resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview
resource preview

Download and customize this and 500+ other business templates

Start here ⬇️

Voila! You can now download this Spreadsheet

Download

Explainer

Preview

Введение

Термин "Bridezilla" стал достаточно культурно значимым, чтобы занять место в Urban Dictionary. Есть даже целое телешоу, посвященное этому. Странно, почему эти будущие невесты делают такое радостное событие таким сложным и напряженным? Ну, потому что планирование мероприятий - это сложно и напряженно, и логистические кошмары здесь не редкость. Но если есть организованное руководство, которому вы можете следовать, планирование мероприятий вовсе не так уж плохо. Некоторые люди в конечном итоге платят большие деньги профессиональным организаторам мероприятий, чтобы решить эти проблемы, но у нас есть что-то еще проще: шаблон Организатор мероприятий таблицы.

stars icon
2 questions and answers
info icon

Planning an event efficiently requires a systematic approach. First, define the purpose and objectives of your event. This will guide all your subsequent decisions. Next, set a budget. This will determine the scale of your event and the resources you can allocate to different aspects of it. Then, choose a suitable date and venue. Make sure the venue is accessible and has the necessary facilities. After that, plan your program. This includes deciding on the activities, speakers, and entertainment. Also, consider the logistics. This includes transportation, accommodation, and catering. Finally, promote your event. Use social media, email marketing, and other promotional tools to reach your target audience. Remember to monitor your progress regularly and make adjustments as necessary. Using a project management tool or an event planning software can also be helpful. And don't forget to evaluate your event afterwards to learn from your experiences.

The term 'Bridezilla' is often used to describe a bride-to-be who is extremely demanding and difficult to please during the wedding planning process. This can be due to the stress and pressure of organizing a large event, which can be a logistical nightmare. However, with proper guidance and organization, event planning can be manageable. Some people choose to hire professional event planners to alleviate the stress, but there are also simpler and more cost-effective solutions available, such as using a spreadsheet template to keep track of all the details.

stars icon Ask AI
info icon

Присоединяйтесь, чтобы узнать все девять ярдов организации успешного мероприятия: от начального планирования и бюджетирования до самого дня мероприятия. Используя Организатор мероприятий таблицу, мы настроим ее, чтобы проиллюстрировать, как работает процесс, на двух сценариях: свадьба и конференция. Это, надеемся, покроет как вашу личную, так и профессиональную жизнь.

stars icon
4 questions and answers
info icon

The marketing manager typically reports directly to the CEO or senior manager of the organization. This depends on the specific organizational structure of the company. In some companies, the marketing manager may also report to the sales manager or strategy manager. Also, the marketing manager usually leads their marketing team, which may include brand managers, advertising managers, and digital marketing specialists.

The marketing unit in any organization plays a significant role in relation to the financial, sales, and sales management departments.

Marketing collaborates with the finance department to determine the advertising budget and promote products. Also, marketing can help the finance department to have a better understanding of the market and customer needs.

The marketing department collaborates with sales engineering to develop and improve products. These two departments work together to create products that meet customer needs.

Sales managers also collaborate with marketing to develop sales strategies and conduct more effective marketing. Marketing can help sales managers identify target customers and create more effective advertising for them.

A marketing unit may include various individuals and roles. These roles can include a marketing manager, marketing specialists, market analysts, advertising managers, sales managers, product managers, and public relations managers. Each of these individuals has their specific role in the marketing team and collaborates to achieve the organization's marketing goals.

View all 4 questions
stars icon Ask AI
info icon
resource image
resource image

Шаблон

Чтобы проиллюстрировать, как использовать этот Организатор мероприятий, мы рассмотрим разные разделы его:

  1. Бюджет. Шаблон включает специальный раздел для создания и управления вашим бюджетом. Составьте список и сравните различные услуги, чтобы определить лучшие варианты и отслеживать, какие поставщики были оплачены или нет.
  2. Управление гостями. Шаблон помогает категоризировать гостей, отслеживать их статус RSVP и даже распределять места, что можно оценить в отдельной вкладке таблицы. Для мероприятий, связанных с продажей билетов, шаблон предлагает функцию назначения типов билетов гостям и расчета полученной выручки.
  3. День мероприятия. Шаблон предлагает таблицы для структурирования программы мероприятия и задач. Используйте их для контроля над всеми активностями для успешного проведения мероприятия.
  4. Панель управления. Шаблон собирает данные со всех разделов, чтобы помочь вам в процессе организации и планирования мероприятия. Представления помогают отслеживать бюджет, сравнивать услуги, контролировать посещаемость гостей и многое другое. Также предоставляется полный набор диаграмм для оценки результатов мероприятия в отношении расходов, выручки и прибыли.
stars icon Ask AI
info icon

Чтобы узнать больше о функциях и возможностях нашего Организатор мероприятий, продолжайте чтение. Мы поделимся полным руководством по шаблону с дополнительными советами о том, как планировать и организовывать мероприятие с помощью доступных инструментов.

