Di cosa sogna un project manager? Opportunità per una organizzazione più semplice, maggiore precisione nelle stime, minor necessità di follow-up e una migliore responsabilità e visibilità sono tra i sogni comuni, secondo molti project manager. La nostra presentazione Il Sogno del Project Manager può aiutarti a riportare le metriche del progetto, i progressi e gli Indicatori Chiave di Performance (KPI) in modo conveniente, poiché copre tutte le fasi essenziali di un progetto e menziona anche gli strumenti necessari per il suo completamento.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
I budget sono cruciali perché guidano il finanziamento dei tuoi progetti. Con questa slide, puoi comunicare la tua tabella di budget ai tuoi stakeholder. Assicurati di menzionare i dati storici e l'analisi dei dati e sfrutta le intuizioni dei tuoi esperti.
Usa questa slide per parlare della visione "oggi vs. domani" del progetto. Elenca tutti gli obiettivi che il tuo team sta cercando di raggiungere. Come sempre, assicurati che gli obiettivi che stabilisci siano specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporizzati.
Usa questa slide per discutere il diagramma di Gantt del tuo progetto. Il diagramma di Gantt è un modo affidabile per assegnare compiti, identificare l'impatto dei ritardi in anticipo, migliorare il coordinamento del tuo team, monitorare le pietre miliari e controllare il flusso di lavoro e i deliverable.
Panoramica
I project manager affrontano le seguenti sfide, secondo lo strumento di soluzioni di gestione dei progetti, Hydra:
Pianificazione e organizzazione - specialmente quando si tratta di freelancer remoti e fornitori esternalizzati, pianificare e tenere traccia dei compiti può essere complicato. "Gli strumenti organizzativi, come quelli per una gestione efficace delle risorse o la pianificazione della capacità, aiutano a garantire che i team rimangano concentrati e organizzati senza richiedere la costante supervisione di un project manager o che qualcuno debba ricordare ogni azione delegata a un collega", dicono gli esperti.
Precisione delle stime - stime precise determinano la redditività complessiva del progetto e aiutano a raggiungere il ROI. Per produrre stime di progetto accurate, fai affidamento sui tuoi dati e sulla qualità dei dati.
La costante necessità di follow-up - tenere il passo con ogni membro del team, in particolare quelli che lavorano fuori sede e i fornitori di servizi terzi è complicato. Gli esperti dicono: "I project manager devono garantire che il processo di follow-up diventi facile da gestire. [...] L'uso di software di gestione dei progetti online può essere un vantaggio per questo, permettendo ai project manager di risparmiare sia tempo che efficienza.
Assegnazione di responsabilità - a nessuno piace sentirsi responsabile per le cose che possono andare storte in un progetto. Ciò significa che i project manager devono possedere la capacità di assegnare responsabilità ai loro colleghi senza alcuna possibilità di fraintendimento.
Valutazione - la valutazione deve essere supportata da prove ed analisi. Una valutazione accurata del ruolo e del lavoro di un individuo, supportata da un'affermazione credibile, è una delle principali responsabilità del project manager.
Fornire feedback - fornire un feedback onesto può essere difficile per i project manager che evitano il confronto. Dire a qualcuno che deve migliorare le sue prestazioni non è facile, e per essere efficace, deve essere fatto nel modo giusto.
Visibilità e precisione della stima - avere visibilità delle risorse del progetto, dei singoli compiti e del progetto nel suo insieme, renderà più facile il lavoro del project manager. "Avere un luogo individuale dove le informazioni sono conservate è un modo fantastico per tenere traccia dei progressi dei compiti e informare i partecipanti delle modifiche allo stesso tempo," raccomandano gli esperti.
Applicazione
Projectmanager.com offre una panoramica del processo perfetto di pianificazione ed esecuzione del progetto, che include tre fasi principali:
Fase di Pianificazione – questa fase richiede la creazione di un elenco di compiti, la realizzazione di un budget, lo sviluppo di un piano di gestione del rischio, la costruzione di un programma del progetto e l'assegnazione dei compiti.
