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Introducción

El término "Bridezilla" se ha vuelto culturalmente relevante hasta el punto de tener un lugar en el Urban Dictionary. Incluso hay un programa de televisión entero dedicado a ello. Los espectadores pueden preguntarse, ¿por qué estas futuras novias hacen de una ocasión alegre algo tan complicado e intenso? Bueno, porque la planificación de eventos es complicada e intensa y las pesadillas logísticas son frecuentes. Pero siempre que haya una guía organizada que puedas seguir, la planificación de eventos no es tan mala después de todo. Algunas personas terminan pagando grandes sumas de dinero a planificadores de eventos profesionales para resolver los dolores de cabeza, pero aquí tenemos algo aún más sencillo: una plantilla de hoja de cálculo Planificador de Eventos.

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Planning an event efficiently requires a systematic approach. First, define the purpose and objectives of your event. This will guide all your subsequent decisions. Next, set a budget. This will determine the scale of your event and the resources you can allocate to different aspects of it. Then, choose a suitable date and venue. Make sure the venue is accessible and has the necessary facilities. After that, plan your program. This includes deciding on the activities, speakers, and entertainment. Also, consider the logistics. This includes transportation, accommodation, and catering. Finally, promote your event. Use social media, email marketing, and other promotional tools to reach your target audience. Remember to monitor your progress regularly and make adjustments as necessary. Using a project management tool or an event planning software can also be helpful. And don't forget to evaluate your event afterwards to learn from your experiences.

The term 'Bridezilla' is often used to describe a bride-to-be who is extremely demanding and difficult to please during the wedding planning process. This can be due to the stress and pressure of organizing a large event, which can be a logistical nightmare. However, with proper guidance and organization, event planning can be manageable. Some people choose to hire professional event planners to alleviate the stress, but there are also simpler and more cost-effective solutions available, such as using a spreadsheet template to keep track of all the details.

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Sigue leyendo para aprender todo lo necesario para organizar un evento exitoso: desde la fase inicial de planificación y presupuesto, hasta el día del evento. Utilizando la hoja de cálculo Planificador de Eventos, la personalizaremos para ilustrar cómo funciona el proceso con dos escenarios: una boda y una conferencia. Eso debería cubrir tanto tu vida personal como profesional.

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The marketing manager typically reports directly to the CEO or senior manager of the organization. This depends on the specific organizational structure of the company. In some companies, the marketing manager may also report to the sales manager or strategy manager. Also, the marketing manager usually leads their marketing team, which may include brand managers, advertising managers, and digital marketing specialists.

The marketing unit in any organization plays a significant role in relation to the financial, sales, and sales management departments.

Marketing collaborates with the finance department to determine the advertising budget and promote products. Also, marketing can help the finance department to have a better understanding of the market and customer needs.

The marketing department collaborates with sales engineering to develop and improve products. These two departments work together to create products that meet customer needs.

Sales managers also collaborate with marketing to develop sales strategies and conduct more effective marketing. Marketing can help sales managers identify target customers and create more effective advertising for them.

A marketing unit may include various individuals and roles. These roles can include a marketing manager, marketing specialists, market analysts, advertising managers, sales managers, product managers, and public relations managers. Each of these individuals has their specific role in the marketing team and collaborates to achieve the organization's marketing goals.

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La plantilla

Para ilustrar cómo usar este Planificador de Eventos, cubriremos diferentes secciones de la misma:

  1. El presupuesto. La plantilla incluye una sección dedicada para crear y gestionar tu presupuesto. Enumera y compara varios servicios para determinar las mejores opciones y realiza un seguimiento de qué proveedores han sido pagados o no.
  2. La gestión de invitados. La plantilla ayuda a categorizar a los invitados, monitorear su estado de RSVP e incluso asignar asientos, lo cual puede ser evaluado en una pestaña de tabla de gráficos separada. Para eventos que involucran la venta de entradas, la plantilla ofrece una función para designar tipos de entradas a los invitados y calcular el resultado en ingresos.
  3. El día del evento. La plantilla ofrece tablas para estructurar la agenda y las tareas del evento. Úselas para supervisar todas las actividades para un resultado de evento exitoso.
  4. El panel de control. La plantilla agrega datos de todas las secciones para asistirle durante el proceso de organización y planificación del evento. Las vistas ayudan a rastrear el presupuesto, comparar servicios, rastrear la asistencia de los invitados y más. También proporciona un conjunto completo de gráficos para evaluar el resultado del evento en términos de gastos, ingresos y ganancias.
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Para aprender más sobre las características y funcionalidades de nuestro Planificador de Eventos, continúe leyendo. Compartiremos el tutorial completo para la plantilla con consejos adicionales sobre cómo planificar y organizar el evento con las herramientas disponibles.

