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Sinopsis

¿Quiere generar los mayores valores comerciales con el menor tiempo y costo? Incluso un negocio próspero siempre puede encontrar formas de hacer sus procesos más ágiles, rápidos y eficientes.

Esta presentación Optimización de Procesos (Parte 2) incluye plantillas para métodos probados y verdaderos que ayudarán a recortar lo innecesario. Incluye diapositivas para el análisis de causa raíz, identificación de riesgos, matriz de complejidad e incertidumbre, Kaizen, lista de verificación 4M, tablero Andon, Sistema de Producto Toyota, Ciclo Deming, PDCA y muchos más que pueden ser personalizados para diversos entornos de equipo. Veamos cómo estos métodos pueden ser utilizados para mejorar las operaciones existentes.

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Toyota is a prime example of a company that has successfully used the 4M checklist and Andon board for process improvement. The 4M checklist (Man, Machine, Material, Method) is a part of Toyota's Production System. They use it to identify and categorize potential sources of variation in a process. The Andon board, on the other hand, is a visual management tool that highlights the status of operations in real-time and signals any deviations from the norm. Toyota uses it to quickly identify and address issues, thereby reducing downtime and improving overall efficiency.

Some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization include Six Sigma, Lean Manufacturing, and Total Quality Management (TQM). Six Sigma focuses on reducing process variation and enhancing process control, while Lean Manufacturing aims at waste reduction and process flow efficiency. TQM, on the other hand, is a management approach that focuses on long-term success through customer satisfaction.

Global companies like Apple and Google can implement the Toyota Production System (TPS) to improve their operations by adopting its two main principles: Just-In-Time (JIT) and Jidoka. JIT involves producing only what is needed, when it is needed, and in the amount needed, which can help in reducing waste and improving efficiency. Jidoka, on the other hand, empowers employees to stop the production process if a problem is detected, ensuring quality and preventing issues from escalating. Both principles require a culture of continuous improvement and respect for people, which can be cultivated through leadership commitment and employee training.

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Análisis de causa raíz

Diagrama de Ishikawa

Antes de entrar en las metodologías individuales, revisemos las formas en que un equipo de proyecto puede clasificar y planificar los esfuerzos de mejora de procesos. Para empezar, es importante identificar el problema principal y la raíz del mismo. En muchos casos, hay causas más profundas de un problema de lo que sugiere la superficie.

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Coca-Cola and Pepsi have both implemented process optimization in various ways. For instance, Coca-Cola has used process optimization to reduce water usage in their manufacturing process, which not only conserves a valuable resource but also reduces costs. They have also optimized their supply chain to reduce transportation costs and improve efficiency. Pepsi, on the other hand, has used process optimization to improve their product development process. They have implemented a stage-gate process that allows them to evaluate and refine new product ideas more quickly and efficiently. Both companies have seen significant benefits from these optimization efforts.

Global companies like Tesla and Nvidia can consider several alternative strategies to process improvement. One strategy is innovation, where they can focus on creating new processes or significantly improving existing ones. Another strategy is diversification, where they can explore new markets or products to reduce dependence on existing processes. They can also consider collaboration, where they can partner with other companies or institutions to leverage their strengths and compensate for their weaknesses. Lastly, they can consider digital transformation, where they can use technology to automate, streamline, or reinvent their processes.

Companies like Google and Apple can apply process optimization by first identifying the main problem and its root cause. This often involves looking beyond the surface level issues to uncover deeper causes. Once the root cause is identified, they can plan and implement improvement efforts to address these issues. This might involve experimenting with different methodologies and strategies to improve existing operations. The goal is to generate the most business value with the least amount of time and cost.

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El Diagrama de Ishikawa, también conocido como Diagrama de Espina de Pescado, presenta el problema observado en el lado derecho. (Diapositiva 15)

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text] Supongamos que un equipo de fabricación descubre que un cierto porcentaje de producto no pasa la inspección. Con ese problema principal en mente, podemos desglosarlo en componentes individuales del proceso de fabricación a lo largo del cuerpo del diagrama y listar cualquier posible problema bajo cada componente.

Cinco porqués

Otra forma de realizar un análisis de causa raíz es el marco de los 5 Porqués. A diferencia del diagrama de Ishikawa, los 5 Porqués utilizan un enfoque más de arriba hacia abajo. (Diapositiva 16)

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Comience con la gran pregunta haciendo el primer Porqué. Luego, continúe hasta que se hayan hecho cinco Porqués para llegar a los puntos más finos del problema que no eran obvios para usted al principio.

