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Introduzione

Il termine "Bridezilla" è diventato culturalmente rilevante al punto da avere un posto nel Dizionario Urbano. C'è addirittura un intero programma televisivo dedicato ad esso. I passanti potrebbero chiedersi perché queste future spose rendono un'occasione gioiosa così complicata e così intensa? Beh, perché la pianificazione di eventi è complicata e intensa e gli incubi logistici sono diffusi. Ma finché c'è una guida organizzata che puoi seguire, la pianificazione di eventi non è poi così male. Alcune persone finiscono per pagare cifre elevate per i pianificatori di eventi professionali per risolvere i mal di testa, ma noi abbiamo qualcosa di ancora più semplice qui: un modello di foglio di calcolo Pianificatore di Eventi.

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Planning an event efficiently requires a systematic approach. First, define the purpose and objectives of your event. This will guide all your subsequent decisions. Next, set a budget. This will determine the scale of your event and the resources you can allocate to different aspects of it. Then, choose a suitable date and venue. Make sure the venue is accessible and has the necessary facilities. After that, plan your program. This includes deciding on the activities, speakers, and entertainment. Also, consider the logistics. This includes transportation, accommodation, and catering. Finally, promote your event. Use social media, email marketing, and other promotional tools to reach your target audience. Remember to monitor your progress regularly and make adjustments as necessary. Using a project management tool or an event planning software can also be helpful. And don't forget to evaluate your event afterwards to learn from your experiences.

The term 'Bridezilla' is often used to describe a bride-to-be who is extremely demanding and difficult to please during the wedding planning process. This can be due to the stress and pressure of organizing a large event, which can be a logistical nightmare. However, with proper guidance and organization, event planning can be manageable. Some people choose to hire professional event planners to alleviate the stress, but there are also simpler and more cost-effective solutions available, such as using a spreadsheet template to keep track of all the details.

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Segui per imparare tutto il necessario per organizzare un evento di successo: dalla fase iniziale di pianificazione e budgeting, fino al giorno dell'evento. Utilizzando il foglio di calcolo Pianificatore di Eventi, lo personalizzeremo per illustrare come funziona il processo con due scenari: un matrimonio e una conferenza. Questo dovrebbe coprire sia la tua vita personale che quella professionale.

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The marketing manager typically reports directly to the CEO or senior manager of the organization. This depends on the specific organizational structure of the company. In some companies, the marketing manager may also report to the sales manager or strategy manager. Also, the marketing manager usually leads their marketing team, which may include brand managers, advertising managers, and digital marketing specialists.

The marketing unit in any organization plays a significant role in relation to the financial, sales, and sales management departments.

Marketing collaborates with the finance department to determine the advertising budget and promote products. Also, marketing can help the finance department to have a better understanding of the market and customer needs.

The marketing department collaborates with sales engineering to develop and improve products. These two departments work together to create products that meet customer needs.

Sales managers also collaborate with marketing to develop sales strategies and conduct more effective marketing. Marketing can help sales managers identify target customers and create more effective advertising for them.

A marketing unit may include various individuals and roles. These roles can include a marketing manager, marketing specialists, market analysts, advertising managers, sales managers, product managers, and public relations managers. Each of these individuals has their specific role in the marketing team and collaborates to achieve the organization's marketing goals.

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Il modello

Per illustrare come utilizzare questo Pianificatore di Eventi, copriremo diverse sezioni di esso:

  1. Il budget. Il modello include una sezione dedicata per creare e gestire il tuo budget. Elenca e confronta vari servizi per determinare le migliori opzioni e traccia quali fornitori sono stati pagati o no.
  2. La gestione degli ospiti. Il modello aiuta a categorizzare gli ospiti, monitorare il loro stato di RSVP e persino assegnare i posti, che possono essere valutati in una tabella separata. Per eventi che prevedono la vendita di biglietti, il modello offre una funzione per designare i tipi di biglietti agli ospiti e calcolare il risultato in termini di ricavi.
  3. Il giorno dell'evento. Il modello offre tabelle per strutturare l'agenda e le attività dell'evento. Usale per supervisionare tutte le attività per un esito dell'evento di successo.
  4. La dashboard. Il modello aggrega i dati da tutte le sezioni per assisterti durante l'organizzazione e la pianificazione dell'evento. Le viste aiutano a monitorare il budget, confrontare i servizi, monitorare la presenza degli ospiti e altro ancora. Fornisce anche un set completo di grafici per valutare l'esito dell'evento in termini di spese, ricavi e profitto.
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Per saperne di più sulle funzionalità e le caratteristiche del nostro Pianificatore di Eventi, continua a leggere. Condivideremo il tutorial completo per il modello con suggerimenti extra su come pianificare e organizzare l'evento con gli strumenti disponibili.