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Contenido

Organización del evento

La plantilla proporciona una pestaña para organizar los servicios esenciales para el evento. En la tabla 'Servicios', liste todas las opciones disponibles y determine la más adecuada para sus requisitos.Además, esta tabla permite la clasificación de servicios por categoría, etapas de negociación, prioridades y otros criterios.

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Fashion cards, also known as trend cards, are tools used in the fashion industry to predict and showcase new trends. These cards typically include colors, textures, patterns, styles, and materials that will be popular in future fashion seasons. These cards are very useful for fashion designers, buyers, manufacturers, and sellers as they allow them to familiarize themselves with new fashion trends and design their products based on them.

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Por ejemplo, la organización de una boda que necesita un lugar agradable. Para registrar eso, ingrese "Lugar" en el campo 'Servicio' junto con la Compañía de interés y sus detalles de contacto. A continuación, elija la categoría, la etapa de negociación actual, la prioridad del servicio y el costo total. Los campos subsiguientes facilitan la comparación de varios servicios. Si está indeciso sobre si contratar un servicio en particular, cambie el 'Estado del contrato' a 'Abierto'. Ahora, si ha decidido proceder con el servicio, cambie el 'Estado del contrato' a 'Cerrado'. Después de que se realiza el pago, use el campo 'Estado del pago' para marcarlo como pagado.

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Enumere todos los servicios que ha considerado o contactado para su evento. La comparación también se integra en el panel con un componente crucial: el presupuesto.

Presupuesto del evento

También es vital diferenciar los costos estimados de los costos reales. De esta manera, se crea un claro mapa financiero para asegurar que el evento se mantenga dentro de su presupuesto establecido. La plantilla le permite asignar un presupuesto para cada categoría de servicio esencial para el evento. En la pestaña 'Campos', establezca las categorías que el evento requiere, como "Comida & Bebidas", "Entretenimiento" o "Alquileres". A continuación, especifique el presupuesto para cada categoría.

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Cuando agrega un servicio en la pestaña 'Servicios', la plantilla automáticamente contrasta el gasto con el presupuesto preestablecido. Esta comparación, que muestra el presupuesto total frente al costo real del evento, aparece en el panel de control, que cubriremos en detalle más adelante.

Prioridades del presupuesto

Como se mencionó, la plantilla permite la priorización de servicios, lo que facilita la comparación y distribución del presupuesto. Seleccione la prioridad del servicio en la pestaña 'Servicios', y la plantilla asigna un color a través de 'formato condicional'. Puede modificar estos colores para personalizarlos.

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En el formato de Excel:

  1. Haga clic en cualquier campo de prioridad y vaya a 'Inicio' en la barra de menú;
  2. Haga clic en Formato condicional > Administrar reglas > Seleccionar la regla > Editar regla
  3. Elija el color que desea mostrar en su lugar y haga clic en 'Aceptar'.

En la versión de Hojas de cálculo de Google:

  1. Navegue a 'Formato' en la barra de menú
  2. Elija Formato condicional > Escala de color
  3. Seleccione la regla en la barra lateral
  4. Elija el color deseado y haga clic en 'Hecho'

Es posible aplicar este proceso a otros campos que utilizan formato condicional.

Lista de invitados

Ya hemos cubierto cómo categorizar los costos del evento. Sin embargo, hay más. Por ejemplo, en un escenario de boda, es crucial conocer el estado de la confirmación de asistencia de cada invitado y la asignación de la mesa. Para una conferencia, las ventas de entradas pueden ser esenciales. Esta plantilla aborda ambas situaciones en la pestaña 'Lista de invitados'.

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Para bodas, añade un invitado ingresando su nombre y detalles de contacto. A partir de este punto, los detalles varían según el tipo de evento. Clasifica y categoriza a los invitados por 'Tipo de invitado', 'Grupo de edad' y su 'Participación en el evento' - estos campos son personalizables si es necesario. Si el evento requiere diferentes categorías, es posible ajustarlas en la pestaña 'Campos'.

