Краткое содержание
Исследование Массачусетского технологического института показало, что поскольку большинство профессионалов работают в среднем 45 лет, вы, скорее всего, проведете 22 года на собраниях. Если только вы не возьмете контроль и не сделаете каждую минуту на счету. Обеспечьте продуктивность ваших собраний с нашей Совещание и повестка дня (Часть 2) презентацией и используйте ее для экономии часов работы для себя и коллег и всегда достижения ваших целей. Для еще большего выбора слайдов ознакомьтесь с нашим [related bracelet="maap1"] колодой.
Применение
Стивен Г. Рогельберг, профессор Университета Северной Каролины в Шарлотте, говорит, что эффективное собрание - это все о правильной повестке дня, а правильная повестка дня - это все о задании правильных вопросов до, во время и после собрания. В своей статье для Harvard Business Review (HBR) он предлагает следующие тактики для достижения этого:
- Сформулируйте вопросы, которые конкретны и сложны – исследования показывают, что сложные, но достижимые цели являются самыми мотивирующими типами целей. "Аналогично, вопросы повестки дня должны быть заданы так, чтобы они были вызовом, но не настолько абсурдны, чтобы участники не воспринимали их всерьез и испытывали разочарование", - говорит Рогельберг.
- Сотрудничайте, чтобы определить, что действительно важно – чтобы определить правильные вопросы, руководитель собрания должен сначала сформулировать потенциальные вопросы с его точки зрения; затем попросить участников внести свой вклад в процесс создания повестки дня. После того, как ваши собственные потенциальные вопросы для собрания определены и собраны мнения участников, тщательно обдумайте значение каждого вопроса и его стратегическую важность, и исключите менее важные вопросы.
- Привилегируйте самые важные вопросы в первую очередь – исследования показывают, что контент в начале повестки дня получает несоразмерное количество времени и внимания, независимо от его важности, говорит Рогельберг. Поэтому поместите свои самые важные вопросы в начало собрания. "Это не только обеспечит рассмотрение ключевых вопросов; это также способ быстро привлечь внимание участников и донести до них значение собрания. И хотя вполне нормально начать собрание с 5 минут новостей и заметок, после их завершения, полностью сосредоточьтесь на решении самых сложных, важных и непонятных вопросов," - рекомендует он.
- Выполните повестку дня – когда ваши вопросы окончательно сформулированы, распространите повестку дня заранее, чтобы у участников было время подготовиться к вопросам, которые будут обсуждаться на собрании. Рогельберг также призывает руководителей собраний включать повестку дня прямо в приглашение на собрание, чтобы ее было легко найти; затем выполните повестку дня.Рогельберг говорит: "Самые успешные лидеры не только рассматривают, что должно быть обсуждено на собрании, но и как обсудить каждый пункт."
Советы экспертов
Мы собрали цитаты от мировых бизнес-лидеров о собраниях, которые дают блестящие, применимые советы:
- Илон Маск: – "Если вы не приносите пользу на собрании, выйдите или отключитесь от звонка."
- Билл Гейтс: – "Вы проводите собрание, чтобы принять решение, а не решить вопрос."
- Джейсон Фрид: – "Собрания должны быть как соль – специя, аккуратно посыпанная для улучшения блюда, а не бездумно высыпанная на каждый вилку. Слишком много соли портит блюдо. Слишком много собраний уничтожает мораль и мотивацию."
- Марк Цукерберг: – "просит людей отправлять материалы заранее, чтобы [команда] могла использовать время для обсуждения," и "[команды Facebook] стараются быть ясными о [своей] цели, когда [они] собираются на собрание – [они] в комнате, чтобы принять решение или обсудить?" говорит главный операционный директор Facebook, Шерил Сандберг.
- Сундар Пичай: – "[...] Я не знаю, как быть на собрании и участвовать, и в то же время быть на электронной почте. Я вижу, что некоторые люди делают это более эффективно. Я никогда не понимал, как это работает.
- Джефф Безос: – "[В Amazon], мы читаем [...] меморандумы, молча, во время собрания. Это похоже на учебный класс. Все сидят за столом, и мы читаем молча, обычно около полу часа, сколько бы нам не потребовалось времени на чтение документа. А затем мы обсуждаем его."
- Тим Кук: – "Чем дольше собрание, тем меньше достигается.