Riesgo del proceso

Identificación de riesgos

Con cualquier plan de cambio, existen riesgos que ya están asociados con el proceso actual, y también riesgos que podrían surgir con los nuevos cambios.

Ya sea que el objetivo sea reducir los riesgos existentes o defender el negocio contra posibles riesgos futuros, es importante exponer las posibilidades para establecer una expectativa factible. (Diapositiva 6)

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Esto también plantea la pregunta de: ¿qué es un intercambio digno? ¿El negocio se alinea más con un enfoque de "alto riesgo, alta recompensa"? ¿O prefiere jugar a lo seguro?

Complejidad e incertidumbre

Relacionado con la gestión de riesgos, mapee cualquier complejidad e incertidumbre implícita en su plan de mejora de procesos en esta matriz. (Diapositiva 5)

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Por ejemplo, para una organización que busca resultados rápidos y de bajo riesgo, podría valer la pena comenzar con procedimientos en el cuadrante inferior izquierdo. Estos son los frutos bajos que no son demasiado complicados de implementar y son bastante predecibles. Con esa combinación, puede ver los resultados rápidamente después de la implementación.

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While specific company names are not mentioned in the content, many organizations across various industries have successfully implemented the low-hanging fruit strategy in process optimization. This strategy involves focusing on easy-to-implement changes that yield significant improvements. For instance, a manufacturing company might streamline its assembly line to reduce waste and increase efficiency, or a retail business might simplify its checkout process to enhance customer experience. These changes, while relatively simple to implement, can have a substantial impact on the organization's overall performance.

Some alternative strategies to process optimization that can yield fast results include Lean Management, Six Sigma, Business Process Reengineering, and Total Quality Management. These strategies focus on eliminating waste, reducing variation, redesigning processes, and improving overall quality respectively. They can be implemented quickly and can yield significant improvements in efficiency and effectiveness.

Global companies like Apple or Google can apply the concept of starting with low-hanging fruits for process optimization by identifying and implementing changes that are relatively simple and can yield immediate results. This could involve streamlining existing procedures, automating repetitive tasks, or eliminating unnecessary steps in a process. By focusing on these low-hanging fruits, these companies can achieve quick wins, which can build momentum and support for further process optimization efforts.

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Mejora continua

Kaizen

Ahora, veamos las herramientas individuales que pueden ser utilizadas a lo largo del ejercicio de optimización de procesos.

Kaizen es una de las herramientas más comunes cuando se trata de mejora de procesos, y por buenas razones. Es el marco que ha traído gran éxito a empresas desde Toyota hasta Nestle.

Kaizen puede visualizarse como una rueda en constante rotación. La palabra clave aquí es "continua". Esto significa que la mejora no se detiene simplemente en el paso número 7. Continúa refinándose y redefiniéndose para lograr resultados aún mejores. (Diapositiva 21)

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Si un equipo tiene un horario de mejora de procesos bien definido, puede editar estos pasos para mostrar fechas específicas o duraciones que correspondan a cada paso del proceso Kaizen.

Lista de verificación 4M

Bajo el marco de Kaizen, la lista de verificación 4M puede ser utilizada para resaltar y seguir detalladamente las tareas en el terreno. Las 4 M's representan: Hombre, Máquina, Material y Método. Permiten a un equipo de proyecto estar consciente de todos los componentes críticos con mayor claridad y organización. (Diapositiva 22)

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Tenga en cuenta que la lista de verificación 4M no discrimina los detalles más finos. Cuando se trata de mejora de procesos, incluso un pequeño detalle puede llevar a ahorros significativos de costos y tiempo. Estas pequeñas mejoras también pueden sumarse cuando ocurren en un entorno de producción de alto volumen.

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Sistema de producción Toyota (TPS)

Las herramientas que acabamos de mencionar pueden ser todas agregadas al Sistema de Producción Toyota, o TPS. Esta es la ideología principal en la que se basa la optimización de procesos. (Diapositiva 29)

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En este gigante, tenemos los objetivos comerciales en la cima de la casa, respaldados por pilares que están hechos de métodos individuales de optimización de procesos, y seguidos por los resultados finales exitosos.

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