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Introduction

Le terme "Bridezilla" est devenu suffisamment pertinent culturellement pour avoir une place dans le Dictionnaire Urbain. Il y a même une émission de télévision entière qui lui est consacrée. Les spectateurs pourraient se demander pourquoi ces futures mariées rendent une occasion joyeuse si compliquée et si intense ? Eh bien, parce que la planification d'événements est compliquée et intense et que les cauchemars logistiques sont monnaie courante. Mais tant qu'il y a des directives organisées que vous pouvez suivre, la planification d'événements n'est pas si mauvaise après tout. Certaines personnes finissent par payer beaucoup d'argent pour des planificateurs d'événements professionnels pour résoudre les maux de tête, mais nous avons quelque chose de encore plus simple ici : un modèle de feuille de calcul Organisateur d'événements.

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Planning an event efficiently requires a systematic approach. First, define the purpose and objectives of your event. This will guide all your subsequent decisions. Next, set a budget. This will determine the scale of your event and the resources you can allocate to different aspects of it. Then, choose a suitable date and venue. Make sure the venue is accessible and has the necessary facilities. After that, plan your program. This includes deciding on the activities, speakers, and entertainment. Also, consider the logistics. This includes transportation, accommodation, and catering. Finally, promote your event. Use social media, email marketing, and other promotional tools to reach your target audience. Remember to monitor your progress regularly and make adjustments as necessary. Using a project management tool or an event planning software can also be helpful. And don't forget to evaluate your event afterwards to learn from your experiences.

The term 'Bridezilla' is often used to describe a bride-to-be who is extremely demanding and difficult to please during the wedding planning process. This can be due to the stress and pressure of organizing a large event, which can be a logistical nightmare. However, with proper guidance and organization, event planning can be manageable. Some people choose to hire professional event planners to alleviate the stress, but there are also simpler and more cost-effective solutions available, such as using a spreadsheet template to keep track of all the details.

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Suivez-nous pour apprendre tout ce qu'il faut pour organiser un événement réussi : de la phase initiale de planification et de budgétisation, jusqu'au jour de l'événement. En utilisant la feuille de calcul Organisateur d'événements, nous la personnaliserons pour illustrer comment le processus fonctionne avec deux scénarios : un mariage et une conférence. Cela couvrira, espérons-le, à la fois votre vie personnelle et professionnelle.

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The marketing manager typically reports directly to the CEO or senior manager of the organization. This depends on the specific organizational structure of the company. In some companies, the marketing manager may also report to the sales manager or strategy manager. Also, the marketing manager usually leads their marketing team, which may include brand managers, advertising managers, and digital marketing specialists.

The marketing unit in any organization plays a significant role in relation to the financial, sales, and sales management departments.

Marketing collaborates with the finance department to determine the advertising budget and promote products. Also, marketing can help the finance department to have a better understanding of the market and customer needs.

The marketing department collaborates with sales engineering to develop and improve products. These two departments work together to create products that meet customer needs.

Sales managers also collaborate with marketing to develop sales strategies and conduct more effective marketing. Marketing can help sales managers identify target customers and create more effective advertising for them.

A marketing unit may include various individuals and roles. These roles can include a marketing manager, marketing specialists, market analysts, advertising managers, sales managers, product managers, and public relations managers. Each of these individuals has their specific role in the marketing team and collaborates to achieve the organization's marketing goals.

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Le modèle

Pour illustrer comment utiliser ce Organisateur d'événements, nous couvrirons différentes sections de celui-ci :

  1. Le budget. Le modèle comprend une section dédiée pour créer et gérer votre budget. Listez et comparez divers services pour déterminer les meilleures options et suivez quels fournisseurs ont été payés ou non.
  2. La gestion des invités. Le modèle aide à catégoriser les invités, à surveiller leur statut de RSVP et même à attribuer des sièges, qui peuvent être évalués dans un onglet de tableau séparé. Pour les événements qui impliquent la vente de billets, le modèle offre une fonctionnalité pour désigner les types de billets aux invités et calculer le résultat en revenus.
  3. Le jour de l'événement. Le modèle offre des tableaux pour structurer l'agenda et les tâches de l'événement. Utilisez-les pour superviser toutes les activités pour un résultat d'événement réussi.
  4. Le tableau de bord. Le modèle agrège les données de toutes les sections pour vous aider tout au long du processus d'organisation et de planification de l'événement. Les vues aident à suivre le budget, à comparer les services, à suivre la présence des invités, et plus encore. Il fournit également un ensemble complet de graphiques pour évaluer le résultat de l'événement en termes de dépenses, de revenus et de bénéfices.
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Pour en savoir plus sur les fonctionnalités et la fonctionnalité de notre Organisateur d'événements, continuez à lire. Nous partagerons le tutoriel complet pour le modèle avec des conseils supplémentaires sur comment planifier et organiser l'événement avec les outils disponibles.

