Dès qu'un ou deux participants se "connectent" à une réunion virtuelle, la productivité commence à souffrir, car les participants interprètent souvent les réunions virtuelles comme une licence pour effectuer plusieurs tâches à la fois, rapporte le "Harvard Business Review". Maintenant que le travail à distance est la nouvelle norme, il est particulièrement important d'organiser des réunions efficaces et proactives. Communiquez cela à votre équipe avec notre diaporama Réunions Virtuelles. Pour vous faciliter la tâche, nous avons ajouté des règles simples et des instructions techniques aux diapositives.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
There are several ways to make virtual meetings more engaging and interactive. First, set clear expectations and guidelines for participation. Encourage attendees to turn on their cameras to foster a more personal connection. Use interactive features like polls, quizzes, or breakout rooms to keep attendees involved. Incorporate visual aids like slides or shared documents to keep the meeting focused. Lastly, allow time for questions and discussion to ensure everyone's voice is heard.
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Avec cette diapositive, partagez les règles de base pour toutes les réunions virtuelles organisées dans votre entreprise, comme le fait de couper les micros lorsque les membres de l'équipe ne parlent pas, d'avoir la vidéo allumée ou éteinte (selon la politique de votre entreprise), etc.
Pour votre commodité, nous avons ajusté les polices pour qu'elles soient plus grandes que nos tailles de police habituelles. Compte tenu du fait que votre public regardera maintenant ces diapositives sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable plutôt que sur un projecteur de taille normale, cela devrait améliorer l'expérience.
Faites savoir à votre équipe qu'ils devraient toujours envoyer (et recevoir) un ordre du jour de la réunion à l'avance. De cette façon, tout le monde a un meilleur sentiment de contrôle et suffisamment de temps pour mieux se préparer à la réunion et y participer activement.
The success of a virtual meeting can be measured in several ways. One of the most common methods is participant engagement, which can be gauged through the active participation of attendees, their contribution to the discussion, and their understanding of the meeting's objectives. Another way to measure success is by the achievement of the meeting's goals, which should be clearly defined and communicated before the meeting. Additionally, the effectiveness of the meeting's organization, such as adherence to the agenda and time management, can also indicate the meeting's success.
There are several ways to engage team members in a virtual meeting. First, ensure that everyone understands the basic ground rules, such as muting mics when not speaking and having video on or off depending on company policy. Second, send a meeting agenda in advance so everyone can prepare and actively participate. Third, consider using larger fonts for presentations as your audience will be viewing these on a desktop or laptop instead of a full-size projector. Finally, encourage active participation and open communication during the meeting.
The rules of virtual meetings can be adapted for different types of meetings by considering the purpose and participants of the meeting. For instance, a brainstorming session might require everyone to have their video on for better interaction, while a large-scale company update might be more efficient if everyone except the speaker is muted. Additionally, the use of different tools and features can be adapted depending on the meeting type. For example, a training session might make use of screen sharing or whiteboard features, while a project update might require file sharing capabilities.
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Aperçu
Comme nos maisons et nos lieux de travail se confondent, les frontières entre notre vie personnelle et professionnelle s'estompent également. C'est pourquoi il est crucial de suivre l'étiquette des réunions virtuelles. Une plateforme de communication d'entreprise, Slack, fournit les directives suivantes pour le protocole de réunions à distance:
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Présentez tout le monde pendant la réunion et donnez à chacun la possibilité de contribuer
Ne fixez pas votre téléphone pendant que d'autres personnes présentent
N'interrompez pas les autres lorsqu'ils parlent (ou essayez de parler par-dessus eux)
Testez toute la technologie (y compris la caméra/vidéo, le Wi-Fi et le partage d'écran) avant la réunion
Lisez l'ordre du jour et venez préparé
Ne travaillez pas sur d'autres tâches (comme vérifier les emails) pendant la réunion virtuelle
Désactivez toutes les notifications et assurez-vous que votre téléphone portable est en mode silencieux
Assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont dans un endroit calme sans distractions inutiles
Virtual meetings can enhance team collaboration by allowing team members to connect and communicate regardless of their physical location. They can foster a sense of unity and shared purpose, as everyone can contribute their ideas and feedback in real time. Virtual meetings also enable teams to work on tasks together, share screens for demonstrations or presentations, and use various tools for brainstorming and decision-making. However, it's important to ensure that all team members are familiar with the technology used, that they have a quiet and distraction-free environment, and that they are fully engaged in the meeting.
Some tools that can enhance the effectiveness of virtual meetings include video conferencing software like Zoom or Microsoft Teams, collaborative tools like Google Docs or Trello, screen sharing tools, and project management tools like Asana or Slack. It's also beneficial to use a stable and reliable internet connection, a good quality camera and microphone, and a quiet and distraction-free environment.
The effectiveness of virtual meetings can be measured by several factors. These include the level of participation, the clarity of communication, the achievement of meeting objectives, and the technical quality of the meeting. Feedback from participants can also provide valuable insights into the effectiveness of the meeting.
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"En cas de doute, pratiquez simplement la courtoisie commune. Les gens veulent être entendus, vus et respectés lors d'une réunion en ligne - tout comme ils le font partout ailleurs," disent les experts de Slack.
