Meeting & Agenda

Streszczenie

Według "CNBC," 67% pracowników twierdzi, że spędza zbyt dużo czasu na spotkaniach. W rezultacie czują się rozproszeni, mają trudności z określeniem celu, eliminowaniem rozproszeń, zachęcaniem do udziału i, co najważniejsze, kończeniem z planem działania. Aby oszczędzić swojemu zespołowi stresu, skorzystaj z prezentacji Meeting & Agenda, która ma na celu pomóc sformalizować myśli, opracować optymalną agendę i poprowadzić swój zespół do wyższego poziomu wydajności.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Meeting & Agenda' presentation — 26 slides

Meeting & Agenda

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$132

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Najważniejsze punkty slajdu

Na tym slajdzie jasno określ, czego oczekujesz na koniec spotkania. Jeśli mają być podjęte decyzje - przedstaw je wprost i bądź gotowy podkreślić, dlaczego muszą być podjęte jak najszybciej. To Twoja szansa na wyjaśnienie celu i celów oraz opisanie kluczowych działań, które muszą nastąpić podczas spotkania.

Dzięki temu slajdowi możesz stworzyć listę kontrolną dla swojej prezentacji. Może ona zawierać różne elementy, takie jak projekty, zadania, kamienie milowe, recenzje, dostarczanie informacji zwrotnych, pomiary sukcesu, wskaźniki wydajności i wiele innych. Odhaczanie rzeczy z listy prawdopodobnie sprawi, że wszyscy uczestnicy poczują się spełnieni i zainspirowani.

Użyj tego slajdu, aby podsumować, określić następne kroki i przydzielić zadania na koniec każdego spotkania.Nie zapomnij edytować i rozpowszechniać notatki z posiedzenia krótko po spotkaniu i oznaczać każdą osobę odpowiedzialną za zadanie, aby uniknąć zamieszania, opóźnień i rzeczy, które mogą zostać pominięte.

Przegląd

Istnieją cztery główne typy agendy spotkań:

1. Informacyjna – ta agenda obejmuje krótką prezentację, która dostarcza informacji wstępnych uczestnikom. Zwykle jest używana, gdy decyzja została już podjęta na szczeblu wyższym. W tym przypadku uczestnicy spotkania są obecni, aby się dowiedzieć, zrozumieć i postępować zgodnie z tym.
2. Doradcza – ta agenda jest pomocna, gdy decyzja jeszcze nie została podjęta. Lider spotkania może poprosić o sugestie, opinie lub wkład od uczestników. Ta agenda pozwala uczestnikom wyrazić swoje obawy, opinie i pomysły na temat przedmiotów dyskusji.
3. Rozwiązywanie problemów – ta agenda jest używana do znalezienia rozwiązania problemu. W tym przypadku celem prezentującego jest zebranie pomysłów i wiedzy specjalistycznej od uczestników. Te spotkania są idealne do burzy mózgów.
4. Prośba o pomoc – ta agenda jest świetna do proszenia innych o pomoc w sprawie osobistej lub zawodowej.

Aplikacja

Roger Schwarz, psycholog organizacyjny, mówca, konsultant ds. liderów zespołów i prezes oraz dyrektor generalny Roger Schwarz & Associates, zaleca następujące kroki do zaprojektowania agendy na skuteczne spotkanie:

• Zasięgnij opinii członków zespołu
• Wybierz tematy, które dotyczą całego zespołu
• Wypisz tematy agendy jako pytania, na które zespół musi odpowiedzieć
• Zaznacz, czy celem tematu jest udostępnienie informacji, zasięgnięcie opinii na temat decyzji czy podjęcie decyzji
• Oszacuj realistyczny czas na każdy temat
• Zaproponuj proces rozpatrywania każdego punktu agendy
• Określ, jak członkowie powinni przygotować się do spotkania
• Zidentyfikuj osobę odpowiedzialną za prowadzenie każdego tematu
• Zacznij spotkanie od "przeglądu i modyfikacji agendy w razie potrzeby"
• Zakończ spotkanie oceną "Plus Delta" ("Plus Delta" to technika oceny, która dostarcza informacji zwrotnych na temat doświadczenia lub wydarzenia w celu generowania i zbierania pomysłów na przyszłe modyfikacje i ulepszenia).

Kto robi to dobrze

Google

W swojej książce, "Work Rules!" starszy wiceprezes Google ds. Operacji Personalnych, Laszlo Bock, dzieli się techniką stosowaną w firmie do prowadzenia najbardziej efektywnych spotkań.

Technika jest dość prosta: jako lider, poproś swoich członków zespołu o odpowiedź na pytanie, jak zamierzają sprawić, że spotkanie będzie jak najbardziej efektywne przed jego rozpoczęciem, a następnie zapytaj, jakie były dla nich kluczowe wnioski zaraz po spotkaniu.

Bock pisze: "To [..] uczy twoje osoby, aby używały siebie jako swoich własnych eksperymentów, zadając pytania, próbując nowych podejść, obserwując, co się dzieje, a następnie próbując ponownie."