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सारांश

जैसे ही एक या दो उपस्थितकर्ता वर्चुअल मीटिंग में "डायल इन" करते हैं, उत्पादकता प्रभावित होने लगती है, क्योंकि उपस्थितकर्ताओं अक्सर वर्चुअल मीटिंग को कई कार्यों को साथ साथ करने की अनुमति मानते हैं, "हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू" की रिपोर्ट। अब जब दूरस्थ कार्य नया मानक है, तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि प्रभावी और सक्रिय मीटिंग चलाई जाए। हमारे वर्चुअल मीटिंग्स डेक के साथ अपनी टीम को यह संचारित करें। आपके लिए कार्य को आसान बनाने के लिए, हमने स्लाइडों में सरल नियम और तकनीकी निर्देश जोड़े हैं।

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The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.

Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.

There are several ways to make virtual meetings more engaging and interactive. First, set clear expectations and guidelines for participation. Encourage attendees to turn on their cameras to foster a more personal connection. Use interactive features like polls, quizzes, or breakout rooms to keep attendees involved. Incorporate visual aids like slides or shared documents to keep the meeting focused. Lastly, allow time for questions and discussion to ensure everyone's voice is heard.

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स्लाइड की विशेषताएं

इस स्लाइड के साथ, अपनी कंपनी में आयोजित सभी वर्चुअल मीटिंगों के लिए मूल भूमि नियम साझा करें, जैसे कि टीम के सदस्य बोल नहीं रहे हों तो माइक को म्यूट करना, वीडियो चालू या बंद रखना (आपकी कंपनी की नीति के आधार पर), आदि।

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आपकी सुविधा के लिए, हमने फ़ॉन्ट्स को बड़ा कर दिया है जो हमारे सामान्य फ़ॉन्ट साइज़ से बड़ा है। यदि माना जाए कि अब आपका दर्शक इन्हें पूर्ण आकार के प्रोजेक्टर के बजाय डेस्कटॉप या लैपटॉप पर देखेगा, तो यह अनुभव को बेहतर बनाना चाहिए।

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अपनी टीम को यह बताएं कि उन्हें हमेशा मीटिंग का एजेंडा पहले भेजना (और प्राप्त करना) चाहिए। इस तरह, सभी के पास बेहतर नियंत्रण की भावना होती है और मीटिंग के लिए बेहतर तैयारी करने और सक्रिय रूप से भाग लेने के लिए पर्याप्त समय होता है।

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The success of a virtual meeting can be measured in several ways. One of the most common methods is participant engagement, which can be gauged through the active participation of attendees, their contribution to the discussion, and their understanding of the meeting's objectives. Another way to measure success is by the achievement of the meeting's goals, which should be clearly defined and communicated before the meeting. Additionally, the effectiveness of the meeting's organization, such as adherence to the agenda and time management, can also indicate the meeting's success.

There are several ways to engage team members in a virtual meeting. First, ensure that everyone understands the basic ground rules, such as muting mics when not speaking and having video on or off depending on company policy. Second, send a meeting agenda in advance so everyone can prepare and actively participate. Third, consider using larger fonts for presentations as your audience will be viewing these on a desktop or laptop instead of a full-size projector. Finally, encourage active participation and open communication during the meeting.

The rules of virtual meetings can be adapted for different types of meetings by considering the purpose and participants of the meeting. For instance, a brainstorming session might require everyone to have their video on for better interaction, while a large-scale company update might be more efficient if everyone except the speaker is muted. Additionally, the use of different tools and features can be adapted depending on the meeting type. For example, a training session might make use of screen sharing or whiteboard features, while a project update might require file sharing capabilities.

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संक्षिप्त विवरण

जैसा कि हमारे घर और कार्यस्थल एक साथ मिल रहे हैं, हमारे व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन के बीच की सीमाएं भी धुंधली हो रही हैं। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि हम वर्चुअल मीटिंग्स की शिष्टाचार का पालन करें। एक व्यावसायिक संचार प्लेटफॉर्म, स्लैक, दूरस्थ मीटिंग्स के नियमों के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देश प्रदान करता है:

