Meeting & Agenda

خلاصہ

"CNBC," کے مطابق 67% ملازمین کا کہنا ہے کہ وہ میٹنگوں میں بہت زیادہ وقت گزارتے ہیں۔ نتیجتاً، وہ پریشان ہوتے ہیں، مقصد کی تعریف کرنے میں مشکل پیش آتی ہے، توجہ ہٹانے والی چیزوں کو ختم کرنے، حصہ لینے کی حوصلہ افزائی کرنے اور خاص طور پر، کارروائی کے منصوبے کے ساتھ ختم کرنے میں مشکلات پیش آتی ہیں۔ اپنی ٹیم کو پریشانی سے بچانے کے لئے، Meeting & Agenda پیش کردہ پیش کش استعمال کریں، جس کا تصمیم خیالات کو رسمی بنانے، بہترین ایجنڈہ تیار کرنے اور اپنی ٹیم کو اعلی سطح کی کارکردگی کی طرف لے جانے میں مدد کرنے کے لئے کیا گیا ہے۔

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Meeting & Agenda' presentation — 26 slides

Meeting & Agenda

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$132

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

سلائیڈ کی خصوصیات

اس سلائیڈ کے ساتھ، واضح طور پر بیان کریں کہ میٹنگ کے اختتام پر کیا توقع کی جاتی ہے۔ اگر فیصلے کرنے ہوں - انہیں سیدھے طریقے سے بیان کریں اور تیار ہوں کیوں انہیں فوری طور پر کیا جانا ضروری ہے۔ یہ آپ کا موقع ہے کہ مقصد اور مقاصد کی وضاحت کریں اور بیان کریں کہ میٹنگ میں کون سے اہم کام ہونے چاہئیں۔

اس سلائیڈ کے ساتھ، آپ اپنی پیش کش کے لئے ایک چیک آف لسٹ بنا سکتے ہیں۔ اس میں مختلف اشیاء شامل ہو سکتی ہیں، جیسے منصوبے، کام، میل کے پتھر، جائزے، رائے دہی، کامیابی کی پیمائش، کارکردگی کے اشارے اور زیادہ۔ فہرست سے چیزوں کو چیک کرنے سے شاید تمام شرکاء کو کامیابی اور پرجوش محسوس ہو۔

اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ نتائج نکالیں، اگلے قدموں کا تعین کریں اور ہر میٹنگ کے اختتام پر کاموں کی تقسیم کریں۔ملاقات کے فوراً بعد ملاقات کے نوٹس میں ترمیم کرنے اور تقسیم کرنے کو نہ بھولیں اور ہر شخص کو اس کام کے لئے مناسب طور پر ٹیگ کریں تاکہ خلفشار، تاخیر اور چیزوں کو نظر انداز کرنے سے بچایا جا سکے۔

جائزہ

ملاقات کے ایجنڈے کے چار بنیادی اقسام ہوتی ہیں:

1. معلوماتی – یہ ایجنڈا ایک مختصر پیش کش پیش کرتا ہے جو حاضرین کو پس منظر کی معلومات فراہم کرتا ہے۔ یہ عموماً اس وقت استعمال ہوتا ہے جب فیصلہ پہلے ہی اوپر سے ہو چکا ہوتا ہے۔ اس صورت میں، ملاقات کے شرکاء صرف معلومات حاصل کرنے، سمجھنے اور پیروی کرنے کے لئے موجود ہوتے ہیں۔
2. مشاورتی – جب فیصلہ ابھی تک نہیں ہوا ہوتا تو یہ ایجنڈا مددگار ہوتا ہے۔ ملاقات کے سربراہ حاضرین سے تجاویز، رائے یا خیالات کی درخواست کر سکتے ہیں۔ یہ ایجنڈا شرکاء کو اپنی فکریات، رائے اور خیالات کو بحث کے موضوعات کے بارے میں ظاہر کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
3. مسئلہ حل کرنے والا – یہ ایجنڈا مسئلہ کا حل نکالنے کے لئے استعمال ہوتا ہے۔ اس صورت میں، پیش کرنے والے کا مقصد حاضرین سے خیالات اور مہارتوں کو جمع کرنا ہوتا ہے۔ یہ ملاقاتیں برین سٹارمنگ سیشنز کے لئے بہترین ہوتی ہیں۔
4. مدد کی درخواست – یہ ایجنڈا زاتی یا پیشہ ورانہ معاملے پر دوسروں سے مدد مانگنے کے لئے بہترین ہوتا ہے۔

درخواست

روجر شوارز، ایک تنظیماتی نفسیاتی، مقرر، قیادتی ٹیم مشاور اور روجر شوارز اور ایسوسی ایٹس کے صدر اور سی ای او نے مندرجہ ذیل اقدامات کی تجویز دی ہے تاکہ ایک موثر میٹنگ کے لئے ایجنڈا تیار کیا جا سکے:

• ٹیم کے رکنوں سے رائے لیں
• وہ موضوعات منتخب کریں جو پوری ٹیم کو متاثر کرتے ہیں
• ایجنڈا کے موضوعات کو ان سوالات کی شکل میں درج کریں جو ٹیم کو جواب دینے کی ضرورت ہوتی ہے
• یہ زکر کریں کہ موضوع کا مقصد معلومات شیئر کرنا، فیصلہ سننے کے لئے رائے لینا یا فیصلہ کرنا ہے
• ہر موضوع کے لئے حقیقت پسندانہ وقت کا تخمینہ لگائیں
• ہر ایجنڈا کے مضمون کو تشخیص کرنے کے لئے ایک عمل کی تجویز کریں
• یہ واضح کریں کہ رکنوں کو میٹنگ کے لئے کیسے تیار ہونا چاہیے
• یہ شناخت کریں کہ ہر موضوع کی قیادت کس کی ذمہ داری ہے
• پہلے موضوع کو "جیسا کہ ضرورت ہو ایجنڈا کا جائزہ لینا اور ترمیم کرنا" بنائیں
• میٹنگ کو "پلس ڈیلٹا" تشخیص کے ساتھ ختم کریں ("پلس ڈیلٹا" ایک تشخیصی تکنیک ہے جو تجربہ یا واقعہ پر رد عمل فراہم کرتی ہے تاکہ مستقبل کی ترمیمات اور بہتری کے لئے خیالات پیدا اور جمع کر سکے).

کون کرتا ہے یہ صحیح

گوگل

اپنی کتاب، "Work Rules!" میں گوگل کے سینئر وائس پریزیڈنٹ آف پیپل آپریشنز، لیزلو بوک، نے شیئر کیا ہے کہ کمپنی میں سب سے زیادہ مؤثر میٹنگز کا اہتمام کرنے کے لئے استعمال ہونے والی تکنیک۔

تکنیک دراصل بہت سادہ ہے: ایک قائد کے طور پر، اپنے ٹیم کے کھلاڑیوں سے سوال کرو کہ وہ میٹنگ کو کس طرح سے سب سے زیادہ مؤثر بنانے کا ارادہ رکھتے ہیں اور پھر میٹنگ کے فورا بعد ان سے پوچھیں کہ ان کے لئے کیا اہم باتیں تھیں۔

بوک لکھتے ہیں: "یہ [..] آپ کے لوگوں کو اپنے آپ کو اپنے آپ کی تجربات کے طور پر استعمال کرنے کی تربیت دیتی ہے، سوالات پوچھتی ہے، نئے طریقے آزماتی ہے، جو کچھ بھی ہوتا ہے اس کا مشاہدہ کرتی ہے، اور پھر دوبارہ کوشش کرتی ہے۔"