resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview

Download and customize this and 500+ other business templates

Start here ⬇️

Voila! You can now download this Spreadsheet

Download

Explainer

Preview

مقدمه

اصطلاح "Bridezilla" به اندازه کافی در فرهنگ مردم جا افتاده است تا جایی در فرهنگ لغت شهری داشته باشد. حتی یک برنامه تلویزیونی کامل به آن اختصاص یافته است. عابران ممکن است بپرسند چرا این عروس های آینده این مراسم شاد را به این حد پیچیده و شدید می کنند؟ خوب، چون برنامه ریزی رویداد پیچیده و شدید است و کابوس های لجستیکی فراوان هستند. اما تا زمانی که راهنمایی منظمی وجود دارد که بتوانید آن را دنبال کنید، برنامه ریزی رویداد بعد از همه چیز بدی نیست. برخی افراد در نهایت برای حل سردردها، هزینه های بزرگی را برای برنامه ریزان رویداد حرفه ای پرداخت می کنند، اما ما چیزی حتی ساده تر در اینجا داریم: یک قالب برنامه ریز رویداد spreadsheet.

stars icon
2 questions and answers
info icon

Planning an event efficiently requires a systematic approach. First, define the purpose and objectives of your event. This will guide all your subsequent decisions. Next, set a budget. This will determine the scale of your event and the resources you can allocate to different aspects of it. Then, choose a suitable date and venue. Make sure the venue is accessible and has the necessary facilities. After that, plan your program. This includes deciding on the activities, speakers, and entertainment. Also, consider the logistics. This includes transportation, accommodation, and catering. Finally, promote your event. Use social media, email marketing, and other promotional tools to reach your target audience. Remember to monitor your progress regularly and make adjustments as necessary. Using a project management tool or an event planning software can also be helpful. And don't forget to evaluate your event afterwards to learn from your experiences.

The term 'Bridezilla' is often used to describe a bride-to-be who is extremely demanding and difficult to please during the wedding planning process. This can be due to the stress and pressure of organizing a large event, which can be a logistical nightmare. However, with proper guidance and organization, event planning can be manageable. Some people choose to hire professional event planners to alleviate the stress, but there are also simpler and more cost-effective solutions available, such as using a spreadsheet template to keep track of all the details.

stars icon Ask AI
info icon

همراه باشید تا کلیه مراحل برگزاری یک رویداد موفق را بیاموزید: از مرحله برنامه ریزی و بودجه بندی اولیه، تا روز برگزاری رویداد. با استفاده از برنامه ریز رویداد spreadsheet، ما آن را سفارشی می کنیم تا نشان دهیم چگونه فرآیند با دو سناریو کار می کند: یک عروسی و یک کنفرانس. امیدواریم که این کار زندگی شخصی و حرفه ای شما را پوشش دهد.

stars icon
4 questions and answers
info icon

The marketing manager typically reports directly to the CEO or senior manager of the organization. This depends on the specific organizational structure of the company. In some companies, the marketing manager may also report to the sales manager or strategy manager. Also, the marketing manager usually leads their marketing team, which may include brand managers, advertising managers, and digital marketing specialists.

The marketing unit in any organization plays a significant role in relation to the financial, sales, and sales management departments.

Marketing collaborates with the finance department to determine the advertising budget and promote products. Also, marketing can help the finance department to have a better understanding of the market and customer needs.

The marketing department collaborates with sales engineering to develop and improve products. These two departments work together to create products that meet customer needs.

Sales managers also collaborate with marketing to develop sales strategies and conduct more effective marketing. Marketing can help sales managers identify target customers and create more effective advertising for them.

A marketing unit may include various individuals and roles. These roles can include a marketing manager, marketing specialists, market analysts, advertising managers, sales managers, product managers, and public relations managers. Each of these individuals has their specific role in the marketing team and collaborates to achieve the organization's marketing goals.

View all 4 questions
stars icon Ask AI
info icon
resource image
resource image

قالب

برای نشان دادن چگونگی استفاده از این برنامه ریز رویداد، ما بخش های مختلف آن را پوشش خواهیم داد:

