یک مدیر پروژه از چه چیزی رویا می کند؟ فرصت هایی برای سازماندهی ساده تر، دقت بیشتر در تخمین ها، کمتر نیاز به پیگیری، و مسئولیت پذیری و دیدگاه بهتر از جمله رویاهای رایج هستند، بر اساس نظر بسیاری از مدیران پروژه. ارائه رویای مدیر پروژه ما می تواند به شما کمک کند تا در مورد معیارهای پروژه، پیشرفت و شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs) به طور مناسب گزارش دهید، زیرا تمام مراحل اساسی یک پروژه را پوشش می دهد و حتی ابزارهای ضروری برای اتمام آن را نیز ذکر می کند.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
بودجه ها حیاتی هستند زیرا تامین مالی پروژه های شما را هدایت می کنند. با این اسلاید، شما می توانید جدول بودجه خود را به ذینفعان خود ارائه دهید. حتماً به داده های تاریخی و تجزیه و تحلیل داده ها اشاره کنید و از نظرات کارشناسان خود استفاده کنید.
از این اسلاید برای بحث در مورد دیدگاه "امروز در مقابل فردا" پروژه استفاده کنید. تمام اهدافی را که تیم شما قصد دارد برای دستیابی به آنها فهرست کنید. همیشه اطمینان حاصل کنید که اهدافی که تعیین می کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و زمان بندی شده باشند.
از این اسلاید برای بحث در مورد نمودار گانت پروژه خود استفاده کنید. نمودار گانت راه مطمئنی برای تخصیص وظایف، شناسایی تأثیر تاخیرات در ابتدا، بهبود هماهنگی تیم شما، نظارت بر نقاط عطف و کنترل جریان کار و تحویل ها است.
بررسی کلی
مدیران پروژه بیشترین مشکل را با چالش های زیر دارند، بر اساس ابزار حل مدیریت پروژه، Hydra:
برنامه ریزی و سازماندهی – به خصوص وقتی با فریلنسرهای از راه دور و ارائه دهندگان خدمات خارجی سر و کار دارید، برنامه ریزی و ردیابی وظایف می تواند پیچیده باشد. "ابزارهای سازمانی، مانند ابزارهای مدیریت منابع یا برنامه ریزی ظرفیت، کمک می کنند تا تیم ها بدون نیاز به نظارت مداوم یک مدیر پروژه یا یادآوری هر مورد عملی که به یک همکار واگذار شده است، در هدف بمانند و سازماندهی شوند،" کارشناسان می گویند.
دقت تخمین – تخمین های دقیق میزان سودآوری کلی پروژه را تعیین می کنند و به دستیابی به ROI کمک می کنند. برای تولید تخمین های دقیق پروژه، بر داده های خود و کیفیت داده ها تکیه کنید.
نیاز مداوم به پیگیری – پیگیری هر عضو تیم، به خصوص کسانی که خارج از محل کار کار می کنند و ارائه دهندگان خدمات ثالث، دشوار است. کارشناسان می گویند: "مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که فرآیند پیگیری آسان برای مقابله با آن می شود. [...] استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین می تواند دارایی برای این موضوع باشد، که به مدیران پروژه اجازه می دهد هم زمان و هم کارایی را صرفه جویی کنند."
تخصیص مسئولیت – هیچ کس دوست ندارد که احساس مسئولیت برای چیزهایی کند که می توانند در یک پروژه اشتباه بروند.این بدان معنی است که مدیران پروژه باید توانایی تخصیص مسئولیت به همکاران خود را بدون هیچ گونه اشتباه درکی داشته باشند.
ارزیابی - ارزیابی باید با شواهد و تجزیه و تحلیل های پشتیبانی شود. ارزیابی دقیق نقش و کار فرد با تأیید معتبر یکی از مسئولیت های اصلی مدیر پروژه است.
ارائه بازخورد - ارائه بازخورد صادقانه می تواند برای مدیران پروژه که از مواجهه با مشکلات اجتناب می کنند، دشوار باشد. گفتن به کسی که باید عملکرد خود را بهبود بخشد آسان نیست و برای موثر بودن، باید به شکل صحیح انجام شود.
دقت در تخمین دیداری - داشتن دید از منابع پروژه، وظایف فردی و پروژه در کل، کار مدیر پروژه را آسان تر می کند. "داشتن یک مکان فردی که اطلاعات در آن ذخیره می شود، روش فوق العاده ای برای پیگیری پیشرفت وظایف و اطلاع رسانی به شرکت کنندگان در مورد تغییرات در یک زمان است،" کارشناسان توصیه می کنند.