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Contenu

Organisation de l'événement

Le modèle fournit un onglet pour organiser les services essentiels pour l'événement. Dans le tableau 'Services', listez toutes les options disponibles et déterminez la plus appropriée pour vos besoins.De plus, ce tableau permet la classification des services par catégorie, étapes de négociation, priorités et autres critères.

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Fashion cards, also known as trend cards, are tools used in the fashion industry to predict and showcase new trends. These cards typically include colors, textures, patterns, styles, and materials that will be popular in future fashion seasons. These cards are very useful for fashion designers, buyers, manufacturers, and sellers as they allow them to familiarize themselves with new fashion trends and design their products based on them.

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Par exemple, l'organisation d'un mariage qui nécessite un beau lieu. Pour enregistrer cela, entrez "Lieu" dans le champ 'Service' avec l'entreprise d'intérêt et ses coordonnées. Ensuite, choisissez la catégorie, l'étape actuelle de négociation, la priorité du service et le coût total. Les champs suivants facilitent la comparaison de divers services. Si vous êtes indécis sur l'embauche d'un service particulier, changez le 'Statut du contrat' en 'Ouvert'. Maintenant, si vous avez choisi de procéder avec le service, changez le 'Statut du contrat' en 'Fermé'. Après le paiement, utilisez le champ 'Statut du paiement' pour le marquer comme payé.

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Listez tous les services que vous avez envisagés ou contactés pour votre événement. La comparaison s'intègre également dans le tableau de bord avec un composant crucial - le budget.

Budget de l'événement

Il est également essentiel de différencier les coûts estimés des coûts réels. De cette façon, il crée une feuille de route financière claire pour s'assurer que l'événement reste dans son budget fixé. Le modèle vous permet d'allouer un budget pour chaque catégorie de service essentielle pour l'événement. Dans l'onglet 'Champs', établissez les catégories que l'événement nécessite, telles que "Nourriture & Boissons", "Divertissement", ou "Locations". Ensuite, spécifiez le budget pour chaque catégorie.

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Lorsque vous ajoutez un service dans l'onglet 'Services', le modèle compare automatiquement la dépense au budget préétabli. Cette comparaison, qui affiche le budget global par rapport au coût réel de l'événement, apparaît dans le tableau de bord - que nous détaillerons plus tard.

Priorités budgétaires

Comme mentionné, le modèle permet la priorisation des services, ce qui facilite la comparaison et la distribution du budget. Sélectionnez la priorité du service dans l'onglet 'Services', et le modèle attribue une couleur via le 'formatage conditionnel'. Vous pouvez modifier ces couleurs pour personnalisation.

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Dans le format Excel:

  1. Cliquez sur n'importe quel champ de priorité et allez à 'Accueil' dans la barre de menu;
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles > Sélectionnez la règle > Modifier la règle
  3. Choisissez la couleur que vous souhaitez afficher à la place et cliquez sur 'OK'.

Dans la version Google Sheets:

  1. Naviguez vers 'Format' dans la barre de menu
  2. Choisissez Mise en forme conditionnelle > Échelle de couleur
  3. Sélectionnez la règle dans la barre latérale
  4. Choisissez la couleur souhaitée et cliquez sur 'Terminé'

Il est possible d'appliquer ce processus à d'autres champs qui utilisent le formatage conditionnel.

Liste des invités

Nous avons déjà abordé comment catégoriser les coûts de l'événement. Cependant, il y a plus. Par exemple, dans un scénario de mariage, il est crucial de connaître le statut RSVP de chaque invité et l'attribution de la table. Pour une conférence, les ventes de billets peuvent devenir essentielles. Ce modèle aborde les deux situations sous l'onglet 'Liste des invités'.

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Pour les mariages, ajoutez un invité en entrant son nom et ses coordonnées. À partir de ce point, les détails varient en fonction du type d'événement. Triez et catégorisez les invités par 'Type d'invité', 'Groupe d'âge' et leur 'Participation à l'événement' - ces champs sont personnalisables si nécessaire. Si l'événement exige différentes catégories, il est possible de les ajuster dans l'onglet 'Champs'.

