एक प्रोजेक्ट मैनेजर का सपना क्या होता है? सरल संगठन के अवसर, अनुमानों की बेहतर सटीकता, अनुसरण करने की कम आवश्यकता, और बेहतर जवाबदेही और दृश्यता, अनुसार कई प्रोजेक्ट मैनेजरों के सामान्य सपने होते हैं। हमारी प्रोजेक्ट मैनेजर का सपना प्रस्तुति आपको प्रोजेक्ट मेट्रिक्स, प्रगति और मुख्य प्रदर्शन सूचकांक (KPIs) पर रिपोर्ट करने में मदद कर सकती है, क्योंकि यह एक प्रोजेक्ट के सभी आवश्यक चरणों को कवर करती है और इसके पूरा होने के लिए आवश्यक उपकरणों का भी उल्लेख करती है।
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
बजट महत्वपूर्ण होते हैं क्योंकि वे आपके प्रोजेक्ट्स की वित्तपोषण को चलाते हैं। इस स्लाइड के साथ, आप अपने स्टेकहोल्डर्स को अपनी बजट तालिका संचारित कर सकते हैं। ऐतिहासिक डेटा और डेटा विश्लेषण का उल्लेख करना सुनिश्चित करें और अपने विशेषज्ञों की अंतर्दृष्टि का उपयोग करें।
इस स्लाइड का उपयोग करें ताकि प्रोजेक्ट के "आज बनाम कल" के दृष्टिकोण के बारे में बात कर सकें। उन सभी लक्ष्यों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आपकी टीम प्राप्त करने की कोशिश कर रही है। हमेशा यह सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य विशिष्ट, मापनीय, प्राप्य, वास्तविक और समय-संवेदनशील हों।
इस स्लाइड का उपयोग करें ताकि अपने प्रोजेक्ट के गैंट चार्ट के बारे में चर्चा कर सकें। गैंट चार्ट एक विश्वसनीय तरीका है कार्यों को सौंपने, देरी के प्रभाव की पहचान करने, अपनी टीम के समन्वय को सुधारने, मील के पत्थरों की निगरानी करने और कार्यप्रवाह और प्रसव को नियंत्रित करने का।
संक्षिप्त विवरण
प्रोजेक्ट मैनेजर्स को Hydra नामक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट समाधान उपकरण के अनुसार, निम्नलिखित चुनौतियों का सामना करना पड़ता है:
योजना बनाना और संगठन – विशेष रूप से दूरस्थ फ्रीलांसर्स और आउटसोर्स प्रदाताओं के साथ काम करते समय, कार्यों की योजना बनाने और उनका पालन करना जटिल हो सकता है। "संगठनात्मक उपकरण, जैसे कि प्रभावी संसाधन प्रबंधन या क्षमता योजना के लिए, यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि टीमें लक्ष्य पर बनी रहें और संगठित रहें, बिना प्रोजेक्ट मैनेजर की निरंतर निगरानी के या किसी को हर कार्रवाई का याद रखने की आवश्यकता हो," विशेषज्ञ कहते हैं।
अनुमान की सटीकता – सटीक अनुमान प्रोजेक्ट की कुल लाभकारिता का निर्धारण करते हैं और ROI प्राप्त करने में मदद करते हैं। सटीक प्रोजेक्ट अनुमान उत्पन्न करने के लिए, अपने डेटा और डेटा की गुणवत्ता पर निर्भर करें।
निरंतर अनुसरण करने की आवश्यकता – टीम के प्रत्येक सदस्य, विशेष रूप से ऑफसाइट काम करने वाले और तीसरे पक्ष के सेवा प्रदाताओं के साथ बने रहना कठिन होता है। विशेषज्ञ कहते हैं: "प्रोजेक्ट मैनेजर्स को यह सुनिश्चित करना होगा कि अनुसरण प्रक्रिया आसान हो। [...] ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का उपयोग इसके लिए एक संपत्ति हो सकता है, जो प्रोजेक्ट मैनेजर्स को समय और कार्यक्षमता दोनों बचाने में मदद करता है।
जिम्मेदारी सौंपना - कोई भी प्रोजेक्ट पर गलत होने वाली चीजों के लिए जिम्मेदार महसूस करना पसंद नहीं करता। इसका मतलब है कि प्रोजेक्ट मैनेजर्स को अपने सहयोगियों को भ्रम के बिना जिम्मेदारी सौंपने की क्षमता होनी चाहिए।
मूल्यांकन - मूल्यांकन को साक्ष्य और विश्लेषण द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। एक व्यक्ति की भूमिका और काम का सटीक मूल्यांकन करना, जिसे विश्वसनीय पुष्टि द्वारा समर्थित किया गया हो, प्रोजेक्ट मैनेजर की प्रमुख जिम्मेदारियों में से एक है।
प्रतिक्रिया देना - सच्ची प्रतिक्रिया देना प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए मुश्किल हो सकता है जो सामना से बचते हैं। किसी को बताना कि उन्हें अपने प्रदर्शन में सुधार करने की आवश्यकता है, आसान नहीं होता, और यदि यह प्रभावी होना है, तो इसे सही तरीके से किया जाना चाहिए।
अनुमान की सटीकता - प्रोजेक्ट संसाधनों, व्यक्तिगत कार्यों और प्रोजेक्ट के रूप में पूरे का दृश्य रखना, प्रोजेक्ट मैनेजर का काम आसान बना देगा। "जानकारी को संग्रहित करने के लिए एक व्यक्तिगत स्थान होना, यह कार्यों की प्रगति का पता लगाने और उसी समय में भाग लेने वालों को परिवर्तनों की सूचना देने का एक शानदार तरीका है," विशेषज्ञ सलाह देते हैं।
अनुप्रयोग