  1. بودجه. قالب شامل بخش مخصوصی برای ایجاد و مدیریت بودجه شما است. لیست و مقایسه خدمات مختلف برای تعیین بهترین گزینه ها و پیگیری اینکه کدام فروشندگان پرداخت شده اند یا خیر.
  2. مدیریت مهمان. این قالب به دسته بندی مهمانان کمک می کند، وضعیت RSVP آنها را پیگیری می کند و حتی جایگاه نشست را تخصیص می دهد که می توان در یک جدول جداگانه ارزیابی کرد. برای رویدادهایی که فروش بلیت دارند، قالب ویژگی را ارائه می دهد تا انواع بلیت را به مهمانان اختصاص دهد و نتیجه را در درآمد محاسبه کند.
  3. روز رویداد. قالب جداولی را ارائه می دهد تا برنامه و وظایف رویداد را ساختاردهی کند. از آنها برای نظارت بر تمام فعالیت ها برای یک نتیجه رویداد موفق استفاده کنید.
  4. داشبورد. قالب داده ها را از تمام بخش ها جمع آوری می کند تا در فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی رویداد به شما کمک کند. نماها به پیگیری بودجه، مقایسه خدمات، پیگیری حضور مهمانان و بیشتر کمک می کند. همچنین مجموعه کاملی از نمودارها را برای ارزیابی نتیجه رویداد در مورد هزینه ها، درآمد و سود ارائه می دهد.
stars icon Ask AI
info icon

برای آموختن بیشتر در مورد ویژگی ها و عملکرد برنامه ریز رویداد ما، ادامه مطلب را بخوانید. ما راهنمای کامل قالب را با نکات اضافی در مورد چگونگی برنامه ریزی و سازماندهی رویداد با ابزارهای موجود به اشتراک می گذاریم.

Download and customize this and 500+ other business templates

Start here ⬇️

Voila! You can now download this Spreadsheet

Download

محتوا

سازماندهی رویداد

قالب یک زبانه را برای سازماندهی خدمات ضروری برای رویداد فراهم می کند. در جدول 'خدمات'، تمام گزینه های موجود را لیست کنید و مناسب ترین یکی را برای نیازهای خود تعیین کنید.علاوه بر این، این جدول امکان طبقه بندی خدمات بر اساس دسته بندی، مراحل مذاکره، اولویت ها و سایر معیارها را فراهم می کند.

resource image

به عنوان مثال، سازماندهی یک عروسی که نیاز به مکان خوبی دارد. برای ثبت این، "مکان" را در فیلد 'خدمت' وارد کنید همراه با شرکت مورد علاقه و جزئیات تماس آن. سپس، دسته بندی، مرحله مذاکره فعلی، اولویت خدمات، و هزینه کل را انتخاب کنید. فیلدهای بعدی تسهیل مقایسه خدمات مختلف را فراهم می کند. اگر در مورد استخدام یک خدمت خاص مردد هستید، وضعیت 'قرارداد' را به 'باز' تغییر دهید. حالا، اگر تصمیم گرفته اید که با خدمت ادامه دهید، وضعیت 'قرارداد' را به 'بسته' تغییر دهید. پس از پرداخت، از فیلد 'وضعیت پرداخت' برای علامت زدن آن به عنوان پرداخت شده استفاده کنید.

stars icon Ask AI
info icon

لیست تمام خدماتی را که برای رویداد خود در نظر گرفته اید یا با آنها تماس گرفته اید. مقایسه همچنین با یک جزء حیاتی - بودجه - در داشبورد ادغام می شود.

بودجه رویداد

همچنین حیاتی است که هزینه های تخمینی را از هزینه های واقعی تمایز دهیم. به این ترتیب، یک نقشه مالی شفاف ایجاد می کند تا اطمینان حاصل شود که رویداد در حدود بودجه تعیین شده خود باقی می ماند. این الگو به شما امکان می دهد برای هر دسته خدمات اساسی برای رویداد، یک بودجه تعیین کنید. در تب 'فیلدها'، دسته بندی هایی را که رویداد نیاز دارد، مانند "غذا و نوشیدنی"، "سرگرمی"، یا "اجاره ها" را برقرار کنید. سپس، بودجه هر دسته را مشخص کنید.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

وقتی شما یک سرویس را در برگه 'Services' اضافه می کنید، قالب به طور خودکار هزینه را با بودجه از پیش تعیین شده مقایسه می کند. این مقایسه، که بودجه کلی را در مقابل هزینه واقعی رویداد نشان می دهد، در داشبورد ظاهر می شود - که ما در ادامه به طور جزئی به آن خواهیم پرداخت.

اولویت های بودجه

همانطور که اشاره شد، قالب امکان اولویت بندی سرویس را فراهم می کند، که توزیع و مقایسه بودجه را تسهیل می کند. اولویت سرویس را در برگه 'Services' انتخاب کنید، و قالب با استفاده از 'conditional formatting' یک رنگ اختصاص می دهد. شما می توانید این رنگ ها را برای سفارشی سازی تغییر دهید.

resource image

در فرمت اکسل:

  1. روی هر فیلد اولویت کلیک کنید و به 'Home' در نوار منو بروید؛
  2. روی Conditional formatting > Managing rules > Select the rule > Edit rule کلیک کنید
  3. رنگی را که می خواهید به جای آن نمایش داده شود انتخاب کنید و روی 'OK' کلیک کنید.

