Streszczenie
Badanie przeprowadzone przez Massachusetts Institute of Technology wykazało, że ze względu na średnią długość pracy zawodowej wynoszącą 45 lat, najprawdopodobniej spędzisz 22 lata na spotkaniach. Chyba że przejmiesz kontrolę i sprawisz, że każda minuta będzie się liczyć. Zapewnij, że twoje spotkania są produktywne dzięki naszej prezentacji Spotkanie i Agenda (Część 2) i użyj jej, aby zaoszczędzić godziny pracy dla siebie i kolegów oraz zawsze osiągać swoje cele. Aby uzyskać jeszcze więcej opcji slajdów, sprawdź naszą talię [related bracelet="maap1"].
Zastosowanie
Steven G. Rogelberg, profesor na University of North Carolina Charlotte, twierdzi, że skuteczne spotkanie to przede wszystkim odpowiedni porządek obrad, a odpowiedni porządek obrad to przede wszystkim zadawanie odpowiednich pytań przed, w trakcie i po spotkaniu. W swoim artykule dla Harvard Business Review (HBR) sugeruje następujące taktyki do osiągnięcia tego celu:
- Formułuj pytania, które są konkretne i stanowią wyzwanie – badania pokazują, że trudne, ale osiągalne cele są najbardziej motywującym rodzajem celów. "Podobnie, pytania porządku dziennego powinny być sformułowane tak, aby stanowiły wyzwanie, ale nie były na tyle absurdalne, że uczestnicy nie biorą ich na poważnie i odczuwają frustrację," mówi Rogelberg.
- Współpracuj, aby zidentyfikować to, co naprawdę ma znaczenie – aby zidentyfikować właściwe pytania, lider spotkania powinien najpierw wygenerować potencjalne pytania z własnej perspektywy; następnie poprosić uczestników o wkład podczas tworzenia agendy. Po zdefiniowaniu własnych potencjalnych pytań na spotkanie i zebraniu spostrzeżeń od uczestników, starannie zastanów się nad wartością i strategicznym znaczeniem każdego pytania, i wyklucz pytania, które są mniej ważne.
- Przywilej najważniejsze pytania na początku – badania pokazują, że treść na początku agendy otrzymuje nieproporcjonalnie dużo czasu i uwagi, niezależnie od jej znaczenia, mówi Rogelberg. Dlatego umieść swoje najbardziej istotne pytania na początku spotkania. "To nie tylko zapewni pokrycie kluczowych kwestii; jest to również sposób na szybkie przyciągnięcie uwagi uczestników i przekazanie wartości spotkania. I choć na początku spotkania można poświęcić 5 minut na wiadomości i notatki, po ich zakończeniu, skup się na najbardziej wymagających, ważnych i kłopotliwych pytaniach," radzi.
- Realizuj agendę – gdy twoje pytania są sfinalizowane, rozdaj agendę spotkania z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mieli czas przygotować się na pytania, które będą poruszane na spotkaniu. Rogelberg zachęca również liderów spotkań do dołączenia agendy spotkania bezpośrednio do zaproszenia na spotkanie, aby było łatwo ją znaleźć; następnie realizuj agendę.Rogelberg mówi: "Najbardziej skuteczni liderzy nie tylko zastanawiają się, co powinno być omówione na spotkaniu, ale także jak omówić każdy punkt."
Porady ekspertów
Zebraliśmy cytaty od światowych liderów biznesu na temat spotkań, które dostarczają genialnych, stosowalnych rad:
- Elon Musk: – "Jeśli nie wnosisz wartości do spotkania, wyjdź lub zakończ rozmowę."
- Bill Gates: – "Spotkanie ma na celu podjęcie decyzji, a nie zdecydowanie o pytaniu."
- Jason Fried: – "Spotkania powinny być jak sól – przyprawa, którą ostrożnie posypuje się danie, a nie bezmyślnie wsypuje na każdy kęs. Za dużo soli niszczy danie. Za dużo spotkań niszczy morale i motywację."
- Mark Zuckerberg: – "prosi ludzi o przesłanie materiałów z wyprzedzeniem, aby [zespół] mógł wykorzystać czas na dyskusję," i "[zespoły Facebooka] starają się jasno określić [swoje] cele, kiedy siadają na spotkanie – czy [są] w pokoju, aby podjąć decyzję, czy aby prowadzić dyskusję?" mówi dyrektor operacyjny Facebooka, Sheryl Sandberg.
- Sundar Pichai: – "[...] Nie wiem, jak być na spotkaniu i uczestniczyć w nim, będąc jednocześnie na mailu. Widzę, że niektórym ludziom udaje się to skuteczniej. Nigdy nie udało mi się tego do końca zrozumieć."
- Jeff Bezos: – "[W], czytamy [...] notatki, w ciszy, podczas spotkania. To jak sala do nauki. Wszyscy siedzą wokół stołu i czytamy w ciszy, zazwyczaj przez około pół godziny, tyle ile potrzebujemy na przeczytanie dokumentu. A potem go omawiamy."
- Tim Cook: – "Im dłuższe spotkanie, tym mniej jest osiągane."