प्रोजेक्टमैनेजर.com एक अद्वितीय परियोजना योजना और कार्यान्वयन प्रक्रिया का अवलोकन प्रदान करता है, जिसमें तीन मुख्य चरण शामिल हैं:
योजना चरण – इस चरण में कार्य सूची बनाने, बजट बनाने, जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करने, परियोजना अनुसूची बनाने और कार्यों को सौंपने की आवश्यकता होती है।
कार्यान्वयन चरण – कार्य, समय, लागत, गुणवत्ता, परिवर्तन, क्रय प्रबंधन, सहयोग, निगरानी, नियंत्रण और रिपोर्टिंग शामिल होती है।
समापन चरण – परियोजना प्रबंधन का अंतिम चरण होता है जिसमें प्रदान की गई वस्तुओं का हस्तांतरण, पूर्णता की पुष्टि, दस्तावेज़ समीक्षा, संसाधनों का विमोचन और पोस्ट-मॉर्टम शामिल होते हैं।
सांख्यिकी
खराब संचार ने 100 से कम कर्मचारियों वाले छोटे व्यवसायों को वर्ष में $420,000 और 100,000 से अधिक कर्मचारियों वाली कंपनियों को वर्ष में $62 मिलियन से अधिक की लागत दी है, व्यापार सॉफ़्टवेयर सलाहकार, Saaslist के अनुसार। Saaslist टीम ने आंकड़े संग्रहित किए हैं जो 2020 में परियोजना प्रबंधन उद्योग की स्थिति के बारे में बहुत कुछ खुलासा करते हैं।यहां उच्चतम बिंदु हैं:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
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प्रोजेक्ट प्रबंधन की चुनौतियां व्यवसायों को हर $1 बिलियन में $109 मिलियन की लागत लगाती हैं
44% प्रोजेक्ट प्रबंधक वर्तमान में प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं कर रहे हैं
76% कार्यकारी अधिकारी कहते हैं कि लचीले प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण नया सामान्य होंगे
सोमवार.com का उपयोग 201 उद्योगों में 100,000 से अधिक टीमों द्वारा किया जाता है
Google, Yelp, Deloitte और Airbnb सभी Asana उपयोगकर्ता हैं
Basecamp ने 2020 में तीन मिलियन उपयोगकर्ताओं को पार कर लिया
वर्तमान में 20,000 से अधिक कंपनियां Wrike का उपयोग कर रही हैं, जिसमें Hootsuite और L'Oreal शामिल हैं
प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाली कंपनियों का 66% अपने मूल बजट के भीतर प्रोजेक्ट पूरा करता है, जबकि प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण के बिना काम करने वाले व्यवसायों का 47%
छः में से एक IT प्रोजेक्ट की लागत 200% से अधिक होती है
कम से कम $1 मिलियन के बजट वाले IT प्रोजेक्ट 50% अधिक संभावना होती है कि वे व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा नहीं कर पाएंगे
उच्च प्रोजेक्ट विफलता दर वाले 41% व्यवसाय प्रोजेक्ट प्रबंधन में उच्चाधिकारियों की कमी को दोषी मानते हैं
खराब प्रोजेक्ट प्रदर्शन की रिपोर्ट करने वाले 41% संगठनों का कहना है कि वे प्रोजेक्ट प्रबंधन और प्रोजेक्ट प्रायोजकों से पर्याप्त समर्थन नहीं प्राप्त करते हैं
प्रोजेक्ट प्रबंधन की प्रथाओं का विकास करने वाली कंपनियां उनके मुकाबले 28 गुना अधिक पैसा बचाती हैं जो ऐसा नहीं करती
प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाली कंपनियों का 47% कहती है कि इसका प्रोजेक्ट लागत अनुमानों की सटीकता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ा है
प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर औसतन रोजगार करने वाले कर्मचारी को प्रति वर्ष 498 घंटे बचाता है
प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करने वाली कंपनियों का 61% प्रोजेक्ट समय पर पूरा करती है, जबकि उनमें से केवल 41% ने ऐसा किया जो उनका उपयोग नहीं कर रहे थे
प्रोजेक्ट प्रबंधकों का 50% कम से कम एक पूर्ण व्यावसायिकप्रोजेक्ट KPI रिपोर्ट्स को मैन्युअली विकसित करने में दिन
80% कर्मचारी अपने कार्य सप्ताह का आधा "पुनः कार्य" पर खर्च करते हैं जो खराब संचार के कारण होता है
लगभग 46% टीम लीडर्स कहते हैं कि प्रोजेक्ट की समय सीमा का पालन करना उनकी सबसे बड़ी समस्या है
समय ट्रैकिंग प्रोजेक्ट प्रबंधन की दूसरी सबसे अधिक मांग की गई सुविधा है
56% कंपनियां केवल एक प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करती हैं
88% दूरस्थ कर्मचारी अस्थिर नेतृत्व और अन्य टीम सदस्यों के साथ संवाद की कमियों का सामना करते हैं
83% कर्मचारी उच्च आवृत्ति के ईमेल से जलन की शिकायत करते हैं
73% कर्मचारी जलन की रिपोर्ट करते हैं
20% कर्मचारी एक असंभालनीय कार्यभार को जलन का नंबर-वन कारण बताते हैं
केवल 21% कंपनियां जैसे कि वॉटरफॉल और एजाइल के साथ मानकीकृत प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रणाली हैं