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Contenuto

Organizzazione dell'evento

Il modello fornisce una scheda per organizzare i servizi essenziali per l'evento. Nella tabella 'Servizi', elenca tutte le opzioni disponibili e determina quella più adatta alle tue esigenze.Inoltre, questa tabella consente la classificazione dei servizi per categoria, fasi di negoziazione, priorità e altri criteri.

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Fashion cards, also known as trend cards, are tools used in the fashion industry to predict and showcase new trends. These cards typically include colors, textures, patterns, styles, and materials that will be popular in future fashion seasons. These cards are very useful for fashion designers, buyers, manufacturers, and sellers as they allow them to familiarize themselves with new fashion trends and design their products based on them.

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Ad esempio, l'organizzazione di un matrimonio che necessita di una bella location. Per registrare ciò, inserisci "Location" nel campo 'Servizio' insieme all'azienda di interesse e ai suoi dettagli di contatto. Successivamente, scegli la categoria, l'attuale fase di negoziazione, la priorità del servizio e il costo totale. I campi successivi facilitano il confronto tra vari servizi. Se sei indeciso se assumere un particolare servizio, cambia lo 'Stato del contratto' in 'Aperto'. Ora, se hai deciso di procedere con il servizio, cambia lo 'Stato del contratto' in 'Chiuso'. Dopo che il pagamento è stato effettuato, utilizza il campo 'Stato del pagamento' per contrassegnarlo come pagato.

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Elenca tutti i servizi che hai considerato o contattato per il tuo evento. Il confronto si integra anche nel cruscotto con un componente cruciale: il budget.

Budget dell'evento

È anche fondamentale differenziare i costi stimati dai costi effettivi. In questo modo, si crea una chiara mappa finanziaria per garantire che l'evento rimanga entro il suo budget stabilito. Il modello ti permette di designare un budget per ogni categoria di servizio essenziale per l'evento. Nella scheda 'Campi', stabilisci le categorie richieste dall'evento, come "Cibo & Bevande", "Intrattenimento" o "Noleggi". Successivamente, specifica il budget per ogni categoria.

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Quando aggiungi un servizio nella scheda 'Servizi', il modello confronta automaticamente la spesa con il budget preimpostato. Questo confronto, che mostra il budget complessivo rispetto al costo effettivo dell'evento, appare nel cruscotto - che tratteremo in dettaglio più avanti.

Priorità di budget

Come accennato, il modello consente la priorizzazione dei servizi, che facilita il confronto e la distribuzione del budget. Seleziona la priorità del servizio nella scheda 'Servizi', e il modello assegna un colore tramite 'formattazione condizionale'. Puoi modificare questi colori per personalizzare.

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Nel formato Excel:

  1. Clicca su qualsiasi campo di priorità e vai a 'Home' nella barra dei menu;
  2. Clicca su Formattazione condizionale > Gestione regole > Seleziona la regola > Modifica regola
  3. Scegli il colore che vuoi visualizzare al posto e clicca 'OK'.

Nella versione di Google Sheets:

  1. Naviga fino a 'Formato' nella barra dei menu
  2. Scegli Formattazione condizionale > Scala di colori
  3. Seleziona la regola nella barra laterale
  4. Scegli il colore desiderato e clicca 'Fatto'

È possibile applicare questo processo ad altri campi che utilizzano la formattazione condizionale.

Lista degli ospiti

Abbiamo già trattato come categorizzare i costi dell'evento. Tuttavia, c'è di più. Ad esempio, in uno scenario di matrimonio, è fondamentale conoscere lo stato RSVP di ogni ospite e l'assegnazione del tavolo. Per una conferenza, le vendite dei biglietti potrebbero diventare essenziali. Questo modello affronta entrambe le situazioni nella scheda 'Lista degli ospiti'.

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Per i matrimoni, aggiungi un ospite inserendo il suo nome e i dettagli di contatto. Da questo punto, i dettagli variano in base al tipo di evento. Ordina e categorizza gli ospiti per 'Tipo di ospite', 'Gruppo di età' e la loro 'Partecipazione all'evento' - questi campi sono personalizzabili se necessario. Se l'evento richiede categorie diverse, è possibile regolarle nella scheda 'Campi'.