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De retour au modèle, vous pouvez mettre à jour le statut RSVP de l'invité (c'est-à-dire non, peut-être, oui, ou pas de réponse) pour gérer et superviser la présence. La fonction 'Attribuer une table' aide à allouer des places pour les mariages ou des événements similaires. Sélectionnez la table où les invités seront assis et organisez-les par différentes catégories, chacune représentée par une couleur unique. Vous pouvez créer des tables pour la famille, les amis, les collègues de travail, ou tout autre groupe que l'événement nécessite. Cette fonction sera nécessaire pour la vue 'Tableau des tables', dont nous discuterons plus tard.

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Maintenant, dans un scénario de conférence, vous pouvez ajouter le même invité qu'auparavant.Pour les catégoriser, utilisez les mêmes catégories ou ajustez-les pour mieux refléter l'événement, comme en précisant le domaine professionnel d'un invité. Si la vente de billets fait partie de la conférence, sélectionnez le type de billet que chaque invité a acheté. Les types de billets peuvent être personnalisés dans l'onglet 'Fields', et chacun peut être défini avec un prix prédéterminé. Une fois qu'un billet est attribué, marquez-le comme 'payé', et le modèle le prendra automatiquement en compte dans les revenus de l'événement.

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Un aspect intéressant de cette fonctionnalité est son adaptabilité pour les mariages. Bien que la vente de billets ne soit pas typique pour les mariages, les dons et les cadeaux sont courants. Utilisez la fonction de vente de billets pour gérer et surveiller ces contributions. Lors de la configuration des catégories de billets, incluez des options pour les dons ou les cadeaux afin de suivre le total des contributions lorsqu'elles sont attribuées aux invités.

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Tableau des tables

Notre Organisateur d'événements a un onglet spécial pour les événements avec des affectations de tables. L'onglet 'Tableau des tables' présente une disposition complète des tables et de leurs invités correspondants. Chaque couleur représente différentes catégories de tables. La disposition met également en évidence les invités en fonction de leur statut RSVP : le rouge indique les invités non confirmés, tandis que le noir représente les invités confirmés.

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Le modèle construit cette disposition automatiquement en fonction des informations des onglets précédents, comme lorsque nous avons ajouté un invité dans l'onglet 'Liste des invités' et lui avons attribué une table. Les valeurs dans le champ 'Attribuer une table' peuvent être ajustées dans l'onglet 'Fields'.Vous pouvez créer différentes catégories de tables, chacune avec son code couleur, et les attribuer à des tables spécifiques. Il est également possible de modifier les noms des tables si une personnalisation supplémentaire est nécessaire.

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Après avoir organisé la disposition des tables, la fonctionnalité dans l'onglet 'Liste des invités' sera disponible à utiliser. Au fur et à mesure que les tables sont attribuées, la vue dans l'onglet 'Tableau des tables' est automatiquement créée avec la même coordination des couleurs que dans les onglets précédents.

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Cette fonctionnalité est vraiment utile pour un scénario de mariage pour visualiser la disposition des sièges et qui a déjà confirmé sa présence. Cependant, elle peut également être utilisée à d'autres fins. Dans un cadre de conférence, par exemple, il est possible d'utiliser cette fonctionnalité pour attribuer des invités à des salles spécifiques, des auditoriums et d'autres espaces. Ajustez les noms et les catégories des tables selon les besoins, et le tableau des tables peut être utilisé de la même manière. Soyez créatif, et les possibilités sont infinies.

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La mise en page est également optimisée pour être exportée en PDF afin de faciliter son partage.

Dans Excel:

  1. Allez à 'Fichier' dans la barre de menu.
  2. Choisissez 'Exporter', puis sélectionnez 'Créer un document PDF/XPS'.
  3. Cliquez sur 'Créer PDF/XPS' et choisissez où enregistrer votre fichier.

Dans Google Sheets:

  1. Naviguez jusqu'à 'Fichier' dans la barre de menu.
  2. Passez la souris sur 'Télécharger', puis sélectionnez 'Document PDF'.
  3. Ajustez les paramètres selon vos besoins et cliquez sur 'Télécharger'.

En suivant ces étapes, le PDF du tableau sera prêt à être envoyé et partagé.

Jour de l'événement

Le jour de l'événement est le moment où tout doit se dérouler comme prévu. Le modèle comporte un onglet dédié pour organiser et planifier l'agenda du jour de l'événement. Vous pouvez lister les tâches, les déléguer à différentes personnes, définir les heures de début et de fin, et les prioriser.

