Riunione & Agenda (Parte 2)

Sinossi

Uno studio del Massachusetts Institute of Technology ha dimostrato che, poiché la maggior parte dei professionisti lavora in media 45 anni, è molto probabile che passerai 22 anni in riunioni. A meno che tu non prenda il controllo e renda ogni minuto prezioso. Assicurati che le tue riunioni siano produttive con la nostra presentazione Riunione & Agenda (Parte 2) e utilizzala per risparmiare ore di lavoro per te e i tuoi colleghi e raggiungere sempre i tuoi obiettivi. Per ancora più opzioni di slide, dai un'occhiata al nostro mazzo [related bracelet="maap1"].

Applicazione

Steven G. Rogelberg, il professore del Cancelliere presso l'Università della Carolina del Nord a Charlotte, afferma che una riunione efficace riguarda l'ordine del giorno giusto, e l'ordine del giorno giusto riguarda il porre le domande giuste prima, durante e dopo la riunione. Suggerisce le seguenti tattiche per raggiungere questo obiettivo nel suo articolo per Harvard Business Review (HBR):

• Progetta domande che siano specifiche e impegnative - la ricerca mostra che gli obiettivi difficili, ma raggiungibili, sono i tipi di obiettivi più motivanti. "Allo stesso modo, le domande dell'ordine del giorno dovrebbero essere progettate per sfidare, ma non essere così stravaganti che i partecipanti non le prendano sul serio e provino frustrazione," afferma Rogelberg.
• Collaborare per identificare ciò che conta davvero - per identificare le domande giuste, il leader di una riunione dovrebbe prima generare domande potenziali dal suo punto di vista; poi chiedere ai partecipanti un input mentre l'ordine del giorno viene creato. Dopo che le tue potenziali domande per la riunione sono definite e le intuizioni dei partecipanti sono raccolte, rifletti attentamente sul valore e sull'importanza strategica di ogni domanda, ed escludi le domande meno importanti.
• Privilegiare le domande più importanti prima - gli studi mostrano che il contenuto all'inizio di un ordine del giorno riceve quantità sproporzionate di tempo e attenzione, indipendentemente dalla sua importanza, dice Rogelberg. Quindi metti le tue domande più convincenti all'inizio della riunione. "Questo non solo garantirà la copertura delle questioni chiave; è anche un modo per attirare rapidamente l'attenzione dei partecipanti e trasmettere il valore della riunione. E mentre è accettabile iniziare una riunione con 5 minuti o giù di lì di notizie e note, dopo che queste si concludono, affronta a tutto campo le domande più impegnative, importanti e spinose," raccomanda.
• Esegui l'ordine del giorno - quando le tue domande sono finalizzate, distribuisci l'ordine del giorno della riunione in anticipo, in modo che i partecipanti abbiano tempo per prepararsi alle domande da affrontare in una riunione. Rogelberg incoraggia anche i leader delle riunioni a includere l'ordine del giorno direttamente nell'invito alla riunione in modo che sia facile da trovare; poi esegui l'ordine del giorno.Rogelberg dice: "I leader più di successo non considerano solo ciò che dovrebbe essere trattato in una riunione, ma anche come trattare ogni punto."

Consigli degli esperti

Abbiamo raccolto citazioni dai leader mondiali del business sulle riunioni che forniscono consigli brillanti e applicabili:

• Elon Musk: – "Se non stai aggiungendo valore a una riunione, esci o abbandona la chiamata."
• Bill Gates: – "Hai una riunione per prendere una decisione, non per decidere sulla questione."
• Jason Fried: – "Le riunioni dovrebbero essere come il sale - un condimento spolverato con cura per migliorare un piatto, non versato in modo sconsiderato su ogni boccone. Troppo sale rovina un piatto. Troppe riunioni distruggono il morale e la motivazione."
• Mark Zuckerberg: – "chiede alle persone di inviare materiali in anticipo in modo che [il] possa utilizzare il tempo per la discussione," e "[i] cercano di essere chiari sul [loro] obiettivo quando [loro] si siedono per una riunione - sono [loro] nella stanza per prendere una decisione o per avere una discussione?" dice la Chief Operating Officer di Facebook, Sheryl Sandberg.
• Sundar Pichai: – "[...] Non so come essere in una riunione e partecipare e essere su email allo stesso tempo. Vedo che alcune persone lo fanno in modo più efficace. Non l'ho mai capito del tutto."
• Jeff Bezos: – "[Ad], leggiamo [...] memorandums, in silenzio, durante la riunione. È come un'aula di studio. Tutti si siedono intorno al tavolo, e leggiamo in silenzio, per solitamente circa mezz'ora, per quanto tempo ci vuole per leggere il documento. E poi ne discutiamo."
• Tim Cook: – "Più lunga è la riunione, meno si realizza."