در نسخه Google Sheets:

  1. به 'Format' در نوار منو بروید
  2. Conditional formatting > Color scale را انتخاب کنید
  3. قاعده را در نوار کناری انتخاب کنید
  4. رنگ مورد نظر را انتخاب کنید و روی 'Done' کلیک کنید

امکان اعمال این فرآیند بر روی سایر فیلدهایی که از conditional formatting استفاده می کنند وجود دارد.

لیست مهمانان

ما قبلاً چگونگی دسته بندی هزینه های رویداد را پوشش دادیم. اما، بیشتر هم وجود دارد. برای مثال، در یک سناریوی عروسی، بسیار حیاتی است که وضعیت RSVP هر مهمان و تخصیص میز را بدانیم. برای یک کنفرانس، فروش بلیت ممکن است ضروری شود. این الگو هر دو موقعیت را در زیر برگه 'لیست مهمانان' می پوشاند.

برای عروسی ها، با وارد کردن نام و جزئیات تماس یک مهمان را اضافه کنید. از این نقطه، جزئیات بر اساس نوع رویداد متفاوت است. مهمانان را بر اساس 'نوع مهمان'، 'گروه سنی' و 'مشارکت در رویداد' مرتب و دسته بندی کنید - این زمینه ها در صورت نیاز قابل سفارشی سازی هستند. اگر رویداد نیاز به دسته بندی های متفاوت داشته باشد، امکان تنظیم آنها در برگه 'زمینه ها' وجود دارد.

stars icon Ask AI
info icon

بازگشت به الگو، شما می توانید وضعیت RSVP مهمان را به روز کنید (یعنی، نه، شاید، بله، یا بدون پاسخ) تا حضور و غیاب را مدیریت و نظارت کنید. ویژگی 'تخصیص یک میز' به تخصیص صندلی برای عروسی ها یا رویدادهای مشابه کمک می کند. میزی را که مهمانان باید در آن نشسته باشند انتخاب کنید و آنها را بر اساس دسته بندی های مختلف، هر کدام با یک رنگ منحصر به فرد، سازماندهی کنید. شما می توانید میزهایی برای خانواده، دوستان، همکاران کار، یا هر گروه دیگری که رویداد نیاز دارد ایجاد کنید. این ویژگی برای نمای 'نمودار میز'، که بعداً در مورد آن بحث خواهیم کرد، ضروری خواهد بود.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

حالا، در یک سناریوی کنفرانس، شما می توانید همان مهمان را که قبلاً اضافه کردید، اضافه کنید.برای دسته بندی آنها، از همان دسته بندی ها استفاده کنید یا آنها را تنظیم کنید تا بهتر رویداد را بازتاب دهند، مانند مشخص کردن حوزه حرفه ای یک مهمان. اگر فروش بلیت بخشی از کنفرانس است، نوع بلیتی را که هر مهمان خریده است را انتخاب کنید. انواع بلیت می توانند در زبانه 'Fields' سفارشی شوند و هر کدام می توانند با قیمت از پیش تعیین شده تنظیم شوند. هنگامی که یک بلیت اختصاص داده شد، آن را به عنوان 'paid' علامت گذاری کنید و الگو به طور خودکار آن را در درآمد رویداد در نظر می گیرد.

stars icon Ask AI
info icon

جنبه جالب این ویژگی، قابلیت تطبیق آن برای عروسی ها است. در حالی که فروش بلیت برای عروسی ها معمول نیست، اهدا و هدایا شایع هستند. از عملکرد فروش بلیت برای مدیریت و پیگیری این مشارکت ها استفاده کنید. هنگام تنظیم دسته بندی های بلیت، گزینه هایی برای کمک های مالی یا هدایا را شامل شوید تا مجموع مشارکت ها را هنگام تخصیص به مهمانان پیگیری کنید.

stars icon Ask AI
info icon

نمودار جدول

برنامه ریز رویداد ما یک زبانه خاص برای رویدادها با تخصیص جدول دارد. زبانه 'Table chart' یک طرح کامل از میزها و مهمانان مربوطه را ارائه می دهد. هر رنگ نمایانگر دسته بندی های میز مختلف است. طرح همچنین مهمانان را بر اساس وضعیت RSVP آنها برجسته می کند: قرمز، مهمانان تایید نشده را نشان می دهد، در حالی که سیاه، مهمانان تایید شده را نشان می دهد.