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  • मीटिंग के दौरान सभी को परिचय दें, और सभी को योगदान देने का मौका दें
  • जब अन्य लोग प्रस्तुत कर रहे हों तो अपने फोन को न देखें
  • जब अन्य लोग बोल रहे हों (या उनका बोलने का प्रयास करें) तो उन्हें न बाधित करें
  • मीटिंग से पहले सभी प्रौद्योगिकी (सहित कैमरा/वीडियो, Wi-Fi, और स्क्रीन शेयरिंग) का परीक्षण करें
  • एजेंडा पढ़ें, और तैयार आएं
  • वर्चुअल मीटिंग के दौरान अन्य कार्यों (जैसे ईमेल चेक करना) पर काम न करें
  • सभी सूचनाएं बंद करें और सुनिश्चित करें कि आपका सेल फोन मौन है
  • सुनिश्चित करें कि सभी टीम सदस्य एक शांत क्षेत्र में हैं जहां अनावश्यक व्यवधान नहीं है
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Virtual meetings can enhance team collaboration by allowing team members to connect and communicate regardless of their physical location. They can foster a sense of unity and shared purpose, as everyone can contribute their ideas and feedback in real time. Virtual meetings also enable teams to work on tasks together, share screens for demonstrations or presentations, and use various tools for brainstorming and decision-making. However, it's important to ensure that all team members are familiar with the technology used, that they have a quiet and distraction-free environment, and that they are fully engaged in the meeting.

Some tools that can enhance the effectiveness of virtual meetings include video conferencing software like Zoom or Microsoft Teams, collaborative tools like Google Docs or Trello, screen sharing tools, and project management tools like Asana or Slack. It's also beneficial to use a stable and reliable internet connection, a good quality camera and microphone, and a quiet and distraction-free environment.

The effectiveness of virtual meetings can be measured by several factors. These include the level of participation, the clarity of communication, the achievement of meeting objectives, and the technical quality of the meeting. Feedback from participants can also provide valuable insights into the effectiveness of the meeting.

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"संदेह होने पर, सामान्य शिष्टाचार का अभ्यास करें। लोगों को सुना, देखा, और सम्मानित महसूस होना चाहिए ऑनलाइन मीटिंग के दौरान - बिल्कुल वैसे ही जैसे वे अन्यत्र भी चाहते हैं," स्लैक के विशेषज्ञ कहते हैं।

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अनुप्रयोग

स्लैक दूरस्थ मीटिंग्स के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका भी प्रदान करता है।यहां क्या करना है, वह Slack टीम कहती है:

  1. सही वर्चुअल मीटिंग टूल चुनें - वहां बहुत सारी तकनीक है जो ऑनलाइन मीटिंग को चलाने की प्रक्रिया को आसान, तेज़ और अधिक सहयोगी बनाती है - मुख्य बात यह है कि इन उपकरणों में से कौन सा आपकी टीम के लिए सही है।
  2. सफल वर्चुअल मीटिंग के लिए आधार तैयार करें - इसमें शामिल है उन लोगों के साथ सहज होना जिनसे टीम ने व्यक्तिगत रूप से मुलाकात नहीं की है; टीम के अन्य सदस्यों और उनकी विशेषज्ञता को जानना; लोगों को महसूस कराना कि वे संवाद का एक समान और अभिन्न हिस्सा हैं; मीटिंगों के आगे किसी भी संभावित समस्याओं की पहचान करना जब बात संवाद शैलियों या भिन्न दृष्टिकोणों की बात होती है।
  3. एक एजेंडा सेट करें और दूरस्थ मीटिंग दिशानिर्देशों पर सहमत हों - यह महत्वपूर्ण है कि एक स्पष्ट मीटिंग एजेंडा बनाया जाए जिसमें शामिल हों: मुख्य बातचीत के बिंदु, मीटिंग की संरचना, वे सदस्य या टीमें जो उपस्थित होंगी, प्रत्येक सदस्य या टीम के लिए क्या लाने की जिम्मेदारी है मीटिंग में और किसी भी संबंधित दस्तावेज़, फ़ाइलें या अनुसंधान।
  4. सभी को सक्रिय रखना - इसका मतलब है सामान्य बातचीत के लिए समय निर्धारित करना, सभी को अपना परिचय देने का समय देना, प्रत्येक सदस्य को एक काम सौंपना, ताकि कोई भी अजीब नहीं महसूस करे और इंट्रोवर्ट्स को शामिल रखना।
  5. अनुसरण - सुनिश्चित करें कि बैठक के बाद सभी को वितरण योग्य और अगले चरणों के बारे में अच्छी समझ हो और समझे कि प्रत्येक मद या कार्य पर अनुसरण करने के लिए कौन जिम्मेदार है, वितरण योग्य कब तक होने चाहिए और अगली बैठक या जांच कब होगी।
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A team leader can ensure that the meeting ends on time by setting a clear agenda with specific time slots for each topic. This agenda should be shared with all participants before the meeting. The leader should also keep track of the time during the meeting and gently steer the conversation back to the agenda if it strays off topic. Using a timer or alarm can also help keep the meeting on track. Lastly, the leader should encourage participants to keep their comments brief and to the point, and save any off-topic discussions for after the meeting.

