Sammanfattning
En studie från Massachusetts Institute of Technology visade att eftersom de flesta yrkesverksamma arbetar i genomsnitt 45 år, kommer du troligen att tillbringa 22 år i möten. Om du inte tar kontroll och gör varje minut räknas. Se till att dina möten är produktiva med vår Möte & Agenda (Del 2) presentation och använd den för att spara timmar av arbete för dig själv och kollegor och alltid nå dina mål. För ännu fler bildval, kolla in vår [related bracelet="maap1"] deck.
Tillämpning
Steven G. Rogelberg, kanslerprofessor vid University of North Carolina Charlotte, säger att ett effektivt möte handlar allt om rätt agenda, och rätt agenda handlar allt om att ställa rätt frågor före, under och efter mötet. Han föreslår följande taktiker för att uppnå detta i sin artikel för Harvard Business Review (HBR):
- Utforma frågor som är specifika och utmanande – forskning visar att svåra, men uppnåbara mål är de mest motiverande typerna av mål. "På samma sätt bör agendans frågor utformas för att utmana, men inte vara så absurda att deltagarna inte tar dem på allvar och upplever frustration," säger Rogelberg.
- Samarbeta för att identifiera vad som verkligen betyder något – för att identifiera de rätta frågorna bör en mötesledare först generera potentiella frågor utifrån sin synvinkel; sedan be deltagarna om input när agendan skapas. Efter att dina egna potentiella mötesfrågor är definierade och insikterna från deltagarna samlats, reflektera noggrant över varje frågas värde och strategiska betydelse, och uteslut frågor som är mindre viktiga.
- Prioritera de viktigaste frågorna först – studier visar att innehåll i början av en agenda får oproportionerligt mycket tid och uppmärksamhet, oavsett dess betydelse, säger Rogelberg. Så placera dina mest övertygande frågor i början av mötet. "Detta kommer inte bara att garantera täckning av nyckelfrågor; det är också ett sätt att snabbt fånga deltagarnas uppmärksamhet och förmedla mötets värde. Och även om det är bra att starta ett möte med 5 minuter eller så av nyheter och anteckningar, efter det, gå all in på att adressera de mest utmanande, viktiga och förbryllande frågorna," rekommenderar han.
- Genomför agendan – när dina frågor är slutgiltiga, distribuera mötesagendan i förväg, så att deltagarna har tid att förbereda sig för frågorna som ska behandlas på ett möte. Rogelberg uppmuntrar också mötesledare att inkludera mötesagendan direkt i mötesinbjudan så att den är lätt att hitta; sedan genomföra agendan.Rogelberg säger: "De mest framgångsrika ledarna överväger inte bara vad som ska behandlas på ett möte, utan också hur man ska behandla varje punkt."
Expert råd
Vi samlade citat från världens affärsledare om möten som ger lysande, tillämpliga råd:
- Elon Musk: – "Om du inte tillför värde till ett möte, gå ut eller lämna samtalet."
- Bill Gates: – "Du har ett möte för att fatta ett beslut, inte för att bestämma frågan."
- Jason Fried: – "Möten bör vara som salt – en krydda som strös försiktigt för att förbättra en rätt, inte hälls vårdslöst över varje gaffel. För mycket salt förstör en rätt. För många möten förstör moral och motivation."
- Mark Zuckerberg: – "ber människor att skicka material i förväg så att [teamet] kan använda tiden för diskussion," och "[Facebook-team] försöker vara tydliga om [deras] mål när [de] sätter sig ner för ett möte – är [de] i rummet för att fatta ett beslut eller för att ha en diskussion?" säger Facebooks Chief Operating Officer, Sheryl Sandberg.
- Sundar Pichai: – "[...] Jag vet inte hur man ska vara på ett möte och delta och vara på e-post samtidigt. Jag ser att vissa människor gör det mer effektivt. Jag har aldrig riktigt klurat ut det."
- Jeff Bezos: – "[På Amazon], läser vi [...] minnesanteckningar, tyst, under mötet. Det är som en studiehall. Alla sitter runt bordet, och vi läser tyst, vanligtvis i ungefär en halvtimme, hur lång tid det tar oss att läsa dokumentet. Och sedan diskuterar vi det."
- Tim Cook: – "Ju längre mötet är, desto mindre åstadkommes."