کاربرد
Projectmanager.com یک بررسی از فرآیند برنامه ریزی و اجرای پروژه کامل را ارائه می دهد، که شامل سه فاز اصلی است:
فاز برنامه ریزی - این فاز نیاز به ایجاد یک لیست وظیفه، تهیه بودجه، توسعه یک برنامه مدیریت ریسک، ساخت برنامه پروژه و تخصیص وظایف دارد.
فاز اجرا - شامل مدیریت وظیفه، زمان، هزینه، کیفیت، تغییر، تهیه و تدارک، همکاری، نظارت، کنترل و گزارشگری است.
فاز بستن - فاز آخر مدیریت پروژه با انتقال تحویل، تأیید اتمام، بررسی اسناد، آزاد کردن منابع و پس از مرگ مواجه است.
آمار
ارتباطات ضعیف کسب و کارهای کوچک با کمتر از 100 کارمند را سالانه 420,000 دلار و شرکت هایی با بیش از 100,000 کارمند - بیش از 62 میلیون دلار در سال، در هر کسب و کار نرم افزار مشاور، Saaslist هزینه می کند. تیم Saaslist آماری را گردآوری کرد که بسیاری از وضعیت صنعت مدیریت پروژه در سال 2020 را نشان می دهد. در اینجا برجسته ها هستند:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
View all questions
Ask follow up
چالش های مدیریت پروژه کسب و کارها را برای هر 1 میلیارد دلار سرمایه گذاری در یک پروژه 109 میلیون دلار هزینه می کند
44٪ از مدیران پروژه در حال حاضر از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده نمی کنند
76٪ از مدیران اجرایی می گویند ابزارهای مدیریت پروژه چابک خواهند بود
دوشنبه.com توسط بیش از 100,000 تیم در 201 صنعت استفاده می شود
Google، Yelp، Deloitte و Airbnb همه کاربران Asana هستند
Basecamp در سال 2020 بیش از سه میلیون کاربر را عبور کرد
بیش از 20,000 شرکت در حال حاضر از Wrike استفاده می کنند، از جمله Hootsuite و L'Oreal
66% شرکت هایی که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند، پروژه ها را در بودجه اصلی خود تکمیل کردند، در مقایسه با 47% کسب و کارهایی که بدون ابزار مدیریت پروژه فعالیت می کنند
یک در شش پروژه IT هزینه بیش از حد 200% دارد
پروژه های IT با بودجه حداقل 1 میلیون دلار 50% بیشتر احتمال دارد که در دستیابی به اهداف تجاری شکست بخورند
41% کسب و کارهایی که نرخ شکست بالایی در پروژه دارند، عدم مشارکت افراد بالادستی در مدیریت پروژه را مقصر می دانند
41% سازمان هایی که عملکرد ضعیف پروژه را گزارش می کنند می گویند که از مدیریت پروژه و حامیان پروژه پشتیبانی کافی نمی گیرند
شرکت هایی که عملیات مدیریت پروژه را توسعه می دهند، 28 برابر پول بیشتری را نسبت به کسانی که این کار را نمی کنند، صرفه جویی می کنند
47% شرکت هایی که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند می گویند که این نرم افزار تاثیر مثبتی بر دقت برآوردهای هزینه پروژه داشته است
نرم افزار مدیریت پروژه در میانگین سالانه 498 ساعت زمان کارمند را صرفه جویی می کند
61% شرکت هایی که از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می کنند، پروژه ها را به موقع تکمیل کردند، در حالی که فقط 41% از کسانی که از آنها استفاده نمی کنند، این کار را انجام دادند
50% مدیران پروژه حداقل یک روز کاری کامل را صرف تهیه دستی به دستی گزارشات KPI پروژه می کنند
80% کارمندان نیمی از هفته کاری خود را بر روی "بازکاری" که ناشی از ارتباطات ضعیف است، صرف می کنند
نزدیک به 46% رهبران تیم می گویند که رسیدن به مهلت های پروژه بزرگترین مشکل آنهاست
ردیابی زمان دومین ویژگی مورد درخواست در مدیریت پروژه است
56% شرکت ها فقط از یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند
88% کارمندان از راه دور با رهبری ناپایدار و ارتباطات نادرست با سایر اعضای تیم روبرو هستند
83% کارمندان گزارش می کنند که از حجم بالای ایمیل ها خسته شده اند
73% کارمندان گزارش می کنند که خستگی کاری دارند
20% کارمندان بار کاری غیرقابل مدیریت را به عنوان علت اصلی خستگی کاری می برند
فقط 21% شرکت ها سیستم های استاندارد مدیریت پروژه مانند waterfall و agile را در محل کار دارند
