О чем мечтает руководитель проекта? Возможности для более простой организации, повышенной точности оценок, меньшей необходимости в контроле, а также лучшей ответственности и видимости - это общие мечты, согласно многим руководителям проектов. Наша Мечта менеджера проекта презентация может помочь вам отчет о метриках проекта, прогрессе и ключевых показателях эффективности (KPI) удобным способом, поскольку она охватывает все основные этапы проекта и даже упоминает необходимые инструменты для его завершения.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
Бюджеты имеют решающее значение, поскольку они определяют финансирование ваших проектов. С помощью этого слайда вы можете сообщить вашим заинтересованным сторонам о вашей бюджетной таблице. Обязательно упомяните исторические данные и анализ данных и используйте знания ваших экспертов.
Используйте этот слайд, чтобы рассказать о видении проекта "сегодня против завтра". Перечислите все цели, которые ваша команда стремится достичь. Как всегда, убедитесь, что вы устанавливаете конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели.
Используйте этот слайд, чтобы обсудить диаграмму Ганта вашего проекта. Диаграмма Ганта - это надежный способ назначать задачи, определять влияние задержек заранее, улучшать координацию вашей команды, контролировать важные этапы и контролировать рабочий процесс и результаты работы.
Обзор
Руководители проектов наиболее часто сталкиваются со следующими проблемами, согласно инструменту решений по управлению проектами, Hydra:
Планирование и организация – особенно при работе с удаленными фрилансерами и аутсорсинговыми поставщиками, планирование и отслеживание задач может быть сложным. "Организационные инструменты, такие как инструменты для эффективного управления ресурсами или планирования мощностей, помогают гарантировать, что команды остаются на цели и организованы без необходимости постоянного надзора со стороны руководителя проекта или чтобы кто-то должен был помнить каждый делегированный коллеге пункт действия," говорят эксперты.
Точность оценки – точные оценки определяют общую рентабельность проекта и помогают достичь ROI. Для получения точных оценок проекта полагайтесь на свои данные и качество данных.
Постоянная необходимость в отслеживании – сложно следить за каждым членом команды, особенно за теми, кто работает вне офиса, и поставщиками услуг третьих сторон. Эксперты говорят: "Руководители проектов должны обеспечить, чтобы процесс отслеживания стал легким для обращения. [...] Использование онлайн-программного обеспечения для управления проектами может быть активом для этого, позволяя руководителям проектов экономить как время, так и эффективность.
Назначение ответственности – никому не нравится чувствовать себя ответственным за то, что может пойти не так в проекте. Это означает, что у руководителей проектов должна быть способность распределять ответственность среди коллег без возможности недопонимания.
Оценка – оценка должна подкрепляться доказательствами и анализом. Точная оценка роли и работы отдельного человека, подтвержденная достоверным утверждением, является одной из ключевых обязанностей руководителя проекта.
Предоставление обратной связи – предоставление честной обратной связи может быть сложно для руководителей проектов, которые избегают конфликтов. Сказать кому-то, что он должен улучшить свою работу, не просто, и чтобы это было эффективно, это должно быть сделано правильно.
Точность оценки видимости – обладание видимостью ресурсов проекта, отдельных задач и проекта в целом, облегчит работу руководителя проекта. "Наличие отдельного места, где хранится информация, является отличным способом отслеживать прогресс задач и информировать участников об изменениях одновременно," рекомендуют эксперты.
Приложение
Руководитель проекта.com предлагает обзор идеального процесса планирования и выполнения проекта, который включает в себя три основных этапа:
Этап планирования – этот этап требует создания списка задач, составления бюджета, разработки плана управления рисками, построения графика проекта и назначения задач.
Этап выполнения – включает управление задачами, временем, стоимостью, качеством, изменениями, закупками и ресурсами, сотрудничество, мониторинг, контроль и отчетность.
Завершающий этап – последний этап управления проектом связан с передачей результатов, подтверждением завершения, обзором документации, освобождением ресурсов и анализом после завершения проекта.
Статистика
Плохое общение стоит малым предприятиям с числом сотрудников менее 100 человек $420,000 в год, а компаниям с числом сотрудников более 100,000 – более $62 миллионов в год, согласно бизнес-консультанту по программному обеспечению, Saaslist. Команда Saaslist собрала статистику, которая многое говорит о состоянии индустрии управления проектами в 2020 году.Вот основные моменты:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
View all questions
Ask follow up
Проблемы управления проектами стоят бизнесу $109 миллионов за каждый инвестированный в проект $1 миллиард
44% руководителей проектов в настоящее время не используют программное обеспечение для управления проектами
76% руководителей говорят, что гибкие инструменты управления проектами станут новой нормой
Понедельник.com используется более чем 100 000 командами в 201 отраслях
Google, Yelp, Deloitte и Airbnb - все они пользователи Asana
Basecamp превысил три миллиона пользователей в 2020 году
Более 20 000 компаний в настоящее время используют Wrike, включая Hootsuite и L'Oreal
66% компаний, использующих программное обеспечение для управления проектами, завершили проекты в рамках первоначального бюджета, в сравнении с 47% предприятий, работающих без инструмента управления проектами
У одного из шести IT-проектов превышение стоимости составляет 200%
IT-проекты с бюджетом не менее 1 миллиона долларов на 50% чаще не соответствуют бизнес-целям
41% предприятий с высоким уровнем неудач в проектах обвиняют в этом отсутствие участия высшего руководства в управлении проектами
41% организаций, сообщающих о плохом выполнении проектов, говорят, что они не получают достаточной поддержки от управления проектами и спонсоров проектов
Компании, разрабатывающие практики управления проектами, экономят в 28 раз больше денег, чем те, которые этого не делают
47% компаний, использующих программное обеспечение для управления проектами, говорят, что это положительно сказалось на точности оценки стоимости проектов
Программное обеспечение для управления проектами экономит в среднем 498 часов в год для каждого сотрудника
61% компаний, использующих инструменты управления проектами, завершили проекты в срок, в то время как только 41% из тех, кто их не использовал, сделали это
50% руководителей проектов тратят как минимум один полный рабочий деньдень вручную разрабатывают отчеты по ключевым показателям проекта
80% сотрудников тратят половину своей рабочей недели на "переработку" из-за плохой коммуникации
Почти 46% руководителей команд говорят, что соблюдение сроков проекта - их главная проблема
Отслеживание времени - вторая по востребованности функция управления проектами
56% компаний используют только одно программное обеспечение для управления проектами
88% удаленных сотрудников сталкиваются с нестабильным руководством и недопониманием с другими членами команды
83% сотрудников сообщают о чувстве выгорания из-за большого объема электронной почты
73% сотрудников сообщают о выгорании
20% сотрудников называют непосильную рабочую нагрузку основной причиной выгорания
Только 21% компаний имеют стандартизированные системы управления проектами, такие как водопад и гибкие методы
