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Sinopse

Assim que um ou dois participantes "entram" em uma reunião virtual, a produtividade começa a sofrer, porque os participantes frequentemente interpretam reuniões virtuais como uma licença para realizar várias tarefas ao mesmo tempo, relata a "Harvard Business Review". Agora que o trabalho remoto é a nova norma, é especialmente importante realizar reuniões eficazes e proativas. Comunique isso à sua equipe com nosso deck Reuniões Virtuais. Para facilitar a tarefa para você, adicionamos regras simples e instruções técnicas aos slides.

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The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.

Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.

There are several ways to make virtual meetings more engaging and interactive. First, set clear expectations and guidelines for participation. Encourage attendees to turn on their cameras to foster a more personal connection. Use interactive features like polls, quizzes, or breakout rooms to keep attendees involved. Incorporate visual aids like slides or shared documents to keep the meeting focused. Lastly, allow time for questions and discussion to ensure everyone's voice is heard.

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Destaques do slide

Com este slide, compartilhe as regras básicas para todas as reuniões virtuais realizadas em sua empresa, como silenciar microfones quando os membros da equipe não estão falando, ter vídeo ligado ou desligado (dependendo da política da sua empresa), etc.

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Para sua conveniência, ajustamos as fontes para serem maiores do que nossos tamanhos de fonte usuais. Considerando que seu público agora estará visualizando isso em um desktop ou laptop em vez de um projetor de tamanho completo, isso deve melhorar a experiência.

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Informe à sua equipe que eles sempre devem enviar (e receber) uma agenda de reunião com antecedência. Desta forma, todos têm um melhor senso de controle e tempo suficiente para se preparar melhor para a reunião e participar ativamente.

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The success of a virtual meeting can be measured in several ways. One of the most common methods is participant engagement, which can be gauged through the active participation of attendees, their contribution to the discussion, and their understanding of the meeting's objectives. Another way to measure success is by the achievement of the meeting's goals, which should be clearly defined and communicated before the meeting. Additionally, the effectiveness of the meeting's organization, such as adherence to the agenda and time management, can also indicate the meeting's success.

There are several ways to engage team members in a virtual meeting. First, ensure that everyone understands the basic ground rules, such as muting mics when not speaking and having video on or off depending on company policy. Second, send a meeting agenda in advance so everyone can prepare and actively participate. Third, consider using larger fonts for presentations as your audience will be viewing these on a desktop or laptop instead of a full-size projector. Finally, encourage active participation and open communication during the meeting.

The rules of virtual meetings can be adapted for different types of meetings by considering the purpose and participants of the meeting. For instance, a brainstorming session might require everyone to have their video on for better interaction, while a large-scale company update might be more efficient if everyone except the speaker is muted. Additionally, the use of different tools and features can be adapted depending on the meeting type. For example, a training session might make use of screen sharing or whiteboard features, while a project update might require file sharing capabilities.

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Visão geral

Como nossas casas e locais de trabalho estão se fundindo, as fronteiras entre nossas vidas pessoais e profissionais também estão se confundindo. É por isso que é crucial seguir a etiqueta das reuniões virtuais. Uma plataforma de comunicação empresarial, Slack, fornece as seguintes diretrizes para o protocolo de reuniões remotas:

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  • Apresente todos durante a reunião e dê a todos a chance de contribuir
  • Não fique olhando para o seu telefone enquanto outras pessoas estão apresentando
  • Não interrompa outras pessoas quando estão falando (ou tentando falar)
  • Teste toda a tecnologia (incluindo câmera/vídeo, Wi-Fi e compartilhamento de tela) antes da reunião
  • Leia a agenda e venha preparado
  • Não trabalhe em outras tarefas (como verificar e-mail) durante a reunião virtual
  • Desligue todas as notificações e certifique-se de que seu celular está no silencioso
  • Certifique-se de que todos os membros da equipe estão em uma área tranquila, livre de distrações desnecessárias
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Virtual meetings can enhance team collaboration by allowing team members to connect and communicate regardless of their physical location. They can foster a sense of unity and shared purpose, as everyone can contribute their ideas and feedback in real time. Virtual meetings also enable teams to work on tasks together, share screens for demonstrations or presentations, and use various tools for brainstorming and decision-making. However, it's important to ensure that all team members are familiar with the technology used, that they have a quiet and distraction-free environment, and that they are fully engaged in the meeting.

Some tools that can enhance the effectiveness of virtual meetings include video conferencing software like Zoom or Microsoft Teams, collaborative tools like Google Docs or Trello, screen sharing tools, and project management tools like Asana or Slack. It's also beneficial to use a stable and reliable internet connection, a good quality camera and microphone, and a quiet and distraction-free environment.

The effectiveness of virtual meetings can be measured by several factors. These include the level of participation, the clarity of communication, the achievement of meeting objectives, and the technical quality of the meeting. Feedback from participants can also provide valuable insights into the effectiveness of the meeting.

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"Em caso de dúvida, basta praticar a cortesia comum. As pessoas querem ser ouvidas, vistas e respeitadas durante uma reunião online - assim como em qualquer outro lugar", dizem os especialistas do Slack.

