Özet
Massachusetts Institute of Technology'nin yaptığı bir çalışma, çoğu profesyonelin ortalama 45 yıl çalıştığını gösteriyor, bu da muhtemelen 22 yılınızı toplantılarda geçireceğiniz anlamına geliyor. Kontrolü elinize alıp her dakikayı değerlendirmeniz gerekiyor. Toplantılarınızın verimli olmasını sağlamak için Toplantı & Gündem (Bölüm 2) sunumumuzu kullanın ve kendiniz ve meslektaşlarınız için saatlerce çalışmayı kurtarın ve her zaman hedeflerinize ulaşın. Daha fazla slayt seçeneği için [related bracelet="maap1"] sunumumuzu kontrol edin.
Uygulama
North Carolina Charlotte Üniversitesi'ndeki Şansölye Profesörü Steven G. Rogelberg, etkili bir toplantının doğru gündemle ilgili olduğunu ve doğru gündemin toplantıdan önce, sırasında ve sonrasında doğru soruları sormakla ilgili olduğunu söylüyor. Harvard Business Review (HBR) için yazdığı makalesinde bunu başarmak için aşağıdaki taktikleri öneriyor:
- Özel ve zorlu sorular tasarlayın - araştırmalar, zor ama ulaşılabilir hedeflerin en motive edici hedef türleri olduğunu gösteriyor. "Benzer şekilde, gündem soruları, katılımcıların onları ciddiye almayıp hayal kırıklığı yaşamadığı, ancak zorlu bir şekilde tasarlanmalıdır," diyor Rogelberg.
- Gerçekten önemli olanı belirlemek için işbirliği yapın - doğru soruları belirlemek için, bir toplantının lideri öncelikle kendi bakış açısından potansiyel sorular oluşturmalı; sonra gündem oluşturulurken katılımcılardan görüş istemelidir. Kendi potansiyel toplantı sorularınız belirlendikten ve katılımcılardan gelen bilgiler toplandıktan sonra, her sorunun değerini ve stratejik önemini dikkatlice düşünün ve daha az önemli olan soruları çıkarın.
- En önemli sorulara öncelik verin - çalışmalar, bir gündemin başındaki içeriğin, önemine bakılmaksızın, orantısız miktarda zaman ve dikkat aldığını göstermektedir, Rogelberg diyor. Bu yüzden en çarpıcı sorularınızı toplantının başına koyun. "Bu sadece ana konuların ele alınmasını garanti etmekle kalmaz; aynı zamanda hızla katılımcıların dikkatini çekme ve toplantının değerini iletmek için de bir yol olacaktır. Ve 5 dakika kadar haber ve notlarla bir toplantıya başlamakta bir sakınca yoktur, ancak bu sona erdikten sonra, en zorlu, önemli ve can sıkıcı soruları ele almak için tüm enerjinizi kullanın," diye öneriyor.
- Gündemi uygulayın - sorularınız sonuçlandığında, toplantı gündemini önceden dağıtın, böylece katılımcıların toplantıda ele alınacak sorular için hazırlanmaları için zamanları olur. Rogelberg ayrıca toplantı liderlerini, toplantı gündemini toplantı davetine dahil etmeye teşvik eder, böylece bulması kolay olur; sonra gündemi uygulayın.Rogelberg diyor ki: "En başarılı liderler sadece bir toplantıda nelerin ele alınması gerektiğini değil, aynı zamanda her bir maddenin nasıl ele alınacağını da düşünürler."
Uzman tavsiyesi
Dünya iş liderlerinden toplantılarla ilgili uygulanabilir, parlak tavsiyeler sunan alıntıları topladık:
- Elon Musk: – "Bir toplantıya değer katmıyorsanız, çıkın veya çağrıyı bırakın."
- Bill Gates: – "Bir soruya karar vermek için değil, bir karar vermek için toplantı yaparsınız."
- Jason Fried: – "Toplantılar tuz gibi olmalıdır - bir yemeği geliştirmek için dikkatlice serpilen bir baharat, her çatal dolusu üzerine dikkatsizce dökülmez. Çok fazla tuz bir yemeği mahveder. Çok fazla toplantı moral ve motivasyonu yok eder."
- Mark Zuckerberg: – "İnsanlardan materyalleri önceden göndermelerini ister, böylece [ekip] zamanı tartışma için kullanabilir," ve "[Facebook] bir toplantıya oturduklarında hedeflerinin ne olduğu konusunda net olmaya çalışır - [onlar] bir karar vermek için mi, yoksa bir tartışma yapmak için mi odadalar?" diyor Facebook'un İcra Kurulu Başkanı Sheryl Sandberg.
- Sundar Pichai: – "[...] Bir toplantıda bulunmayı ve aynı anda e-postada olmayı ve katılmayı bilmiyorum. Bazı insanların bunu daha etkili bir şekilde yaptığını görüyorum. Ben bunu hiçbir zaman tam olarak çözemedim.""
- Jeff Bezos: – "[Amazon'da], toplantı sırasında sessizce [...] metinleri okuruz. Bu bir ders çalışma salonu gibidir. Herkes masanın etrafında oturur ve genellikle yarım saat, belgenin okunması ne kadar sürerse o kadar süre sessizce okuruz. Ve sonra bunu tartışırız."
- Tim Cook: – "Toplantı ne kadar uzun olursa, o kadar az şey başarılır."
