الملخص
أظهرت دراسة في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا أن معظم المحترفين يعملون في المتوسط 45 عامًا، وبالتالي من المحتمل أن تقضي 22 عامًا في الاجتماعات. إلا إذا قمت بالسيطرة وجعلت كل دقيقة تعد. تأكد من أن اجتماعاتك مثمرة باستخدام عرضنا التقديمي الاجتماع والأجندة (الجزء 2) واستخدمه لتوفير ساعات من العمل لنفسك ولزملائك والوصول دائمًا إلى أهدافك. للحصول على المزيد من خيارات الشرائح، تحقق من [related bracelet="maap1"] الخاص بنا.
التطبيق
يقول ستيفن جي. روجلبرج، أستاذ الجامعة في جامعة نورث كارولينا في شارلوت، أن الاجتماع الفعال يتعلق بالجدول الزمني الصحيح، والجدول الزمني الصحيح يتعلق بطرح الأسئلة الصحيحة قبل وأثناء وبعد الاجتماع. يقترح الإستراتيجيات التالية لتحقيق هذا في مقاله لـ مراجعة هارفارد للأعمال (HBR):
- تصميم أسئلة محددة وتحديدية - تظهر الأبحاث أن الأهداف الصعبة ولكنها قابلة للتحقيق هي أكثر أنواع الأهداف تحفيزًا. "بالمثل، يجب تصميم أسئلة الجدول الزمني لتكون تحديًا، ولكن ليست بعيدة المنال بحيث يفشل الحضور في أخذها على محمل الجد ويشعرون بالإحباط،[/EDQ] يقول روجلبرج.
- التعاون لتحديد ما يهم حقًا - لتحديد الأسئلة الصحيحة، يجب على قائد الاجتماع أولاً توليد الأسئلة المحتملة من وجهة نظره؛ ثم يطلب من الحضور المشاركة في الإدخال أثناء إعداد الجدول. بعد تحديد أسئلة الاجتماع المحتملة الخاصة بك وجمع الرؤى من الحضور، يجب التفكير بعناية في قيمة كل سؤال وأهميته الاستراتيجية، واستبعاد الأسئلة التي هي أقل أهمية.
- امنح الأسئلة الأكثر أهمية الأولوية - تظهر الدراسات أن المحتوى في بداية الجدول يتلقى كميات غير متناسبة من الوقت والاهتمام، بغض النظر عن أهميته، كما يقول روجلبرج. لذا ضع أسئلتك الأكثر جذبًا في بداية الاجتماع. "هذا لن يضمن فقط تغطية القضايا الرئيسية؛ بل هو أيضًا طريقة لجذب انتباه الحضور بسرعة ونقل قيمة الاجتماع. وبينما يكون من الجيد بدء الاجتماع بـ 5 دقائق تقريبًا من الأخبار والملاحظات، بعد انتهاء ذلك، ابدأ في معالجة الأسئلة الأكثر تحديًا وأهمية وإزعاجًا،[/EDQ] كما يوصي.
- تنفيذ الجدول - عندما يتم تحديد أسئلتك، قم بتوزيع جدول الاجتماع مقدمًا، حتى يكون لدى الحضور وقت للتحضير للأسئلة التي سيتم معالجتها في الاجتماع. يشجع روجلبرج أيضًا قادة الاجتماع على تضمين جدول الاجتماع مباشرة في دعوة الاجتماع حتى يكون من السهل العثور عليه؛ ثم تنفيذ الجدول.يقول روجلبرج: "القادة الأكثر نجاحًا لا يعتبرون فقط ما يجب تغطيته في الاجتماع، ولكن أيضًا كيفية تغطية كل بند."
نصائح الخبراء
جمعنا اقتباسات من قادة الأعمال في العالم حول الاجتماعات التي تقدم نصائح رائعة وقابلة للتطبيق:
- إيلون ماسك: – "إذا لم تكن تضيف قيمة إلى الاجتماع، اخرج أو انسحب من المكالمة."
- بيل غيتس: – "لديك اجتماع لاتخاذ قرار، وليس للتحديد على السؤال."
- جيسون فريد: – "يجب أن تكون الاجتماعات مثل الملح - بهار يتم رشه بعناية لتحسين الطبق، وليس يتم صبه بتهور على كل شوكة. الكثير من الملح يدمر الطبق. الكثير من الاجتماعات يدمر الروح المعنوية والدافعية."
- مارك زوكربيرج: – "يطلب من الناس إرسال المواد مسبقًا حتى يمكن [للفريق] استخدام الوقت للمناقشة،" و "[فرق Facebook] تحاول أن تكون واضحة حول [هدفها] عندما [تجلس] لعقد اجتماع - هل [هم] في الغرفة لاتخاذ قرار أم لإجراء مناقشة؟" يقول الرئيس التنفيذي لعمليات Facebook، شيريل ساندبرج.
- سوندار بيتشاي: – "[...] لا أعرف كيف أكون في اجتماع وأشارك وأكون على البريد الإلكتروني في نفس الوقت. أرى بعض الناس يفعلون ذلك بشكل أكثر فعالية. لم أكن أعرف ذلك أبدًا."
- جيف بيزوس: – "[في أمازون]، نقرأ [...] المذكرات، بصمت، خلال الاجتماع. إنها مثل صالة الدراسة. يجلس الجميع حول الطاولة، ونقرأ بصمت، عادةً لمدة نصف ساعة، مهما كان الوقت الذي يستغرقه قراءة الوثيقة. ثم نناقشها."
- تيم كوك: – "كلما طال الاجتماع، كلما قل ما يتم إنجازه."
