Do que um gerente de projeto sonha? Oportunidades para uma organização mais simples, melhor precisão nas estimativas, menos necessidade de acompanhamento e melhor responsabilidade e visibilidade estão entre os sonhos comuns, de acordo com muitos gerentes de projeto. Nossa apresentação Sonho do Gerente de Projeto pode ajudá-lo a relatar as métricas do projeto, o progresso e os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) de uma maneira conveniente, pois abrange todas as fases essenciais de um projeto e até menciona as ferramentas necessárias para sua conclusão.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
There are several ways to simplify the organization of a project. These include: using project management software to track progress and manage tasks, breaking down the project into smaller, manageable tasks, setting clear roles and responsibilities for team members, using visual tools like Gantt charts or Kanban boards to visualize the project timeline and progress, and regularly reviewing and adjusting the project plan as necessary.
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Os orçamentos são cruciais porque impulsionam o financiamento de seus projetos. Com este slide, você pode comunicar sua tabela de orçamento aos seus stakeholders. Certifique-se de mencionar dados históricos e análise de dados e aproveitar os insights de seus especialistas.
Use este slide para falar sobre a visão "hoje vs. amanhã" do projeto. Liste todos os objetivos que sua equipe está procurando alcançar. Como sempre, certifique-se de que os objetivos que você define são específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e sensíveis ao tempo.
Use este slide para discutir o gráfico de Gantt do seu projeto. O gráfico de Gantt é uma maneira confiável de atribuir tarefas, identificar o impacto dos atrasos antecipadamente, melhorar a coordenação da sua equipe, monitorar marcos e controlar o fluxo de trabalho e as entregas.
In project management, controlling the workflow and deliverables can be effectively done by using a Gantt chart. This tool allows you to assign tasks, identify the impact of delays early, improve your team's coordination, monitor milestones, and control the workflow and deliverables. It's a reliable way to keep track of the project's progress and ensure that all tasks are completed on time and within the set budget.
You can monitor milestones in project management by using a Gantt chart. It is a reliable way to assign tasks, identify the impact of delays early, improve your team's coordination, monitor milestones and control the workflow and deliverables.
Improving team's coordination in project management can be achieved by using tools like a Gantt chart. This tool helps in assigning tasks, identifying the impact of delays early, monitoring milestones, and controlling the workflow and deliverables. It's a reliable way to improve coordination and ensure that everyone is on the same page regarding the project's progress and expectations.
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Visão geral
Os gerentes de projeto lutam mais com os seguintes desafios, de acordo com a ferramenta de soluções de gerenciamento de projetos, Hydra:
Planejamento e organização – especialmente ao lidar com freelancers remotos e provedores terceirizados, planejar e acompanhar as tarefas pode ser complicado. "Ferramentas organizacionais, como aquelas para gerenciamento eficaz de recursos ou planejamento de capacidade, ajudam a garantir que as equipes permaneçam no alvo e organizadas sem a necessidade constante de supervisão de um gerente de projeto ou de alguém ter que se lembrar de cada item de ação que é delegado a um colega", dizem os especialistas.
Precisão da estimativa – estimativas precisas determinam a lucratividade geral do projeto e ajudam a alcançar o ROI. Para produzir estimativas de projeto precisas, confie em seus dados e na qualidade dos dados.
A necessidade constante de acompanhamento – acompanhar cada membro da equipe, especialmente aqueles que trabalham fora do local e prestadores de serviços terceirizados é complicado. Os especialistas dizem: "Os gerentes de projeto devem garantir que o processo de acompanhamento se torne fácil de lidar. [...] O uso de software de gerenciamento de projetos online pode ser um ativo para isso, permitindo que os gerentes de projeto economizem tempo e eficiência."
Atribuição de responsabilidade – ninguém gosta de se sentir responsável por coisas que podem dar errado em um projeto. Isso significa que os gerentes de projeto devem possuir a habilidade de atribuir responsabilidade a seus colegas sem qualquer chance de mal-entendido.
Avaliação – a avaliação precisa ser apoiada por evidências e análises. A avaliação precisa do papel e do trabalho de um indivíduo respaldada por uma afirmação credível é uma das principais responsabilidades do gerente de projeto.
Fornecimento de feedback – fornecer feedback honesto pode ser difícil para os gerentes de projeto que evitam confrontos. Dizer a alguém que precisa melhorar seu desempenho não é fácil, e para ser eficaz, deve ser feito da maneira certa.
VisibilidadeEstimation accuracy – ter visibilidade dos recursos do projeto, tarefas individuais e do projeto como um todo, tornará o trabalho do gerente de projeto mais fácil. "Ter um local individual onde as informações são armazenadas é uma maneira fantástica de acompanhar o progresso das tarefas e informar os participantes das mudanças ao mesmo tempo", recomendam os especialistas.
The key factors that determine the overall profitability of a project include accurate estimation, effective planning and organization, and efficient follow-up. Accurate estimation is crucial as it determines the return on investment (ROI). Effective planning and organization, especially with remote freelancers and outsourced providers, can ensure teams stay on target without requiring constant supervision. Efficient follow-up with each team member, particularly those working offsite and third-party service providers, is also essential.
