نمایاں کرتے ہیں۔
- آپ کی میٹنگ کا ایجنڈا آسان کریں سادہ ٹو ڈو لسٹس اور پیش رفت کی رپورٹ ویژوالائزیشن کے ساتھ۔
- توجہ مرکوز رکھیں ایسے سلائڈز کے ساتھ جو آپ کی ہر ضرورت کے مطابق ہو سکتے ہیں۔
ذاتی اور ٹیم کی پیداوار پر مزید ڈیکس کے لئے، ہمارے [related bracelet="meetv3"]، اس [related bracelet="okr2"] پیش کش، اور یہ [related bracelet="planner"] کو چیک کریں۔
