Optimisation des processus (Partie 2)

Synopsis

Vous voulez générer le plus de valeurs commerciales avec le moins de temps et de coût possible ? Même une entreprise prospère peut toujours trouver des moyens de rendre ses processus plus légers, plus rapides et plus efficaces.

Cette Optimisation des processus (Partie 2) présentation comprend des modèles de méthodes éprouvées pour aider à éliminer le superflu. Elle comprend des diapositives pour l'analyse des causes profondes, l'identification des risques, la matrice de complexité et d'incertitude, le Kaizen, la liste de contrôle 4M, le tableau Andon, le système de production Toyota, le cycle de Deming, le PDCA, et bien d'autres qui peuvent être personnalisés pour divers environnements d'équipe. Examinons comment ces méthodes peuvent être utilisées pour améliorer les opérations existantes.

Questions and answers

Can you provide real-world examples of companies successfully using the 4M checklist and Andon board for process improvement?

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Toyota is a prime example of a company that has successfully used the 4M checklist and Andon board for process improvement. The 4M checklist (Man, Machine, Material, Method) is a part of Toyota's Production System. They use it to identify and categorize potential sources of variation in a process. The Andon board, on the other hand, is a visual management tool that highlights the status of operations in real-time and signals any deviations from the norm. Toyota uses it to quickly identify and address issues, thereby reducing downtime and improving overall efficiency.

What are some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization?

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Some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization include Six Sigma, Lean Manufacturing, and Total Quality Management (TQM). Six Sigma focuses on reducing process variation and enhancing process control, while Lean Manufacturing aims at waste reduction and process flow efficiency. TQM, on the other hand, is a management approach that focuses on long-term success through customer satisfaction.

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Analyse des causes profondes

Diagramme d'Ishikawa

Avant d'aborder les méthodologies individuelles, examinons les moyens qu'une équipe de projet peut utiliser pour trier et planifier les efforts d'amélioration des processus. Pour commencer, il est important d'identifier le problème principal et sa cause profonde. Dans de nombreux cas, les causes d'un problème sont plus profondes que ce que suggère la surface.

Questions and answers

What role do grassroots movements play in shaping trends in process optimization?

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Grassroots movements play a significant role in shaping trends in process optimization. They often initiate change from the bottom up, identifying inefficiencies in existing processes and advocating for improvements. These movements can bring about innovative solutions that may not be apparent from a top-down perspective. They can also help in identifying the root causes of problems, as they are often closer to the operational issues. Furthermore, grassroots movements can foster a culture of continuous improvement, encouraging everyone within the organization to participate in process optimization.

Can you use analogies or metaphors to explain the concept of triage and planning in process improvement efforts?

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Yes, one can use the analogy of a medical triage. In a medical emergency, doctors perform a triage to prioritize patients based on the severity of their condition. Similarly, in process improvement, teams identify and prioritize problems based on their impact on the business. The planning phase can be compared to a roadmap. Just as a roadmap provides the best route to reach a destination, the planning phase outlines the steps to achieve process improvement goals.

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Le diagramme d'Ishikawa, également connu sous le nom de diagramme en arêtes de poisson, présente le problème observé sur le côté droit. (Diapositive 15)

Les cinq pourquoi

Une autre façon de mener une analyse des causes profondes est le cadre des 5 Pourquoi. Contrairement au diagramme d'Ishikawa, les 5 Pourquoi utilisent une approche plus descendante. (Diapositive 16)

Commencez par la grande question en posant le premier Pourquoi. Puis, continuez jusqu'à ce que cinq Pourquoi aient été posés pour arriver aux points plus fins du problème qui ne vous étaient pas évidents au départ.

Risque de processus

Identification des risques

Avec tout plan de changement, il y a des risques déjà associés au processus actuel, et aussi des risques qui pourraient survenir avec les nouveaux changements.

Que l'objectif soit de réduire les risques existants ou de défendre l'entreprise contre les risques potentiels futurs, il est important de dresser la liste des possibilités pour établir une attente réalisable. (Diapositive 6)

Cela soulève également la question de : quel est un compromis valable ? L'entreprise s'aligne-t-elle plus sur une approche "risque élevé, récompense élevée" ? Ou veut-elle jouer la sécurité ?

Complexité et incertitude

En lien avec la gestion des risques, cartographiez toute complexité et incertitude impliquées par votre plan d'amélioration des processus sur cette matrice. (Diapositive 5)

Par exemple, pour une organisation qui cherche des résultats rapides et à faible risque, il pourrait être intéressant de commencer par les procédures situées dans le quadrant inférieur gauche. Ce sont les fruits à portée de main qui ne sont pas trop compliqués à mettre en œuvre et sont assez prévisibles. Avec cette combinaison, vous pouvez voir les résultats rapidement après la mise en œuvre.

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Amélioration continue

Kaizen

Passons maintenant aux outils individuels qui peuvent être utilisés tout au long de l'exercice d'optimisation des processus.

Le Kaizen est l'un des outils les plus courants en matière d'amélioration des processus, et pour de bonnes raisons. C'est le cadre qui a apporté un grand succès à des entreprises allant de Toyota à Nestlé.

Le Kaizen peut être visualisé comme une roue en perpétuelle rotation. Le mot clé ici est "continu". Cela signifie que l'amélioration ne s'arrête pas simplement à l'étape numéro 7. Elle continue à se raffiner et à se redéfinir pour obtenir de meilleurs résultats. (Diapositive 21)

Si une équipe a un calendrier d'amélioration des processus bien défini, elle peut modifier ces étapes pour montrer des dates ou des durées spécifiques qui correspondent à chaque étape du processus Kaizen.

Liste de contrôle 4M

Dans le cadre du Kaizen, la liste de contrôle 4M peut être utilisée pour mettre en évidence et suivre les tâches détaillées sur le terrain. Les 4 M représentent : l'Homme, la Machine, le Matériel et la Méthode. Ils permettent à une équipe de projet de prendre conscience de tous les composants critiques avec une meilleure clarté et organisation. (Diapositive 22)

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Notez que la liste de contrôle 4M ne fait pas de discrimination contre les détails plus fins. En matière d'amélioration des processus, même un petit détail peut entraîner des économies significatives de coûts et de temps. Ces petites améliorations peuvent également s'accumuler lorsqu'elles se produisent dans un environnement de production à haut volume.

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Système de production Toyota (TPS)

Les outils que nous venons de mentionner peuvent tous être regroupés dans le Système de Production Toyota, ou TPS. C'est l'idéologie principale sur laquelle repose l'optimisation des processus. (Diapositive 29)

Dans cette centrale, nous avons les objectifs commerciaux en haut de la maison, soutenus par des piliers constitués de méthodes individuelles d'optimisation des processus, et suivis par les résultats finaux réussis.