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Aplicação

O Slack também oferece um guia abrangente para reuniões remotas.Aqui está o que fazer, diz a equipe do Slack:

  1. Escolha a ferramenta certa para reuniões virtuais – existe uma infinidade de tecnologias disponíveis que facilitam o processo de realização de uma reunião online, tornando-o mais fácil, rápido e colaborativo – a chave é descobrir qual dessas ferramentas é a mais adequada para a sua equipe.
  2. Estabeleça a base para reuniões virtuais bem-sucedidas – isso inclui se sentir à vontade com pessoas que a equipe ainda não conheceu pessoalmente; conhecer outros membros da equipe e suas competências; fazer com que as pessoas se sintam como uma parte igual e integral da conversa; identificar quaisquer problemas potenciais quando se trata de estilos de comunicação ou pontos de vista divergentes antes das reuniões.
  3. Defina uma agenda e concorde com as diretrizes para reuniões remotas – é importante criar uma agenda de reunião clara que inclua: pontos-chave de discussão, estrutura da reunião, membros da equipe ou equipes que estarão presentes, o que cada membro da equipe ou equipe é responsável por trazer para a reunião e quaisquer documentos, arquivos ou pesquisas relevantes.
  4. Manter todos engajados – isso significa reservar um tempo para conversas informais, fazer com que todos se apresentem, atribuir a cada membro uma tarefa, para que ninguém se sinta desconfortável e manter os introvertidos envolvidos.
  5. Acompanhamento – certifique-se de que, após a reunião, todos tenham uma boa ideia sobre as entregas e os próximos passos e entendam quem é responsável por acompanhar cada item ou tarefa, quando as entregas são devidas e quando a próxima reunião ou check-in ocorrerá.
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A team leader can ensure that the meeting ends on time by setting a clear agenda with specific time slots for each topic. This agenda should be shared with all participants before the meeting. The leader should also keep track of the time during the meeting and gently steer the conversation back to the agenda if it strays off topic. Using a timer or alarm can also help keep the meeting on track. Lastly, the leader should encourage participants to keep their comments brief and to the point, and save any off-topic discussions for after the meeting.

There are several ways to handle distractions during a virtual meeting. First, ensure that you have a quiet and comfortable space to attend the meeting. Turn off any unnecessary notifications on your devices. If possible, use headphones to minimize background noise. During the meeting, stay focused on the agenda and participate actively. If you find your attention drifting, take a moment to refocus. It can also be helpful to take short breaks during long meetings to refresh your mind.

A team leader can ensure that the meeting agenda is followed during a virtual meeting by setting a clear agenda that includes key talking points, meeting structure, and responsibilities of each team member. The leader should also ensure that all relevant documents and files are shared in advance. During the meeting, the leader should guide the discussion according to the agenda, manage time effectively, and ensure that everyone is engaged and participates in the discussion.

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Estatísticas

O consultor de comunicação em nuvem, Voip, resumiu as estatísticas mais importantes sobre reuniões virtuais em 2020, que você pode aprender e usar em sua apresentação:

  • A força de trabalho remota global aumentou 140% desde 2005
  • As empresas economizam $11,000 anualmente por funcionário ao usar software de videoconferência
  • Os funcionários economizam em média de $2,000-$7,000 ao usar ferramentas de conferência web que permitem o teletrabalho
  • Ao ajudar a encurtar os prazos do projeto, as ferramentas de chamada de vídeo podem economizar para as empresas de 15%-30% do custo total do projeto
  • A videoconferência pode reduzir os custos de viagem em até 30%
  • A videoconferência reduziu a necessidade de viagens de negócios em 47%
  • 62% das empresas usam três ou mais plataformas de chamada de vídeo
  • O Zoom teve mais de 300 milhões de participantes de reuniões por dia em 2020
  • O Google Meet teve mais de 100 milhões de participantes de reuniões diárias em 2020
  • O Microsoft Teams teve 75 milhões de usuários ativos diariamente em 2020
  • O Cisco WebEx atualmente tem mais de 300 milhões de usuários
  • 55% das empresas permitem o trabalho remoto
  • O trabalho remoto aumentará 77% de 2019-2022
  • O trabalho remoto por projeto aumentará 19% de 2019-2022
  • 30% dos funcionários são trabalhadores remotos em tempo integral
  • 62% dos funcionários trabalham em casa ocasionalmente
  • De 2010-2020, houve um aumento de 400% no número de funcionários que trabalham em casa pelo menos uma vez por semana
  • 77% dos trabalhadores remotos relatam níveis mais altos de produtividade ao trabalhar em casa
  • 23% dos trabalhadores remotos trabalham mais horas em casa do que no escritório
  • 53% dos trabalhadores remotos tiram menos tempo de folga do que os funcionários do escritório
  • 74% dos funcionários dizem que são menos propensos a deixar uma empresa que oferece trabalho remoto
  • 83% da força de trabalho diz que poder trabalhar em casa aumentaria a satisfação no trabalho
  • 73% dos funcionários dizem que seus empregadores exigem colaboração interdepartamental e entre equipes
  • 72% das empresas notam um aumento nas atribuições baseadas em projetos
  • 66% dos funcionários dizem que experimentaram um aumento nas equipes virtuais
  • 72% das empresas relatam um aumento na colaboração com o cliente
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