Download and customize this and 500+ other business templates

Start here ⬇️

Voila! You can now download this Spreadsheet

Download

Содержание

Организация мероприятия

Шаблон предоставляет вкладку для организации основных услуг для мероприятия. В таблице 'Услуги' перечислите все доступные варианты и определите наиболее подходящий для ваших требований.Кроме того, эта таблица позволяет классифицировать услуги по категориям, стадиям переговоров, приоритетам и другим критериям.

stars icon
1 questions and answers
info icon

Fashion cards, also known as trend cards, are tools used in the fashion industry to predict and showcase new trends. These cards typically include colors, textures, patterns, styles, and materials that will be popular in future fashion seasons. These cards are very useful for fashion designers, buyers, manufacturers, and sellers as they allow them to familiarize themselves with new fashion trends and design their products based on them.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

Например, организация свадьбы, которой требуется красивое место проведения. Чтобы записать это, введите "Место проведения" в поле 'Услуга' вместе с интересующей компанией и ее контактными данными. Затем выберите категорию, текущую стадию переговоров, приоритет услуги и общую стоимость. Последующие поля облегчают сравнение различных услуг. Если вы не уверены, стоит ли нанимать определенную услугу, измените 'Статус контракта' на 'Открытый'. Теперь, если вы решили продолжить с услугой, измените 'Статус контракта' на 'Закрытый'. После оплаты используйте поле 'Статус оплаты', чтобы отметить его как оплаченный.

stars icon Ask AI
info icon

Перечислите все услуги, которые вы рассматривали или с которыми связывались для вашего мероприятия. Сравнение также интегрируется в панель инструментов с ключевым компонентом - бюджетом.

Бюджет мероприятия

Также важно отличать оценочные затраты от фактических. Таким образом, создается четкая финансовая дорожная карта, чтобы гарантировать, что мероприятие остается в пределах установленного бюджета. Шаблон позволяет вам назначить бюджет для каждой основной категории услуг для мероприятия. Во вкладке 'Поля' установите категории, которые требуются для мероприятия, такие как "Еда и напитки", "Развлечения" или "Аренда". Затем укажите бюджет для каждой категории.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

Когда вы добавляете услугу на вкладке 'Услуги', шаблон автоматически сравнивает расходы с заранее установленным бюджетом. Это сравнение, которое отображает общий бюджет по сравнению с фактической стоимостью мероприятия, появляется на панели управления - о которой мы подробно расскажем позже.

Приоритеты бюджета

Как уже упоминалось, шаблон позволяет приоритизировать услуги, что облегчает сравнение и распределение бюджета. Выберите приоритет услуги на вкладке 'Услуги', и шаблон назначит цвет с помощью 'условного форматирования'. Вы можете изменить эти цвета для настройки.

resource image

В формате Excel:

  1. Нажмите на любое поле приоритета и перейдите в 'Главное' в строке меню;
  2. Нажмите на Условное форматирование > Управление правилами > Выберите правило > Редактировать правило
  3. Выберите цвет, который вы хотите отобразить вместо и нажмите 'ОК'.

В версии Google Sheets:

  1. Перейдите в 'Формат' в строке меню
  2. Выберите Условное форматирование > Цветовая шкала
  3. Выберите правило в боковой панели
  4. Выберите желаемый цвет и нажмите 'Готово'

Возможно применить этот процесс к другим полям, которые используют условное форматирование.