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Tornando al modello, è possibile aggiornare lo stato RSVP dell'ospite (cioè, no, forse, sì, o nessuna risposta) per gestire e supervisionare la partecipazione. La funzione 'Assegna un tavolo' aiuta a allocare i posti a sedere per matrimoni o eventi simili. Seleziona il tavolo dove gli ospiti saranno seduti e organizzali per diverse categorie, ciascuna rappresentata da un colore unico. È possibile creare tavoli per famiglia, amici, colleghi di lavoro, o qualsiasi altro gruppo richiesto dall'evento. Questa funzione sarà necessaria per la vista 'Grafico dei tavoli', di cui parleremo più tardi.

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Ora, in uno scenario di conferenza, è possibile aggiungere lo stesso ospite come prima.Per categorizzarli, utilizza le stesse categorie o adattale per riflettere meglio l'evento, come specificare l'area professionale di un ospite. Se la vendita dei biglietti fa parte della conferenza, seleziona il tipo di biglietto acquistato da ogni ospite. I tipi di biglietti possono essere personalizzati nella scheda 'Campi', e ciascuno può essere impostato con un prezzo predeterminato. Una volta assegnato un biglietto, contrassegnalo come 'pagato', e il modello lo includerà automaticamente nel ricavo dell'evento.

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Un aspetto interessante di questa funzione è la sua adattabilità per i matrimoni. Sebbene la vendita dei biglietti non sia tipica per i matrimoni, le donazioni e i regali sono diffusi. Utilizza la funzione di vendita dei biglietti per gestire e monitorare questi contributi. Quando imposti le categorie dei biglietti, includi opzioni per donazioni o regali per tenere traccia del totale dei contributi quando vengono assegnati agli ospiti.

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Tabella dei posti

Il nostro Pianificatore di Eventi ha una scheda speciale per eventi con assegnazioni di tavoli. La scheda 'Tabella dei posti' presenta un layout completo dei tavoli e dei rispettivi ospiti. Ogni colore rappresenta diverse categorie di tavoli. Il layout evidenzia anche gli ospiti in base al loro stato di RSVP: il rosso indica gli ospiti non confermati, mentre il nero rappresenta quelli confermati.

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Il modello costruisce questo layout automaticamente in base alle informazioni dalle schede precedenti, come quando abbiamo aggiunto un ospite nella scheda 'Lista degli ospiti' e gli abbiamo assegnato un tavolo. I valori nel campo 'Assegna un tavolo' possono essere regolati nella scheda 'Campi'.È possibile creare diverse categorie di tavoli, ognuna con il suo codice colore, e assegnarle a tavoli specifici. È anche possibile modificare i nomi dei tavoli se è necessaria una personalizzazione maggiore.

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Dopo aver organizzato l'allestimento del tavolo, la funzione nella scheda 'Lista degli ospiti' sarà disponibile per l'uso. Man mano che i tavoli vengono assegnati, la vista nella scheda 'Grafico dei tavoli' viene creata automaticamente con la stessa coordinazione dei colori delle schede precedenti.

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Questa funzione è molto utile per uno scenario di matrimonio per visualizzare la disposizione dei posti a sedere e chi ha già confermato la sua presenza. Tuttavia, può anche essere utilizzata per altri scopi. In un contesto di conferenza, ad esempio, è possibile utilizzare questa funzione per assegnare gli ospiti a stanze specifiche, auditorium e altri spazi. Regolate i nomi dei tavoli e le categorie come necessario, e il grafico dei tavoli può essere utilizzato allo stesso modo. Siate creativi, e le possibilità sono infinite.

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Il layout è anche ottimizzato per essere esportato in un PDF per facilitarne la condivisione.

In Excel:

  1. Vai a 'File' nella barra dei menu.
  2. Scegli 'Esporta', poi seleziona 'Crea documento PDF/XPS'.
  3. Clicca su 'Crea PDF/XPS' e scegli dove salvare il tuo file.

In Google Fogli:

  1. Naviga fino a 'File' nella barra dei menu.
  2. Passa il mouse su 'Scarica', poi seleziona 'Documento PDF'.
  3. Regola le impostazioni come necessario e fai clic su 'Scarica'.

Seguendo questi passaggi, il PDF del grafico a tabella sarà pronto per essere inviato e condiviso.

Giorno dell'evento

Il giorno dell'evento è quando tutto dovrebbe funzionare come previsto. Il modello presenta una scheda dedicata per organizzare e pianificare l'agenda del giorno dell'evento. Puoi elencare le attività, delegarle a persone diverse, impostare gli orari di inizio e fine e dar loro priorità.