Fase di Esecuzione – include la gestione dei compiti, del tempo, dei costi, della qualità, dei cambiamenti, degli acquisti e delle risorse, la collaborazione, il monitoraggio, il controllo e la segnalazione.
Fase di Chiusura – l'ultima fase della gestione del progetto si occupa del trasferimento dei risultati, della conferma del completamento, della revisione della documentazione, del rilascio delle risorse e del post-mortem.
Statistiche
Una cattiva comunicazione costa alle piccole imprese con meno di 100 dipendenti $420,000 all'anno e alle aziende con più di 100,000 dipendenti – oltre $62 milioni all'anno, per consulente di software aziendale, Saaslist. Il team di Saaslist ha messo insieme statistiche che rivelano molto sullo stato dell'industria della gestione dei progetti nel 2020.Ecco i punti salienti:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
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Ask follow up
Le sfide della gestione del progetto costano alle aziende $109 milioni per ogni $1 miliardo investito in un progetto
Il 44% dei project manager non sta attualmente utilizzando software di gestione del progetto
Il 76% degli esecutivi afferma che gli strumenti di gestione del progetto agile saranno la nuova normalità
Lunedì.com è utilizzato da oltre 100.000 team in 201 settori
Google, Yelp, Deloitte e Airbnb sono tutti utenti di Asana
Basecamp ha superato i tre milioni di utenti nel 2020
Oltre 20.000 aziende utilizzano attualmente Wrike, tra cui Hootsuite e L'Oreal
Il 66% delle aziende che utilizzano software di gestione progetti ha completato i progetti entro il budget originale, rispetto al 47% delle imprese che operano senza uno strumento di gestione progetti
Uno su sei progetti IT ha un sovraccosto del 200%
I progetti IT con un budget di almeno $1 milione hanno il 50% in più di probabilità di non raggiungere gli obiettivi aziendali
Il 41% delle aziende con un alto tasso di fallimento dei progetti attribuisce la colpa alla mancanza di coinvolgimento da parte dei vertici nella gestione dei progetti
Il 41% delle organizzazioni che segnalano scarse prestazioni del progetto afferma di non ricevere abbastanza supporto dalla gestione dei progetti e dai promotori del progetto
Le aziende che sviluppano pratiche di gestione progetti risparmiano 28 volte più denaro rispetto a quelle che non lo fanno
Il 47% delle aziende che utilizzano software di gestione progetti afferma che ha avuto un impatto positivo sulla precisione delle stime dei costi del progetto
Il software di gestione progetti risparmia all'impiegato medio 498 ore all'anno
Il 61% delle aziende che utilizzano strumenti di gestione progetti ha completato i progetti in tempo, mentre solo il 41% di quelle che non li utilizzano lo ha fatto
Il 50% dei project manager trascorre almeno un'intera giornata lavorativagiorno sviluppando manualmente i rapporti KPI del progetto
L'80% dei dipendenti trascorre metà della loro settimana lavorativa su "lavori di riparazione" causati da una cattiva comunicazione
Quasi il 46% dei leader di squadra afferma che rispettare le scadenze del progetto è il loro problema più grande
Il monitoraggio del tempo è la seconda caratteristica più richiesta nella gestione dei progetti
Il 56% delle aziende utilizza un solo software di gestione dei progetti
L'88% dei lavoratori remoti affronta una leadership inconsistente e incomprensioni con altri membri del team
L'83% dei dipendenti segnala di sentirsi bruciati da un alto volume di email
Il 73% dei dipendenti segnala l'esaurimento
Il 20% dei dipendenti cita un carico di lavoro ingestibile come la causa principale dell'esaurimento
Solo il 21% delle aziende ha sistemi standardizzati di gestione dei progetti come il waterfall e l'agile in atto