Список гостей

Мы уже рассмотрели, как категоризировать расходы на мероприятие. Однако есть и другие важные аспекты. Например, в случае свадьбы критически важно знать статус RSVP каждого гостя и его место за столом. Для конференции могут быть важны продажи билетов. Этот шаблон учитывает обе ситуации во вкладке 'Список гостей'.

stars icon Ask AI
info icon

Для свадеб добавьте гостя, введя его имя и контактные данные. Дальше детали зависят от типа мероприятия. Сортируйте и категоризируйте гостей по 'Типу гостя', 'Возрастной группе' и их 'Участию в мероприятии' - эти поля можно настроить по необходимости. Если мероприятие требует других категорий, их можно настроить на вкладке 'Поля'.

stars icon Ask AI
info icon

Вернувшись к шаблону, вы можете обновить статус RSVP гостя (т.е., нет, возможно, да или нет ответа), чтобы контролировать и наблюдать за посещаемостью. Функция 'Назначить стол' помогает распределить места для свадеб или подобных мероприятий. Выберите стол, за которым будут сидеть гости, и организуйте их по разным категориям, каждая из которых представлена уникальным цветом. Вы можете создать столы для семьи, друзей, коллег по работе или любых других групп, которые требует мероприятие. Эта функция будет необходима для вида 'Схема столов', о котором мы обсудим позже.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

Теперь, в сценарии конференции, вы можете добавить того же гостя, что и раньше.Чтобы категоризировать их, используйте те же категории или откорректируйте их, чтобы лучше отражать событие, например, указав профессиональную область гостя. Если продажа билетов является частью конференции, выберите тип билета, который приобрел каждый гость. Типы билетов можно настроить на вкладке 'Fields', и каждому можно установить предустановленную цену. Как только билет назначен, отметьте его как 'оплаченный', и шаблон автоматически учтет его в доходах от мероприятия.

stars icon Ask AI
info icon

Интересной особенностью этой функции является ее адаптивность для свадеб. Хотя продажа билетов для свадеб не является типичной, пожертвования и подарки распространены. Используйте функцию продажи билетов для управления и мониторинга этих взносов. При настройке категорий билетов включите варианты для пожертвований или подарков, чтобы отслеживать общую сумму взносов, когда они распределены по гостям.

stars icon Ask AI
info icon

Таблица мест

Наш Организатор мероприятий имеет специальную вкладку для мероприятий с назначением мест за столами. Вкладка 'Таблица мест' представляет собой полную схему столов и соответствующих им гостей. Каждый цвет представляет разные категории столов. Схема также выделяет гостей в зависимости от их статуса RSVP: красный указывает на неподтвержденных гостей, а черный - на подтвержденных.

stars icon Ask AI
info icon

Шаблон автоматически создает эту схему на основе информации из предыдущих вкладок, например, когда мы добавили гостя на вкладку 'Список гостей' и назначили ему стол. Значения в поле 'Назначить стол' можно откорректировать на вкладке 'Fields'.Вы можете создавать различные категории таблиц, каждая из которых имеет свой цветовой код, и назначать их определенным таблицам. Также возможно редактировать названия таблиц, если требуется больше настройки.

stars icon Ask AI
info icon

После организации настройки таблицы, функция во вкладке 'Список гостей' станет доступной для использования. Поскольку таблицы назначены, вид во вкладке 'Схема таблицы' автоматически создается с той же цветовой координацией, что и на предыдущих вкладках.

resource image

Эта функция очень полезна для свадебного сценария, чтобы визуализировать расположение мест и узнать, кто уже подтвердил свое присутствие. Однако она также может быть использована для других целей. Например, на конференции можно использовать эту функцию для распределения гостей по определенным комнатам, аудиториям и другим пространствам. Измените названия таблиц и категории по мере необходимости, и схема таблицы может быть использована так же. Будьте творческими, и возможности бесконечны.

stars icon Ask AI
info icon

Макет также оптимизирован для экспорта в PDF, чтобы помочь в его распространении.

В Excel:

  1. Перейдите в 'Файл' на панели меню.
  2. Выберите 'Экспорт', затем выберите 'Создать документ PDF/XPS'.
  3. Нажмите 'Создать PDF/XPS' и выберите, где сохранить ваш файл.

В Google Sheets:

  1. Перейдите в 'Файл' на панели меню.
  2. Наведите курсор на 'Скачать', затем выберите 'Документ PDF'.
  3. Настройте параметры по мере необходимости и нажмите 'Скачать'.

Следуя этим шагам, PDF-файл с таблицей будет готов к отправке и обмену.

День мероприятия

День мероприятия - это когда все должно проходить по плану. Шаблон содержит специальную вкладку для организации и планирования повестки дня мероприятия. Вы можете перечислить задачи, делегировать их разным людям, установить время начала и окончания, а также определить приоритеты.

resource image

Наш Организатор мероприятий также предлагает разбивку повестки дня по часам, если требуется более подробный список. Назначьте задачи отдельным лицам и спланируйте деятельность на день, места и обязанности. Шаблон предусматривает место для шести разных повесток дня, чтобы вы могли отслеживать и контролировать ход событий.