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Il nostro Pianificatore di Eventi offre anche una suddivisione dell'agenda oraria se è necessario un elenco più dettagliato. Assegna attività a singoli individui e pianifica le attività, i luoghi e le responsabilità del giorno. Il modello prevede spazio per fino a sei diverse agende in modo da poter monitorare e controllare come si svolge tutto.

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Questi strumenti possono essere utili in diversi scenari di eventi. Per le conferenze, questa funzione garantisce che gli interventi, le sessioni e le pause avvengano senza intoppi. Assegna stanze per sessioni specifiche, riserva tempo per il networking e assicurati che tutti gli aspetti logistici, dalla registrazione alle osservazioni finali, siano in ordine. Ora, per i matrimoni, il ritmo della giornata è altrettanto cruciale. Dall'orario di inizio della cerimonia, le sessioni fotografiche, le pause pasto fino all'ultimo ballo, ogni momento conta. Delegando le attività e stabilendo tempi chiari, ti assicuri che tutto venga fatto come previsto.

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Inoltre, proprio come il layout del grafico a tabella può essere esportato in PDF, è possibile convertire l'agenda del giorno dell'evento in un formato PDF. Segui gli stessi passaggi di prima, e il PDF sarà disponibile per la stampa, l'invio o la condivisione come desiderato.

Cruscotto dell'evento

Abbiamo affrontato ogni aspetto di come pianificare un evento, dalla ripartizione del budget alle suddivisioni orarie. Il modello consolida questi dati in un cruscotto, che mostra i risultati dell'evento e aiuta nelle decisioni per garantire l'aderenza al budget. Il cruscotto include anche filtri per analisi mirate dei costi, delle vendite o dei profitti dell'evento.

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Servizi & Spese

La prima sezione del cruscotto è "Servizi & Spese". Questa sezione contiene tutte le informazioni relative ai servizi dettagliati nella scheda 'Servizi' e al budget iniziale. I grafici ti permettono di monitorare i costi attraverso vari servizi e facilitano il confronto con il budget stabilito, tenendo conto di diverse priorità e categorie. Ad esempio, in uno scenario di matrimonio, potresti dare priorità alle spese per la location o il catering, mentre in una conferenza, le spese per gli oratori o i costi tecnologici potrebbero avere la precedenza.

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Permette anche il confronto dei dettagli dei servizi all'interno di una categoria. Seleziona la categoria desiderata e i servizi corrispondenti dalla scheda 'Servizi' saranno automaticamente elencati.La vista tabella e il grafico offrono una chiara prospettiva costi-benefici in supporto a decisioni informate, in modo da non superare il budget.

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Vendita Biglietti

La sezione successiva affronta la 'Vendita biglietti'. Per eventi con flussi di entrate, come i workshop, questa parte riassume i guadagni totali dalle vendite di biglietti utilizzando i dati dalla scheda 'Lista degli ospiti'. In un contesto di matrimonio, come accennato, mentre la vendita tradizionale di biglietti potrebbe non applicarsi, questa sezione può essere adattata per tracciare i regali o le donazioni e visualizzare i risultati qui allo stesso modo. Presenta anche la distribuzione degli stati RSVP e calcola il numero di partecipanti.

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Inoltre, è possibile selezionare un campo desiderato da monitorare nei grafici dalla scheda 'Lista degli ospiti'. Quei campi sono quelli che possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'evento. La dashboard quindi, mostra il totale delle entrate per ciascun campo e indica se è avvenuto il pagamento.

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Analisi del Profitto

Infine, l'ultima sezione della dashboard determina il profitto dell'evento. Basata sui dati di costi e ricavi, questa sezione presenta grafici che illustrano i guadagni dell'evento, suddividendoli anche su base per ospite. Riflette l'intero percorso dell'evento. Dalle fasi iniziali di pianificazione alle finali calcolazioni del profitto, offre un quadro chiaro di dove hai eccelso e dove c'è spazio per la crescita.È anche uno strumento di apprendimento, per garantire che ogni evento che pianifichi sia migliore del precedente.

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Conclusione

Come potete vedere, un evento di successo non riguarda solo i grandi momenti, ma anche i dettagli intricati che vi conducono. Ammettiamo, ci sono molti dettagli da considerare: budgeting, gestione degli ospiti, agende degli eventi, assegnazioni dei posti, solo per citarne alcuni. Ma speriamo che ora possiate organizzare il vostro prossimo evento in modo più fluido con questo modello, che può essere scaricato in Excel o Google Sheets.

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Fateci sapere nei commenti se avete qualche consiglio o trucco per la pianificazione degli eventi, così possiamo tutti imparare qualcosa dalla vostra esperienza.

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