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Notre Organisateur d'événements offre également une répartition horaire de l'agenda si une liste plus détaillée est nécessaire. Attribuez des tâches à des individus et planifiez les activités, les lieux et les responsabilités de la journée. Le modèle prévoit de l'espace pour jusqu'à six agendas différents afin que vous puissiez suivre et contrôler le déroulement de tout.

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Ces outils peuvent être utiles dans différents scénarios d'événements. Pour les conférences, cette fonctionnalité garantit que les intervenants, les sessions et les pauses se déroulent sans accroc. Attribuez des salles pour des sessions spécifiques, allouez du temps pour le réseautage, et assurez-vous que tous les aspects logistiques, de l'inscription aux remarques de clôture, sont en ordre. Maintenant, pour les mariages, le rythme de la journée est tout aussi crucial. De l'heure de début de la cérémonie, des séances de photos, des pauses repas à la dernière danse, chaque moment compte. En déléguant des tâches et en établissant des calendriers clairs, vous vous assurez que tout se fait comme prévu.

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De plus, tout comme le tableau de disposition du graphique peut être exporté en PDF, il est possible de convertir l'agenda du jour de l'événement en format PDF. Suivez les mêmes étapes qu'auparavant, et le PDF sera disponible pour imprimer, envoyer ou partager comme vous le souhaitez.

Tableau de bord de l'événement

Nous avons abordé tous les aspects de la planification d'un événement, de l'allocation budgétaire aux décompositions horaires. Le modèle consolide ces données dans un tableau de bord, qui affiche les résultats de l'événement et aide à prendre des décisions pour garantir le respect du budget. Le tableau de bord comprend également des filtres pour les coûts ciblés de l'événement, les ventes ou l'analyse des bénéfices.

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Services & Dépenses

La première section du tableau de bord est "Services & Dépenses". Cette section contient toutes les informations relatives aux services détaillés dans l'onglet 'Services' et au budget initial. Les graphiques vous permettent de suivre les coûts à travers divers services et facilitent la comparaison avec le budget fixé, en tenant compte des différentes priorités et catégories. Par exemple, dans un scénario de mariage, vous pourriez prioriser les dépenses de lieu ou de restauration, tandis que dans une conférence, les frais de conférencier ou les coûts technologiques pourraient être prioritaires.

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Il permet également la comparaison des détails de service au sein d'une catégorie. Sélectionnez la catégorie souhaitée et les services correspondants de l'onglet 'Services' seront automatiquement listés.La vue en tableau et le graphique offrent une perspective claire du rapport coût-bénéfice pour soutenir des décisions éclairées afin de ne pas dépasser le budget.

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Ventes de billets

La section suivante traite des 'Ventes de billets'. Pour les événements avec des sources de revenus, comme les ateliers, cette partie résume les gains totaux des ventes de billets en utilisant les données de l'onglet 'Liste des invités'. Dans un contexte de mariage, comme mentionné, bien que les ventes de billets traditionnelles ne s'appliquent peut-être pas, cette section peut être adaptée pour suivre les cadeaux ou les dons et afficher les résultats ici de la même manière. Elle présente également la répartition des statuts RSVP et calcule le nombre de participants.

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De plus, vous pouvez sélectionner un champ souhaité à surveiller dans les graphiques de l'onglet 'Liste des invités'. Ces champs sont ceux qui peuvent être personnalisés en fonction des exigences de l'événement. Le tableau de bord affiche alors le revenu total pour chaque champ et indique si le paiement a eu lieu.

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Analyse du profit

Enfin, la dernière section du tableau de bord détermine le profit de l'événement. Sur la base des données de coût et de revenu, cette section présente des graphiques qui dépeignent les gains de l'événement, même en les décomposant sur une base par invité. Il reflète le parcours complet de l'événement. Des premières étapes de planification aux calculs finaux de profit, il offre une image claire de là où vous avez excellé et où il y a place à l'amélioration.C'est aussi un outil d'apprentissage, pour s'assurer que chaque événement que vous planifiez est meilleur que le précédent.

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Conclusion

Comme vous pouvez le voir, un événement réussi ne concerne pas seulement les grands moments, mais aussi les détails minutieux qui y mènent. Il faut admettre qu'il y a beaucoup de détails à considérer : le budget, la gestion des invités, les agendas des événements, les attributions des sièges, pour n'en nommer que quelques-uns. Mais espérons que vous pouvez maintenant organiser votre prochain événement plus facilement avec ce modèle, qui peut être téléchargé dans Excel ou Google Sheets.

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Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez des astuces et des conseils pour la planification d'événements, afin que nous puissions tous apprendre une chose ou deux de votre expérience.

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