Эти инструменты могут быть полезны в различных сценариях мероприятий. Для конференций эта функция гарантирует, что выступления, сессии и перерывы проходят без сбоев. Назначьте комнаты для определенных сессий, выделите время для общения, и убедитесь, что все логистические аспекты, от регистрации до заключительных слов, налажены. Теперь, для свадеб, ритм дня также крайне важен. От начала церемонии, фотосессий и перерывов на еду до последнего танца, каждый момент имеет значение. Делегируя задачи и устанавливая четкие сроки, вы гарантируете, что все будет выполнено по плану.

stars icon Ask AI
info icon

Кроме того, как и макет таблицы диаграммы можно экспортировать в PDF, возможно преобразовать программу дня мероприятия в формат PDF. Следуйте тем же шагам, что и раньше, и PDF будет доступен для печати, отправки или обмена по желанию.

Панель управления мероприятием

Мы рассмотрели каждый аспект планирования мероприятия, от распределения бюджета до почасовых разбивок. Шаблон объединяет эти данные в панель управления, которая отображает результаты мероприятия и помогает в принятии решений, чтобы обеспечить соблюдение бюджета. Панель управления также включает фильтры для анализа целевых затрат на мероприятие, продаж или прибыли.

stars icon Ask AI
info icon

Услуги и расходы

Первый раздел панели управления - это "Услуги и расходы". Этот раздел содержит всю информацию, связанную с услугами, подробно описанными на вкладке 'Услуги', и первоначальным бюджетом. Диаграммы позволяют отслеживать затраты по различным услугам и облегчают сравнение с установленным бюджетом, учитывая различные приоритеты и категории. Например, в сценарии свадьбы вы можете приоритизировать затраты на место проведения или кейтеринг, в то время как на конференции могут преобладать гонорары спикеров или затраты на технологии.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

Он также позволяет сравнивать детали услуг в рамках одной категории. Выберите нужную категорию, и соответствующие услуги с вкладки 'Услуги' будут автоматически перечислены.Табличный вид и диаграмма предоставляют четкую перспективу затрат и выгод, чтобы поддерживать обоснованные решения, чтобы вы не превысили бюджет.

stars icon Ask AI
info icon

Продажа Билетов

Следующий раздел касается 'Продажи билетов'. Для мероприятий с источниками дохода, например, семинаров, этот раздел подводит итог общим доходам от продажи билетов, используя данные из вкладки 'Список гостей'. В контексте свадьбы, как упоминалось, хотя традиционная продажа билетов может не применяться, этот раздел можно адаптировать для отслеживания подарков или пожертвований и отображать результаты здесь так же. Он также представляет распределение статусов RSVP и рассчитывает количество участников.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

Кроме того, вы можете выбрать желаемое поле для мониторинга на диаграммах из вкладки 'Список гостей'. Эти поля - это те, которые можно настроить в соответствии с требованиями мероприятия. Затем панель инструментов отображает общий доход по каждому полю и указывает, произошла ли оплата.

Анализ Прибыли

Наконец, последний раздел панели инструментов определяет прибыль мероприятия. На основе данных о затратах и доходах, этот раздел представляет диаграммы, которые отображают доходы мероприятия, даже разбивая его на базе каждого гостя. Он отражает полный путь мероприятия. От начальных этапов планирования до окончательных расчетов прибыли, он предлагает четкую картину того, где вы преуспели и где есть возможности для роста.Это также инструмент обучения, чтобы гарантировать, что каждое ваше мероприятие будет лучше предыдущего.

stars icon Ask AI
info icon
resource image

Заключение

Как вы можете видеть, успешное мероприятие - это не только о больших моментах, но и о тонкостях, которые приводят к нему. Неоспоримо, есть много деталей, которые нужно учесть: бюджетирование, управление гостями, повестка дня мероприятия, распределение мест, чтобы назвать лишь некоторые. Но, надеюсь, теперь вы сможете организовать свое следующее мероприятие более бесшовно с помощью этого шаблона, который можно загрузить в Excel или Google Sheets.

stars icon Ask AI
info icon

Дайте нам знать в комментариях, если у вас есть какие-либо советы и трюки по планированию мероприятий, чтобы мы все могли узнать что-то новое из вашего опыта.

Download and customize this and 500+ other business templates

Start here ⬇️

Voila! You can now download this Spreadsheet

Download