There are several ways to handle distractions during a virtual meeting. First, ensure that you have a quiet and comfortable space to attend the meeting. Turn off any unnecessary notifications on your devices. If possible, use headphones to minimize background noise. During the meeting, stay focused on the agenda and participate actively. If you find your attention drifting, take a moment to refocus. It can also be helpful to take short breaks during long meetings to refresh your mind.

A team leader can ensure that the meeting agenda is followed during a virtual meeting by setting a clear agenda that includes key talking points, meeting structure, and responsibilities of each team member. The leader should also ensure that all relevant documents and files are shared in advance. During the meeting, the leader should guide the discussion according to the agenda, manage time effectively, and ensure that everyone is engaged and participates in the discussion.

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सांख्यिकी

बादल संचार सलाहकार, Voip, ने 2020 में वर्चुअल मीटिंग्स पर सबसे महत्वपूर्ण सांख्यिकी का सारांश दिया है, जिसे आप सीख सकते हैं और अपने प्रस्तुतिकरण में उपयोग कर सकते हैं:

  • वैश्विक दूरस्थ कार्यबल 2005 के बाद से 140% बढ़ गया है
  • कंपनियां वीडियो सम्मेलन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके प्रति कर्मचारी वार्षिक 11,000 डॉलर बचाती हैं
  • कर्मचारी वेब सम्मेलन उपकरणों का उपयोग करके दूरस्थ रूप से काम करने की अनुमति देकर 2,000-7,000 डॉलर बचाते हैं
  • परियोजना समयरेखाओं को संक्षिप्त करने में मदद करके, वीडियो कॉलिंग उपकरण कंपनियों को कुल परियोजना लागत का 15%-30% बचा सकते हैं
  • वीडियो सम्मेलन यात्रा की लागत को 30% तक कम कर सकता है
  • वीडियो सम्मेलन ने व्यापार यात्रा की आवश्यकता को 47% कम कर दिया है
  • 62% कंपनियां तीन या अधिक वीडियो कॉलिंग प्लेटफॉर्म का उपयोग करती हैं
  • Zoom में 2020 में प्रति दिन 300 मिलियन से अधिक मीटिंग सहभागी थे
  • Google Meet में 2020 में प्रति दिन 100 मिलियन से अधिक दैनिक मीटिंग सहभागी थे
  • Microsoft Teams में 2020 में 75 मिलियन सक्रिय दैनिक उपयोगकर्ता थे
  • Cisco WebEx में वर्तमान में 300 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ता हैं
  • 55% कंपनियां दूरस्थ काम की अनुमति देती हैं
  • 2019-2022 के बीच दूरस्थ काम 77% बढ़ेगा
  • 2019-2022 के बीच दूरस्थ गिग काम 19% बढ़ेगा
  • 30% कर्मचारी पूर्णकालिक दूरस्थ कार्यकर्ता हैं
  • कर्मचारियों का 62% कभी-कभार घर से काम करते हैं
  • 2010-2020 के दौरान, घर से काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या में 400% की वृद्धि हुई है, जो कम से कम एक बार सप्ताह में घर से काम करते हैं
  • दूरस्थ कर्मचारियों में से 77% घर से काम करने पर अधिक उत्पादकता की सूचना देते हैं
  • दूरस्थ कर्मचारियों में से 23% घर से अधिक समय काम करते हैं बनाम दफ्तर में
  • दूरस्थ कर्मचारियों में से 53% दफ्तरी कर्मचारियों की तुलना में कम समय छुट्टी लेते हैं
  • कर्मचारियों में से 74% कहते हैं कि वे एक ऐसी कंपनी को छोड़ने के लिए कम संभावना रखते हैं जो दूरस्थ काम की सुविधा प्रदान करती है
  • कार्यबल का 83% कहता है कि घर से काम करने की क्षमता नौकरी संतोष को बढ़ाने में मदद करेगी
  • कर्मचारियों में से 73% कहते हैं कि उनके नियोक्ता विभागीय और टीम के बीच सहयोग की आवश्यकता रखते हैं
  • व्यवसायों में से 72% ने परियोजना-आधारित कार्यारोपण में वृद्धि की सूचना दी है
  • कर्मचारियों में से 66% कहते हैं कि उन्होंने वर्चुअल टीमों में वृद्धि अनुभव की है
  • कंपनियों में से 72% ने ग्राहक सहयोग में वृद्धि की सूचना दी है
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