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Sinopse

Quer gerar os maiores valores de negócio com o menor tempo e custo? Mesmo um negócio próspero pode sempre encontrar maneiras de tornar seus processos mais enxutos, rápidos e eficientes.

Esta Otimização de Processos (Parte 2) apresentação inclui modelos para métodos comprovados que ajudam a eliminar o excesso. Inclui slides para análise de causa raiz, identificação de risco, matriz de complexidade e incerteza, Kaizen, checklist 4M, quadro Andon, Sistema de Produção Toyota, Ciclo Deming, PDCA e muitos outros que podem ser personalizados para diversos ambientes de equipe. Vamos revisar como esses métodos podem ser usados para melhorar as operações existentes.

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Toyota is a prime example of a company that has successfully used the 4M checklist and Andon board for process improvement. The 4M checklist (Man, Machine, Material, Method) is a part of Toyota's Production System. They use it to identify and categorize potential sources of variation in a process. The Andon board, on the other hand, is a visual management tool that highlights the status of operations in real-time and signals any deviations from the norm. Toyota uses it to quickly identify and address issues, thereby reducing downtime and improving overall efficiency.

Some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization include Six Sigma, Lean Manufacturing, and Total Quality Management (TQM). Six Sigma focuses on reducing process variation and enhancing process control, while Lean Manufacturing aims at waste reduction and process flow efficiency. TQM, on the other hand, is a management approach that focuses on long-term success through customer satisfaction.

Global companies like Apple and Google can implement the Toyota Production System (TPS) to improve their operations by adopting its two main principles: Just-In-Time (JIT) and Jidoka. JIT involves producing only what is needed, when it is needed, and in the amount needed, which can help in reducing waste and improving efficiency. Jidoka, on the other hand, empowers employees to stop the production process if a problem is detected, ensuring quality and preventing issues from escalating. Both principles require a culture of continuous improvement and respect for people, which can be cultivated through leadership commitment and employee training.

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Análise de causa raiz

Diagrama de Ishikawa

Antes de entrarmos em metodologias individuais, vamos revisar maneiras que uma equipe de projeto pode triar e planejar esforços de melhoria de processo. Para começar, é importante identificar o problema principal e a raiz dele primeiro. Em muitos casos, existem causas mais profundas para um problema do que o que a superfície sugere.

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Coca-Cola and Pepsi have both implemented process optimization in various ways. For instance, Coca-Cola has used process optimization to reduce water usage in their manufacturing process, which not only conserves a valuable resource but also reduces costs. They have also optimized their supply chain to reduce transportation costs and improve efficiency. Pepsi, on the other hand, has used process optimization to improve their product development process. They have implemented a stage-gate process that allows them to evaluate and refine new product ideas more quickly and efficiently. Both companies have seen significant benefits from these optimization efforts.

Global companies like Tesla and Nvidia can consider several alternative strategies to process improvement. One strategy is innovation, where they can focus on creating new processes or significantly improving existing ones. Another strategy is diversification, where they can explore new markets or products to reduce dependence on existing processes. They can also consider collaboration, where they can partner with other companies or institutions to leverage their strengths and compensate for their weaknesses. Lastly, they can consider digital transformation, where they can use technology to automate, streamline, or reinvent their processes.

Companies like Google and Apple can apply process optimization by first identifying the main problem and its root cause. This often involves looking beyond the surface level issues to uncover deeper causes. Once the root cause is identified, they can plan and implement improvement efforts to address these issues. This might involve experimenting with different methodologies and strategies to improve existing operations. The goal is to generate the most business value with the least amount of time and cost.

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O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe, apresenta o problema observado no lado direito. (Slide 15)

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text] Vamos supor que uma equipe de fabricação descobre que uma certa porcentagem do produto falha na inspeção. Com esse problema principal em mente, podemos então dividi-lo em componentes individuais do processo de fabricação ao longo do corpo do diagrama e listar quaisquer possíveis problemas sob cada componente.