Project managers can ensure effective communication with third-party service providers by using organizational tools for effective resource management and capacity planning. These tools help to keep teams organized without requiring constant supervision. Additionally, the use of online project management software can be an asset for easy follow-up with each member of the team, particularly those working offsite and third-party service providers.
Some of the challenges of managing a project with offsite team members include planning and organization, estimation accuracy, and the constant need to follow-up. Planning and organization can be complicated, especially when dealing with remote freelancers and outsourced providers. Precise estimates determine the overall profitability of the project and help to achieve ROI. Keeping up with each member of the team, particularly those working offsite and third-party service providers is tricky.
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Projectmanager.com oferece uma visão geral do processo perfeito de planejamento e execução de projetos, que inclui três fases principais:
Fase de Planejamento – esta fase requer a criação de uma lista de tarefas, a elaboração de um orçamento, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento de riscos, a construção de um cronograma de projeto e a atribuição de tarefas.
Fase de Execução – inclui gestão de tarefas, tempo, custos, qualidade, mudanças, aquisições e recursos, colaboração, monitoramento, controle e relatórios.
Fase de Encerramento – a última fase do gerenciamento de projetos lida com a transferência de entregáveis, confirmação de conclusão, revisão de documentação, liberação de recursos e pós-morte.
Monitoring and controlling tasks in the execution phase of a project is necessary to ensure that the project is on track in terms of time, cost, quality, and resources. It allows for early detection of any issues or deviations from the plan, enabling timely corrective actions. It also facilitates effective collaboration and communication among team members, and provides valuable data for reporting and decision-making.
Collaboration in the execution phase of project management is crucial as it ensures effective task, time, cost, quality, change, procurement and resource management. It facilitates monitoring, control, and reporting, leading to successful project completion.
The closing phase of project management ensures the successful completion of a project by dealing with deliverables transfer, completion confirmation, documentation review, resources release and post-mortem. This phase ensures that all the tasks have been completed, all the deliverables have been handed over, and all the resources have been released. It also involves a review of the project documentation and a post-mortem to learn from the project.
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Estatísticas
A má comunicação custa às pequenas empresas com menos de 100 funcionários $420.000 por ano e às empresas com mais de 100.000 funcionários – mais de $62 milhões por ano, por consultor de software de negócios, Saaslist. A equipe Saaslist reuniu estatísticas que revelam muito sobre o estado da indústria de gerenciamento de projetos em 2020. Aqui estão os destaques:
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Os desafios do gerenciamento de projetos custam às empresas $109 milhões para cada $1 bilhão investido em um projeto
44% dos gerentes de projeto não estão atualmente usando software de gerenciamento de projetos
76% dos executivos dizem que as ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis serão o novo normal
Monday.com é usado por mais de 100.000 equipes em 201 indústrias
Google, Yelp, Deloitte e Airbnb são todos usuários do Asana
Basecamp ultrapassou três milhões de usuários em 2020
Mais de 20.000 empresas atualmente usam Wrike, incluindo Hootsuite e L'Oreal
66% das empresas que usam software de gerenciamento de projetos concluíram projetos dentro de seu orçamento original, em comparação com 47% das empresas que operam sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Um em cada seis projetos de TI tem um custo acima do orçamento de 200%
Projetos de TI com um orçamento de pelo menos $1 milhão têm 50% mais chances de falhar em atender aos objetivos de negócios
41% das empresas com alta taxa de falha de projeto culpam a falta de envolvimento dos superiores no gerenciamento de projetos
41% das organizações que relatam desempenho ruim do projeto dizem que não recebem apoio suficiente do gerenciamento de projetos e dos patrocinadores do projeto
As empresas que desenvolvem práticas de gerenciamento de projetos economizam 28 vezes mais dinheiro do que aquelas que não o fazem
47% das empresas que usam software de gerenciamento de projetos dizem que isso teve um impacto positivo na precisão das estimativas de custo do projeto
O software de gerenciamento de projetos economiza ao funcionário médio 498 horas por ano
61% das empresas que usam ferramentas de gerenciamento de projetos concluíram projetos no prazo, enquanto apenas 41% daquelas que não as usam fizeram
50% dos gerentes de projeto passam pelo menos um dia útil inteiro desenvolvendo manualmente relatórios de KPI de projeto
80% dos funcionários passam metade de sua semana de trabalho em "retrabalho" causado por má comunicação
Quase 46% dos líderes de equipe dizem que cumprir os prazos do projeto é seu maior problema
O rastreamento de tempo é o segundo recurso mais solicitado de gerenciamento de projetos
56% das empresas usam apenas um software de gerenciamento de projetos
88% dos trabalhadores remotos enfrentam liderança inconsistente e falhas de comunicação com outros membros da equipe
83% dos funcionários relatam sentir-se esgotados por um alto volume de e-mails
73% dos funcionários relatam esgotamento
20% dos funcionários citam uma carga de trabalho inadministrável como a principal causa de esgotamento
Apenas 21% das empresas têm sistemas de gerenciamento de projetos padronizados como waterfall e agile em vigor
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