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Volviendo a la plantilla, puedes actualizar el estado de confirmación de asistencia del invitado (es decir, no, tal vez, sí, o sin respuesta) para gestionar y supervisar la asistencia. La función 'Asignar una mesa' ayuda a asignar asientos para bodas o eventos similares. Selecciona la mesa donde se sentarán los invitados y organízalos por diferentes categorías, cada una representada por un color único. Puedes crear mesas para familia, amigos, colegas de trabajo, o cualquier otro grupo que el evento requiera. Esta función será necesaria para la vista 'Gráfico de mesas', que discutiremos más adelante.

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Ahora, en un escenario de conferencia, puedes añadir al mismo invitado que antes.Para categorizarlos, use las mismas categorías o ajústelas para reflejar mejor el evento, como especificar el área profesional de un invitado. Si la venta de entradas es parte de la conferencia, seleccione el tipo de entrada que cada invitado compró. Los tipos de entradas se pueden personalizar en la pestaña 'Campos', y cada uno puede tener un precio predeterminado. Una vez que se asigna una entrada, márquela como 'pagada', y la plantilla automáticamente la incluirá en los ingresos del evento.

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Un aspecto interesante de esta función es su adaptabilidad para bodas. Aunque la venta de entradas no es típica en las bodas, las donaciones y los regalos son prevalentes. Utilice la función de venta de entradas para gestionar y monitorear estas contribuciones. Al configurar las categorías de entradas, incluya opciones para donaciones o regalos para rastrear las contribuciones totales cuando se asignan a los invitados.

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Tabla de asignación

Nuestro Planificador de Eventos tiene una pestaña especial para eventos con asignaciones de mesa. La pestaña 'Tabla de asignación' presenta un diseño completo de las mesas y sus invitados correspondientes. Cada color representa diferentes categorías de mesas. El diseño también destaca a los invitados en función de su estado de RSVP: el rojo indica invitados no confirmados, mientras que el negro representa a los confirmados.

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La plantilla construye este diseño automáticamente en base a la información de las pestañas anteriores, como cuando agregamos un invitado en la pestaña 'Lista de invitados' y les asignamos una mesa. Los valores en el campo 'Asignar una mesa' se pueden ajustar en la pestaña 'Campos'.Puede crear diferentes categorías de tablas, cada una con su código de color, y asignarlas a tablas específicas. También es posible editar los nombres de las tablas si se necesita más personalización.

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Después de organizar la configuración de la tabla, la función en la pestaña 'Lista de invitados' estará disponible para usar. A medida que se asignan las tablas, la vista en la pestaña 'Gráfico de tablas' se crea automáticamente con la misma coordinación de color de las pestañas anteriores.

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Esta función es realmente útil para un escenario de boda para visualizar la disposición de los asientos y quién ya ha confirmado su presencia. Sin embargo, también puede ser utilizado para otros propósitos. En un entorno de conferencia, por ejemplo, es posible utilizar esta función para asignar invitados a salas específicas, auditorios y otros espacios. Ajuste los nombres y categorías de las tablas según sea necesario, y el gráfico de tablas puede ser utilizado de la misma manera. Sea creativo, y las posibilidades son infinitas.

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El diseño también está optimizado para ser exportado en un PDF para ayudar a compartirlo.

En Excel:

  1. Vaya a 'Archivo' en la barra de menú.
  2. Elija 'Exportar', luego seleccione 'Crear documento PDF/XPS'.
  3. Haga clic en 'Crear PDF/XPS' y elija dónde guardar su archivo.

En Google Sheets:

  1. Navegue a 'Archivo' en la barra de menú.
  2. Pase el cursor sobre 'Descargar', luego seleccione 'Documento PDF'.
  3. Ajuste la configuración según sea necesario y haga clic en 'Descargar'.

Siguiendo estos pasos, el PDF del gráfico de tabla estará listo para ser enviado y compartido.

Día del evento

El día del evento es cuando todo debería salir según lo planeado. La plantilla cuenta con una pestaña dedicada para organizar y planificar la agenda del día del evento. Puede enumerar las tareas, delegarlas a diferentes personas, establecer los horarios de inicio y fin, y priorizarlas.

