Do que um gerente de projeto sonha? Oportunidades para uma organização mais simples, melhor precisão nas estimativas, menos necessidade de acompanhamento e melhor responsabilidade e visibilidade estão entre os sonhos comuns, de acordo com muitos gerentes de projeto. Nossa apresentação Sonho do Gerente de Projeto pode ajudá-lo a relatar as métricas do projeto, o progresso e os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) de uma maneira conveniente, pois abrange todas as fases essenciais de um projeto e até menciona as ferramentas necessárias para sua conclusão.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
Os orçamentos são cruciais porque impulsionam o financiamento de seus projetos. Com este slide, você pode comunicar sua tabela de orçamento aos seus stakeholders. Certifique-se de mencionar dados históricos e análise de dados e aproveitar os insights de seus especialistas.
Use este slide para falar sobre a visão "hoje vs. amanhã" do projeto. Liste todos os objetivos que sua equipe está procurando alcançar. Como sempre, certifique-se de que os objetivos que você define são específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e sensíveis ao tempo.
Use este slide para discutir o gráfico de Gantt do seu projeto. O gráfico de Gantt é uma maneira confiável de atribuir tarefas, identificar o impacto dos atrasos antecipadamente, melhorar a coordenação da sua equipe, monitorar marcos e controlar o fluxo de trabalho e as entregas.
Visão geral
Os gerentes de projeto lutam mais com os seguintes desafios, de acordo com a ferramenta de soluções de gerenciamento de projetos, Hydra:
Planejamento e organização – especialmente ao lidar com freelancers remotos e provedores terceirizados, planejar e acompanhar as tarefas pode ser complicado. "Ferramentas organizacionais, como aquelas para gerenciamento eficaz de recursos ou planejamento de capacidade, ajudam a garantir que as equipes permaneçam no alvo e organizadas sem a necessidade constante de supervisão de um gerente de projeto ou de alguém ter que se lembrar de cada item de ação que é delegado a um colega", dizem os especialistas.
Precisão da estimativa – estimativas precisas determinam a lucratividade geral do projeto e ajudam a alcançar o ROI. Para produzir estimativas de projeto precisas, confie em seus dados e na qualidade dos dados.
A necessidade constante de acompanhamento – acompanhar cada membro da equipe, especialmente aqueles que trabalham fora do local e prestadores de serviços terceirizados é complicado. Os especialistas dizem: "Os gerentes de projeto devem garantir que o processo de acompanhamento se torne fácil de lidar. [...] O uso de software de gerenciamento de projetos online pode ser um ativo para isso, permitindo que os gerentes de projeto economizem tempo e eficiência."
Atribuição de responsabilidade – ninguém gosta de se sentir responsável por coisas que podem dar errado em um projeto. Isso significa que os gerentes de projeto devem possuir a habilidade de atribuir responsabilidade a seus colegas sem qualquer chance de mal-entendido.
Avaliação – a avaliação precisa ser apoiada por evidências e análises. A avaliação precisa do papel e do trabalho de um indivíduo respaldada por uma afirmação credível é uma das principais responsabilidades do gerente de projeto.
Fornecimento de feedback – fornecer feedback honesto pode ser difícil para os gerentes de projeto que evitam confrontos. Dizer a alguém que precisa melhorar seu desempenho não é fácil, e para ser eficaz, deve ser feito da maneira certa.
VisibilidadeEstimation accuracy – ter visibilidade dos recursos do projeto, tarefas individuais e do projeto como um todo, tornará o trabalho do gerente de projeto mais fácil. "Ter um local individual onde as informações são armazenadas é uma maneira fantástica de acompanhar o progresso das tarefas e informar os participantes das mudanças ao mesmo tempo", recomendam os especialistas.
Aplicação
Projectmanager.com oferece uma visão geral do processo perfeito de planejamento e execução de projetos, que inclui três fases principais:
Fase de Planejamento – esta fase requer a criação de uma lista de tarefas, a elaboração de um orçamento, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento de riscos, a construção de um cronograma de projeto e a atribuição de tarefas.
Fase de Execução – inclui gestão de tarefas, tempo, custos, qualidade, mudanças, aquisições e recursos, colaboração, monitoramento, controle e relatórios.
Fase de Encerramento – a última fase do gerenciamento de projetos lida com a transferência de entregáveis, confirmação de conclusão, revisão de documentação, liberação de recursos e pós-morte.
Estatísticas
A má comunicação custa às pequenas empresas com menos de 100 funcionários $420.000 por ano e às empresas com mais de 100.000 funcionários – mais de $62 milhões por ano, por consultor de software de negócios, Saaslist. A equipe Saaslist reuniu estatísticas que revelam muito sobre o estado da indústria de gerenciamento de projetos em 2020. Aqui estão os destaques:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
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Os desafios do gerenciamento de projetos custam às empresas $109 milhões para cada $1 bilhão investido em um projeto
44% dos gerentes de projeto não estão atualmente usando software de gerenciamento de projetos
76% dos executivos dizem que as ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis serão o novo normal
Monday.com é usado por mais de 100.000 equipes em 201 indústrias
Google, Yelp, Deloitte e Airbnb são todos usuários do Asana
Basecamp ultrapassou três milhões de usuários em 2020
Mais de 20.000 empresas atualmente usam Wrike, incluindo Hootsuite e L'Oreal
66% das empresas que usam software de gerenciamento de projetos concluíram projetos dentro de seu orçamento original, em comparação com 47% das empresas que operam sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Um em cada seis projetos de TI tem um custo acima do orçamento de 200%
Projetos de TI com um orçamento de pelo menos $1 milhão têm 50% mais chances de falhar em atender aos objetivos de negócios
41% das empresas com alta taxa de falha de projeto culpam a falta de envolvimento dos superiores no gerenciamento de projetos
41% das organizações que relatam desempenho ruim do projeto dizem que não recebem apoio suficiente do gerenciamento de projetos e dos patrocinadores do projeto
As empresas que desenvolvem práticas de gerenciamento de projetos economizam 28 vezes mais dinheiro do que aquelas que não o fazem
47% das empresas que usam software de gerenciamento de projetos dizem que isso teve um impacto positivo na precisão das estimativas de custo do projeto
O software de gerenciamento de projetos economiza ao funcionário médio 498 horas por ano
61% das empresas que usam ferramentas de gerenciamento de projetos concluíram projetos no prazo, enquanto apenas 41% daquelas que não as usam fizeram
50% dos gerentes de projeto passam pelo menos um dia útil inteiro desenvolvendo manualmente relatórios de KPI de projeto
80% dos funcionários passam metade de sua semana de trabalho em "retrabalho" causado por má comunicação
Quase 46% dos líderes de equipe dizem que cumprir os prazos do projeto é seu maior problema
O rastreamento de tempo é o segundo recurso mais solicitado de gerenciamento de projetos
56% das empresas usam apenas um software de gerenciamento de projetos
88% dos trabalhadores remotos enfrentam liderança inconsistente e falhas de comunicação com outros membros da equipe
83% dos funcionários relatam sentir-se esgotados por um alto volume de e-mails
73% dos funcionários relatam esgotamento
20% dos funcionários citam uma carga de trabalho inadministrável como a principal causa de esgotamento
Apenas 21% das empresas têm sistemas de gerenciamento de projetos padronizados como waterfall e agile em vigor