stars icon Ask AI
info icon

الگو این طرح را بر اساس اطلاعات از زبانه های قبلی، مانند زمانی که ما یک مهمان را در زبانه 'Guest list' اضافه کردیم و یک میز را به آنها اختصاص دادیم، به طور خودکار می سازد. مقادیر در فیلد 'Assign a table' می توانند در زبانه 'Fields' تنظیم شوند.شما می توانید دسته بندی های مختلف جدول را ایجاد کنید، هر کدام با کد رنگ خود، و آنها را به جداول خاص اختصاص دهید. همچنین امکان ویرایش نام های جدول در صورت نیاز به سفارشی سازی بیشتر وجود دارد.

stars icon Ask AI
info icon

پس از سازماندهی تنظیمات جدول، ویژگی در زبانه 'لیست مهمان' قابل استفاده خواهد بود. همانطور که جداول اختصاص داده می شوند، نمایش در زبانه 'نمودار جدول' به صورت خودکار با همان هماهنگی رنگ از زبانه های قبلی ایجاد می شود.

resource image

این ویژگی برای سناریوی عروسی بسیار مفید است تا چیدمان صندلی ها و کسانی که حضور خود را تأیید کرده اند را تصویرسازی کند. با این حال، می توان از آن برای اهداف دیگر نیز استفاده کرد. به عنوان مثال، در تنظیمات کنفرانس، می توان از این ویژگی برای اختصاص دادن مهمانان به اتاق های خاص، سالن ها و فضاهای دیگر استفاده کرد. نام های جدول و دسته بندی ها را به نیاز خود تنظیم کنید و نمودار جدول می تواند به همان صورت استفاده شود. خلاق باشید و امکانات بی نهایت است.

stars icon Ask AI
info icon

چیدمان نیز بهینه سازی شده است تا به صورت PDF صادر شود تا در اشتراک گذاری آن کمک کند.

در اکسل:

  1. به 'File' در نوار منو بروید.
  2. 'Export' را انتخاب کنید، سپس 'Create PDF/XPS Document' را انتخاب کنید.
  3. روی 'Create PDF/XPS' کلیک کنید و مکانی را برای ذخیره فایل خود انتخاب کنید.

در گوگل شیتز:

  1. به 'File' در نوار منو بروید.
  2. بر روی 'Download' بگذرید، سپس 'PDF Document' را انتخاب کنید.
  3. تنظیمات را بر اساس نیاز تنظیم کنید و روی 'دانلود' کلیک کنید.

با دنبال کردن این مراحل، جدول نمودار PDF آماده ارسال و به اشتراک گذاشتن خواهد بود.

روز رویداد

روز رویداد زمانی است که همه چیز باید طبق برنامه پیش برود. این قالب یک برگه اختصاصی برای سازماندهی و برنامه ریزی دستور کار روز رویداد دارد. شما می توانید وظایف را لیست کنید، آنها را به افراد مختلف واگذار کنید، زمان شروع و پایان را تنظیم کنید و آنها را اولویت بندی کنید.

resource image

برنامه ریز رویداد ما همچنین یک تفکیک ساعتی از دستور کار ارائه می دهد اگر لیستی با جزئیات بیشتر لازم باشد. وظایف را به افراد اختصاص دهید و فعالیت های روز، مکان ها و مسئولیت ها را برنامه ریزی کنید. این قالب فضایی برای تا شش دستور کار مختلف در نظر گرفته است تا شما بتوانید پیگیری و کنترل چگونگی اجرای همه چیز را انجام دهید.

stars icon Ask AI
info icon

این ابزارها می توانند در سناریوهای مختلف رویداد مفید باشند. برای کنفرانس ها، این ویژگی اطمینان می دهد که سخنرانان، جلسات و وقفه ها بدون مشکل انجام می شوند. اتاق ها را برای جلسات خاص اختصاص دهید، زمانی را برای شبکه سازی در نظر بگیرید و اطمینان حاصل کنید که همه جنبه های لجستیکی، از ثبت نام تا نظرات پایانی، به ترتیب هستند. حالا، برای عروسی ها، ریتم روز به همان اندازه حیاتی است. از زمان شروع مراسم، جلسات عکاسی، وقفه های غذا تا رقص نهایی، هر لحظه مهم است. با واگذاری وظایف و تنظیم زمانبندی های واضح، شما اطمینان حاصل می کنید که همه چیز طبق برنامه انجام می شود.

stars icon Ask AI
info icon

علاوه بر این، همانطور که طرح جدول را می توان به PDF تبدیل کرد، امکان تبدیل دستور کار روز رویداد به فرمت PDF وجود دارد. همان مراحل قبلی را دنبال کنید و PDF برای چاپ، ارسال یا به اشتراک گذاری در دسترس خواهد بود.