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Slack propose également un guide complet pour les réunions à distance.Voici ce qu'il faut faire, selon l'équipe Slack:
Choisissez le bon outil de réunion virtuelle – il existe de nombreuses technologies qui facilitent, accélèrent et rendent plus collaboratif le processus de conduite d'une réunion en ligne – l'essentiel est de déterminer lequel de ces outils convient à votre équipe.
Posez les bases pour des réunions virtuelles réussies – cela comprend le fait de se sentir à l'aise avec des personnes que l'équipe n'a pas rencontrées en personne; apprendre à connaître les autres membres de l'équipe et leur expertise; faire en sorte que les gens se sentent comme une partie égale et intégrale de la conversation; identifier les éventuels problèmes en matière de styles de communication ou de points de vue divergents avant les réunions.
Établir un ordre du jour et convenir des directives de réunion à distance – il est important de créer un ordre du jour de réunion clair qui comprend : les points de discussion clés, la structure de la réunion, les membres de l'équipe ou les équipes qui seront présents, ce que chaque membre de l'équipe ou équipe est responsable d'apporter à la réunion et tout document, fichier ou recherche pertinent.
Garder tout le monde engagé – cela signifie prendre du temps pour la conversation informelle, faire se présenter tout le monde, attribuer à chaque membre un travail, afin que personne ne se sente mal à l'aise et garder les introvertis impliqués.
Suivi - assurez-vous qu'après la réunion, tout le monde a une bonne idée des livrables et des prochaines étapes et comprend qui est responsable du suivi de chaque élément ou tâche, quand les livrables sont dus et quand la prochaine réunion ou vérification aura lieu.
A team leader can ensure that the meeting ends on time by setting a clear agenda with specific time slots for each topic. This agenda should be shared with all participants before the meeting. The leader should also keep track of the time during the meeting and gently steer the conversation back to the agenda if it strays off topic. Using a timer or alarm can also help keep the meeting on track. Lastly, the leader should encourage participants to keep their comments brief and to the point, and save any off-topic discussions for after the meeting.
There are several ways to handle distractions during a virtual meeting. First, ensure that you have a quiet and comfortable space to attend the meeting. Turn off any unnecessary notifications on your devices. If possible, use headphones to minimize background noise. During the meeting, stay focused on the agenda and participate actively. If you find your attention drifting, take a moment to refocus. It can also be helpful to take short breaks during long meetings to refresh your mind.
A team leader can ensure that the meeting agenda is followed during a virtual meeting by setting a clear agenda that includes key talking points, meeting structure, and responsibilities of each team member. The leader should also ensure that all relevant documents and files are shared in advance. During the meeting, the leader should guide the discussion according to the agenda, manage time effectively, and ensure that everyone is engaged and participates in the discussion.
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Statistiques
Le conseiller en communication cloud, Voip, a résumé les statistiques les plus importantes sur les réunions virtuelles en 2020, que vous pouvez apprendre et utiliser dans votre présentation:
La main-d'œuvre à distance mondiale a augmenté de 140% depuis 2005
Les entreprises économisent 11 000 $ par an par employé en utilisant des logiciels de vidéoconférence
Les employés économisent en moyenne de 2 000 $ à 7 000 $ en utilisant des outils de conférence Web leur permettant de télétravailler
En aidant à raccourcir les délais de projet, les outils d'appel vidéo peuvent permettre aux entreprises d'économiser de 15% à 30% du coût total du projet
La vidéoconférence peut réduire les coûts de déplacement jusqu'à 30%
La vidéoconférence a réduit le besoin de voyages d'affaires de 47%
62% des entreprises utilisent trois plateformes d'appel vidéo ou plus
Zoom a eu plus de 300 millions de participants à des réunions par jour en 2020
Google Meet a eu plus de 100 millions de participants à des réunions quotidiennes en 2020
Microsoft Teams a eu 75 millions d'utilisateurs actifs par jour en 2020
Cisco WebEx compte actuellement plus de 300 millions d'utilisateurs
55% des entreprises permettent le travail à distance
Le travail à distance augmentera de 77% de 2019 à 2022
Le travail à distance en tant que travailleur indépendant augmentera de 19% de 2019 à 2022
30% des employés sont des travailleurs à distance à temps plein
62% des employés travaillent occasionnellement à domicile
De 2010 à 2020, il y a eu une augmentation de 400% du nombre d'employés qui travaillent à domicile au moins une fois par semaine
77% des travailleurs à distance signalent des niveaux de productivité plus élevés lorsqu'ils travaillent à domicile
23% des travailleurs à distance travaillent de plus longues heures à domicile qu'au bureau
53% des travailleurs à distance prennent moins de temps libre que les employés de bureau
74% des employés disent qu'ils sont moins susceptibles de quitter une entreprise qui offre du travail à distance
83% de la main-d'œuvre dit que pouvoir travailler à domicile augmenterait la satisfaction professionnelle
73% des employés disent que leurs employeurs exigent une collaboration interdépartementale et inter-équipe
72% des entreprises notent une augmentation des missions basées sur des projets
66% des employés disent avoir constaté une augmentation des équipes virtuelles
72% des entreprises signalent une augmentation de la collaboration avec les clients
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