Cinco porquês

Outra maneira de conduzir uma análise de causa raiz é a estrutura dos 5 Porquês. Ao contrário do diagrama de Ishikawa, os 5 Porquês usam uma abordagem mais de cima para baixo. (Slide 16)

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Comece com a grande questão fazendo o primeiro Porquê. Em seguida, continue até que cinco Porquês tenham sido feitos para chegar aos detalhes mais finos do problema que não eram óbvios para você no início.

Risco do processo

Identificação de risco

Com qualquer plano de mudança, existem riscos que já estão associados ao processo atual, e também riscos que podem surgir com as novas mudanças.

Seja o objetivo reduzir os riscos existentes ou defender o negócio contra possíveis riscos futuros, é importante apresentar as possibilidades para estabelecer uma expectativa viável. (Slide 6)

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Isso também traz a questão: o que é uma troca digna? O negócio se alinha mais com uma abordagem de "alto risco, alta recompensa"? Ou prefere jogar seguro?

Complexidade e incerteza

Relacionado à gestão de riscos, mapeie qualquer complexidade e incerteza implícita em seu plano de melhoria de processo nesta matriz. (Slide 5)

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Por exemplo, para uma organização que busca resultados rápidos e de baixo risco, pode valer a pena começar com procedimentos no quadrante inferior esquerdo. Estes são os frutos de fácil alcance que não são muito complicados de implementar e são bastante previsíveis. Com essa combinação, você pode ver os resultados rapidamente após a implementação.

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While specific company names are not mentioned in the content, many organizations across various industries have successfully implemented the low-hanging fruit strategy in process optimization. This strategy involves focusing on easy-to-implement changes that yield significant improvements. For instance, a manufacturing company might streamline its assembly line to reduce waste and increase efficiency, or a retail business might simplify its checkout process to enhance customer experience. These changes, while relatively simple to implement, can have a substantial impact on the organization's overall performance.

Some alternative strategies to process optimization that can yield fast results include Lean Management, Six Sigma, Business Process Reengineering, and Total Quality Management. These strategies focus on eliminating waste, reducing variation, redesigning processes, and improving overall quality respectively. They can be implemented quickly and can yield significant improvements in efficiency and effectiveness.

Global companies like Apple or Google can apply the concept of starting with low-hanging fruits for process optimization by identifying and implementing changes that are relatively simple and can yield immediate results. This could involve streamlining existing procedures, automating repetitive tasks, or eliminating unnecessary steps in a process. By focusing on these low-hanging fruits, these companies can achieve quick wins, which can build momentum and support for further process optimization efforts.

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Melhoria contínua

Kaizen

Agora, vamos entrar nas ferramentas individuais que podem ser usadas ao longo do exercício de otimização de processo.

Kaizen é uma das ferramentas mais comuns quando se trata de melhoria de processo, e por boas razões. É o framework que trouxe grande sucesso para empresas de Toyota a Nestlé.

Kaizen pode ser visualizado como uma roda sempre girando. A palavra-chave aqui é "contínua". Isso significa que a melhoria não para simplesmente no passo número 7. Continua a refinar e redefinir para alcançar resultados ainda melhores. (Slide 21)

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Se uma equipe tem um cronograma de melhoria de processo bem definido, pode editar esses passos para mostrar datas específicas ou durações que correspondem a cada passo do processo Kaizen.

Checklist 4M

Sob o framework Kaizen, a checklist 4M pode ser usada para destacar e acompanhar tarefas detalhadas no terreno. Os 4 M's representam: Homem, Máquina, Material e Método. Eles permitem que uma equipe de projeto esteja ciente de todos os componentes críticos com maior clareza e organização. (Slide 22)

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Note que a checklist 4M não discrimina os detalhes mais finos. Quando se trata de melhoria de processo, até mesmo um pequeno detalhe pode levar a economias significativas de custo e tempo. Essas pequenas melhorias também podem se acumular quando ocorrem em um ambiente de produção de alto volume.

Sistema de produção Toyota (TPS)

As ferramentas que acabamos de mencionar podem ser todas agregadas ao Sistema de Produção Toyota, ou TPS. Esta é a principal ideologia em que a otimização de processo é baseada. (Slide 29)

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Nesta potência, temos os objetivos de negócio no topo da casa, suportados por pilares que são feitos de métodos individuais de otimização de processo, e seguidos pelos resultados finais de sucesso.

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