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Nuestro Planificador de Eventos también ofrece un desglose de la agenda por horas si se necesita una lista más detallada. Asigne tareas a individuos y planifique las actividades, ubicaciones y responsabilidades del día. La plantilla tiene espacio para hasta seis agendas diferentes para que pueda seguir y controlar cómo se desarrolla todo.

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Estas herramientas pueden ser útiles en diferentes escenarios de eventos. Para conferencias, esta característica asegura que los oradores, las sesiones y los descansos ocurran sin problemas. Asigne salas para sesiones específicas, reserve tiempo para networking y asegúrese de que todos los aspectos logísticos, desde el registro hasta las palabras de clausura, estén en orden. Ahora, para las bodas, el ritmo del día es igualmente crucial. Desde la hora de inicio de la ceremonia, las sesiones de fotos y las pausas para comer hasta el último baile, cada momento cuenta. Al delegar tareas y establecer cronogramas claros, se asegura de que todo se haga según lo planeado.

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Además, al igual que el diseño del gráfico de tabla se puede exportar a PDF, es posible convertir la agenda del día del evento a un formato PDF. Siga los mismos pasos que antes, y el PDF estará disponible para imprimir, enviar o compartir según lo desee.

Panel de control del evento

Abordamos cada faceta de cómo planificar un evento, desde la asignación de presupuesto hasta los desgloses por hora. La plantilla consolida estos datos en un panel de control, que muestra los resultados del evento y ayuda en las decisiones para garantizar el cumplimiento del presupuesto. El panel de control también incluye filtros para análisis de costos, ventas o ganancias del evento.

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Servicios y Gastos

La primera sección del panel de control es "Servicios y Gastos". Esta sección contiene toda la información relacionada con los servicios detallados en la pestaña 'Servicios' y el presupuesto inicial. Los gráficos permiten rastrear los costos en varios servicios y facilitan la comparación con el presupuesto establecido, teniendo en cuenta diferentes prioridades y categorías. Por ejemplo, en un escenario de boda, es posible que priorice los gastos del lugar o de catering, mientras que en una conferencia, las tarifas de los oradores o los costos de tecnología podrían tener prioridad.

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También permite la comparación de detalles de servicio dentro de una categoría. Seleccione la categoría deseada y los servicios correspondientes de la pestaña 'Servicios' se enumerarán automáticamente.La vista de tabla y el gráfico ofrecen una clara perspectiva de costo-beneficio para apoyar decisiones informadas y así no exceder el presupuesto.

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Ventas de Entradas

La siguiente sección aborda las 'Ventas de entradas'. Para eventos con fuentes de ingresos, como talleres, esta parte resume las ganancias totales de las ventas de entradas utilizando datos de la pestaña 'Lista de invitados'. En un contexto de boda, como se mencionó, aunque las ventas de entradas tradicionales podrían no aplicar, esta sección puede adaptarse para rastrear regalos o donaciones y mostrar los resultados aquí de la misma manera. También presenta la distribución de los estados de RSVP y calcula el número de asistentes.

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Además, puedes seleccionar un campo deseado para monitorear en los gráficos de la pestaña 'Lista de invitados'. Esos campos son los que pueden personalizarse en función de los requisitos del evento. Luego, el tablero muestra el ingreso total para cada campo e indica si se realizó el pago.

Análisis de Ganancias

Finalmente, la última sección del tablero determina la ganancia del evento. Basado en los datos de costos e ingresos, esta sección presenta gráficos que representan las ganancias del evento, incluso desglosándolo por invitado. Refleja el recorrido completo del evento. Desde las etapas iniciales de planificación hasta los cálculos finales de ganancias, ofrece una imagen clara de dónde sobresaliste y dónde hay espacio para crecer.También es una herramienta de aprendizaje, para asegurar que cada evento que planifiques sea mejor que el anterior.

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Conclusión

Como puedes ver, un evento exitoso no solo se trata de los grandes momentos, sino también de los detalles intrincados que lo preceden. Admitidamente, hay muchos detalles a considerar: presupuesto, gestión de invitados, agendas de eventos, asignaciones de asientos, solo por nombrar algunos. Pero con suerte, ahora puedes organizar tu próximo evento de manera más fluida con esta plantilla, que se puede descargar en Excel o Google Sheets.

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Déjanos saber en los comentarios si tienes algún consejo o truco para la planificación de eventos, para que todos podamos aprender algo de tu experiencia.

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