خلاصه
مطالعه موسسه فناوری ماساچوست نشان داد که چون اکثر متخصصان به طور میانگین 45 سال کار می کنند، احتمالاً 22 سال از عمرتان را در جلسات می گذرانید. مگر اینکه کنترل کنید و هر دقیقه را مهم بشمارید. با استفاده از ارائه جلسه و دستور کار (بخش 2) ما، مطمئن شوید که جلسات شما موثر هستند و از آن برای صرفه جویی در ساعات کاری خود و همکارانتان استفاده کنید و همیشه به اهدافتان برسید. برای گزینه های اسلاید بیشتر، مجموعه [related bracelet="maap1"] ما را بررسی کنید.
کاربرد
استیون جی. روگلبرگ، استاد دانشگاه کارولینای شمالی شارلوت، می گوید که یک جلسه موثر همه چیز در مورد دستور کار مناسب است، و دستور کار مناسب همه چیز در مورد پرسیدن سوالات درست قبل، در طول و بعد از جلسه است. او در مقاله ای برای Harvard Business Review (HBR) راهکارهای زیر را برای دستیابی به این هدف پیشنهاد می کند:
- طراحی سوالاتی که خاص و چالش برانگیز هستند - تحقیقات نشان می دهد که اهداف سخت اما قابل دستیابی، انواع محرک ترین اهداف هستند. "به طور مشابه، سوالات دستور کار باید طوری طراحی شوند که چالش برانگیز باشند، اما نه آنقدر غیرممکن که شرکت کنندگان آنها را جدی نگیرند و ناامیدی را تجربه کنند،" روگلبرگ می گوید.
- همکاری برای شناسایی آنچه واقعاً مهم است - برای شناسایی سوالات درست، رهبر یک جلسه باید ابتدا سوالات احتمالی را از دیدگاه خود تولید کند؛ سپس هنگام ایجاد دستور کار، از شرکت کنندگان برای ورودی درخواست کند. پس از تعریف سوالات احتمالی جلسه خود و جمع آوری بینش ها از شرکت کنندگان، با دقت بر ارزش و اهمیت استراتژیک هر سوال تأمل کنید و سوالات کم اهمیت را حذف کنید.
- اولویت به سوالات مهم تر - تحقیقات نشان می دهد که محتوایی که در ابتدای دستور کار قرار دارد، بدون توجه به اهمیت آن، مقدار زیادی از زمان و توجه را به خود اختصاص می دهد، روگلبرگ می گوید. بنابراین سوالات جذاب ترین خود را در ابتدای جلسه قرار دهید. "این نه تنها تضمین می کند که مسائل کلیدی پوشش داده شوند، بلکه راهی برای سریعاً جلب توجه شرکت کنندگان و ارائه ارزش جلسه است. و در حالی که شروع یک جلسه با 5 دقیقه یا بیشتر اخبار و یادداشت ها خوب است، پس از اتمام آن، به طور کامل به پردازش سوالات بیشتر چالش برانگیز، مهم و مشکل بپردازید،" او توصیه می کند.
- اجرای دستور کار - وقتی سوالات شما نهایی شدند، دستور کار جلسه را قبل از آن توزیع کنید، بنابراین شرکت کنندگان وقت دارند تا برای سوالاتی که در جلسه باید پاسخ داده شوند، آماده شوند. روگلبرگ همچنین رهبران جلسه را تشویق می کند تا دستور کار جلسه را مستقیماً در دعوتنامه جلسه قرار دهند تا آسان باشد تا آن را پیدا کنند؛ سپس بر دستور کار اجرا کنید. روگلبرگ می گوید: "موفق ترین رهبران نه تنها در نظر می گیرند که چه چیزی باید در یک جلسه پوشش داده شود، بلکه چگونه هر مورد را پوشش دهند."
مشاوره کارشناسی
ما نقل قول هایی از رهبران تجارت جهان در مورد جلسات جمع آوری کرده ایم که مشورت های برجسته و قابل اجرا ارائه می دهند:
- ایلان ماسک: – "اگر شما در یک جلسه ارزش افزوده ای ایجاد نمی کنید، از جلسه خارج شوید یا تماس را قطع کنید."
- بیل گیتس: – "شما برای تصمیم گیری یک جلسه دارید، نه برای تصمیم گیری در مورد سوال."
- جیسون فرید: – "جلسات باید مانند نمک باشند - یک ادویه که با دقت روی غذا پاشیده می شود، نه به طور بی رویه روی هر لقمه ای. نمک زیاد غذا را می کشد. جلسات زیاد انگیزه و اشتیاق را می کشند."
- مارک زوکربرگ: – "از مردم می خواهد که مواد را از پیش ارسال کنند تا [تیم] بتواند زمان را برای بحث استفاده کند" و "[تیم های فیسبوک] سعی می کنند در مورد هدف [خود] وقتی برای یک جلسه نشسته اند، واضح باشند - آیا [آنها] در اتاق هستند تا تصمیم بگیرند یا برای بحث؟" می گوید مدیر عامل فیسبوک، شریل سندبرگ.
- سوندار پیچای: – "[...] من نمی دانم چگونه در یک جلسه باشم و شرکت کنم و همزمان در ایمیل باشم. من می بینم که برخی افراد آن را به طور موثرتری انجام می دهند. من هرگز آن را کاملاً درک نکردم."
- جف بزوس: – "[در آمازون]، ما [...] یادداشت ها را، به طور ساکت، در طول جلسه می خوانیم. این مانند یک کلاس مطالعه است. همه دور میز نشسته اند و ما به طور ساکت می خوانیم، معمولاً حدود نیم ساعت، هر چقدر که به ما زمان ببرد تا سند را بخوانیم. سپس ما در مورد آن بحث می کنیم."
- تیم کوک: – "هر چه جلسه طولانی تر باشد، کمتر چیزی به دست می آید."