داشبورد رویداد

ما به هر جنبه ای از برنامه ریزی یک رویداد پرداختیم، از تخصیص بودجه تا تفکیک ساعتی. این الگو این داده ها را در یک داشبورد جمع آوری می کند که نتایج رویداد را نمایش می دهد و در تصمیمات برای اطمینان از رعایت بودجه کمک می کند. داشبورد شامل فیلترهایی برای هزینه های رویداد هدفمند، فروش یا تجزیه و تحلیل سود نیز می باشد.

stars icon Ask AI
info icon

خدمات و هزینه ها

بخش اول داشبورد "خدمات و هزینه ها" است. این بخش شامل تمام اطلاعات مربوط به خدمات مفصل در برگه 'خدمات' و بودجه اولیه است. نمودارها به شما امکان پیگیری هزینه ها در سراسر خدمات مختلف را می دهد و مقایسه با بودجه تعیین شده را تسهیل می کند، با توجه به اولویت ها و دسته بندی های مختلف. برای مثال، در یک سناریوی عروسی، شما ممکن است هزینه های مکان یا پذیرایی را اولویت دهید، در حالی که در یک کنفرانس، هزینه های سخنران یا هزینه های فناوری ممکن است اولویت داشته باشند.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

همچنین امکان مقایسه جزئیات خدمات در یک دسته را فراهم می کند. دسته مورد نظر را انتخاب کنید و خدمات مربوطه از برگه 'خدمات' به صورت خودکار فهرست خواهد شد.نمای جدول و نمودار یک دیدگاه واضح هزینه-سود را برای حمایت از تصمیمات آگاهانه ارائه می دهد تا شما بودجه را از دست ندهید.

فروش بلیت

بخش بعدی به 'فروش بلیت' می پردازد. برای رویدادهایی که دارای جریان درآمد هستند، مانند کارگاه ها، این بخش مجموع درآمدها از فروش بلیت را با استفاده از داده های برگه 'لیست مهمانان' خلاصه می کند. در یک متن مربوط به عروسی، همانطور که اشاره شد، در حالی که فروش بلیت سنتی ممکن است کاربردی نداشته باشد، این بخش می تواند برای ردیابی هدایا یا کمک های مالی تطبیق یابد و نتایج را همانطور نمایش دهد. همچنین توزیع وضعیت های RSVP را ارائه می دهد و تعداد شرکت کنندگان را محاسبه می کند.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

علاوه بر این، شما می توانید یک زمینه مورد نظر را برای نظارت در نمودارها از برگه 'لیست مهمانان' انتخاب کنید. این زمینه ها همان هایی هستند که می توانند بر اساس نیازهای رویداد سفارشی شوند. سپس داشبورد، درآمد کلی برای هر زمینه را نمایش می دهد و اگر پرداخت انجام شده باشد، این را نشان می دهد.

تجزیه و تحلیل سود

در نهایت، بخش نهایی داشبورد سود رویداد را تعیین می کند. بر اساس داده های هزینه و درآمد، این بخش نمودارهایی را ارائه می دهد که درآمد رویداد را نشان می دهد، حتی آن را بر اساس هر مهمان شکسته می شود. این مسیر کامل رویداد را بازتاب می دهد. از مراحل اولیه برنامه ریزی تا محاسبات نهایی سود، تصویر واضحی از جایی که شما برتر بوده اید و جایی که فضای رشد وجود دارد را ارائه می دهد.این همچنین یک ابزار آموزشی است، تا مطمئن شوید که هر رویدادی که برنامه ریزی می کنید بهتر از آخرین باشد.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

نتیجه گیری

همانطور که می بینید، یک رویداد موفق فقط درباره لحظات بزرگ نیست، بلکه درباره جزئیات دقیقی است که منجر به آن می شود. بدون شک، جزئیات زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفت: بودجه بندی، مدیریت مهمان، دستور کار رویداد، تعیین مکان نشست، فقط برای نام بردن چند مورد. اما امیدواریم که حالا بتوانید رویداد بعدی خود را با این الگو که می توانید در اکسل یا گوگل شیت ها دانلود کنید، بی نقص تر سازماندهی کنید.

stars icon Ask AI
info icon

در نظرات اگر نکات و ترفندهایی در برنامه ریزی رویداد دارید، به ما اطلاع دهید، تا همه ما بتوانیم چیزی یا دو چیزی از تجربه شما یاد بگیریم.

Download and customize this and 500+ other business templates

Start here ⬇️

Voila! You can now download this Spreadsheet

Download