الملخص
ما الذي يحلم به مدير المشروع؟ من بين الأحلام الشائعة وفقًا للعديد من مديري المشاريع: فرص التنظيم الأبسط، تحسين دقة التقديرات، تقليل الحاجة للمتابعة، وتعزيز المساءلة والشفافية. يمكن لعرضنا التقديمي حلم مدير المشروع مساعدتك في تقديم تقارير حول مؤشرات المشروع، التقدم، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) بطريقة مريحة، حيث يغطي جميع المراحل الأساسية للمشروع ويشير أيضًا إلى الأدوات الضرورية لإكماله.
أبرز الشرائح
تعد الميزانيات أمرًا بالغ الأهمية لأنها تحدد تمويل مشاريعك. من خلال هذه الشريحة، يمكنك عرض جدول الميزانية الخاص بك لأصحاب المصلحة. تأكد من ذكر البيانات التاريخية وتحليل البيانات والاستفادة من رؤى خبرائك.
استخدم هذه الشريحة للحديث عن رؤية المشروع "اليوم مقابل الغد". قم بإدراج جميع الأهداف التي يسعى فريقك لتحقيقها. وكما هو الحال دائمًا، تأكد من أن الأهداف التي تحددها محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية ومحددة زمنياً.
استخدم هذه الشريحة لمناقشة مخطط جانت الخاص بمشروعك.يُعد مخطط جانت وسيلة موثوقة لتوزيع المهام، وتحديد تأثير التأخيرات في وقت مبكر، وتحسين تنسيق فريقك، ومراقبة الإنجازات الرئيسية، والتحكم في سير العمل والمخرجات.
نظرة عامة
يواجه مديرو المشاريع أكبر التحديات التالية، وفقًا لأداة حلول إدارة المشاريع Hydra:
- التخطيط والتنظيم – خاصة عند التعامل مع المستقلين عن بُعد ومزودي الخدمات الخارجيين، قد يكون التخطيط وتتبع المهام أمرًا معقدًا. يقول الخبراء: "تساعد الأدوات التنظيمية، مثل تلك الخاصة بإدارة الموارد الفعالة أو تخطيط السعة، على ضمان بقاء الفرق على المسار الصحيح ومنظمة دون الحاجة إلى إشراف دائم من مدير المشروع أو أن يضطر أحدهم لتذكر كل مهمة يتم تفويضها إلى زميل."
- دقة التقدير – تحدد التقديرات الدقيقة ربحية المشروع الإجمالية وتساعد في تحقيق العائد على الاستثمار. للحصول على تقديرات دقيقة للمشروع، اعتمد على بياناتك وجودة هذه البيانات.
- الحاجة المستمرة للمتابعة – متابعة كل عضو في الفريق، خاصة أولئك الذين يعملون عن بُعد أو مقدمي الخدمات من الأطراف الثالثة، أمر معقد. يقول الخبراء: "يجب على مديري المشاريع التأكد من أن عملية المتابعة تصبح سهلة التنفيذ. [...] يمكن أن يكون استخدام برامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت أداة فعالة في هذا المجال، حيث يسمح لمديري المشاريع بتوفير الوقت وزيادة الكفاءة."
- توزيع المسؤوليات – لا أحد يحب أن يشعر بالمسؤولية عن الأمور التي قد تسوء في المشروع. وهذا يتطلب من مديري المشاريع امتلاك القدرة على توزيع المسؤوليات على زملائهم دون أي مجال لسوء الفهم.
- التقييم – يجب أن يكون التقييم مدعوماً بالأدلة والتحليلات. التقييم الدقيق لدور الفرد وأدائه، مدعوماً بتأكيدات موثوقة، هو أحد المسؤوليات الأساسية لمدير المشروع.
- تقديم الملاحظات – قد يكون تقديم الملاحظات الصادقة أمراً صعباً لمديري المشاريع الذين يتجنبون المواجهة.إبلاغ شخص ما بضرورة تحسين أدائه ليس بالأمر السهل، ولكي يكون فعالاً يجب أن يتم بالطريقة الصحيحة.
- رؤية دقة التقدير[/bold] – إن توفر الرؤية لموارد المشروع، والمهام الفردية، والمشروع ككل، سيجعل عمل مدير المشروع أكثر سهولة. يوصي الخبراء بأن "وجود مكان واحد يتم فيه تخزين المعلومات هو وسيلة رائعة لمتابعة تقدم المهام وإبلاغ المشاركين بالتغييرات في الوقت نفسه".
التطبيق
يقدم موقع projectmanager.com نظرة شاملة على عملية التخطيط والتنفيذ المثالية للمشاريع، والتي تتضمن ثلاث مراحل رئيسية:
- مرحلة التخطيط – تتطلب هذه المرحلة إعداد قائمة بالمهام، ووضع ميزانية، وتطوير خطة لإدارة المخاطر، وبناء جدول زمني للمشروع، وتوزيع المهام.
- مرحلة التنفيذ – تشمل إدارة المهام، الوقت، التكلفة، الجودة، التغيير، المشتريات والموارد، التعاون، المتابعة، التحكم والتقارير.
- مرحلة الإغلاق – المرحلة الأخيرة في إدارة المشروع تتعلق بنقل التسليمات، تأكيد الإنجاز، مراجعة الوثائق، تحرير الموارد، وإجراء التقييم النهائي بعد التنفيذ.
إحصائيات
سوء التواصل يكلف الشركات الصغيرة التي يقل عدد موظفيها عن 100 موظف مبلغ 420,000 دولار سنوياً، بينما يكلف الشركات التي يزيد عدد موظفيها عن 100,000 موظف أكثر من 62 مليون دولار سنوياً، وذلك وفقاً لمستشار برامج الأعمال Saaslist. قام فريق Saaslist بجمع إحصائيات تكشف الكثير عن حالة صناعة إدارة المشاريع في عام 2020. فيما يلي أبرز النقاط:
- تحديات إدارة المشاريع تكلف الشركات 109 مليون دولار مقابل كل مليار دولار يتم استثماره في مشروع.
- 44% من مديري المشاريع لا يستخدمون حالياً برامج إدارة المشاريع.
- 76% من التنفيذيين يرون أن أدوات إدارة المشاريع المرنة (Agile) ستصبح المعيار الجديد.
- الاثنين.com يستخدمه أكثر من 100,000 فريق في 201 قطاعًا مختلفًا
- جوجل، يلب، ديلويت وAirbnb جميعهم يستخدمون Asana
- تجاوز عدد مستخدمي Basecamp ثلاثة ملايين مستخدم في عام 2020
- أكثر من 20,000 شركة تستخدم Wrike حاليًا، بما في ذلك Hootsuite وL'Oreal
- 66% من الشركات التي تستخدم برامج إدارة المشاريع أكملت مشاريعها ضمن الميزانية الأصلية، مقارنة بـ 47% من الشركات التي تعمل بدون أداة لإدارة المشاريع
- واحد من كل ستة مشاريع تكنولوجيا معلومات يتجاوز التكاليف بنسبة 200%
- مشاريع تكنولوجيا المعلومات التي تبلغ ميزانيتها مليون دولار أو أكثر أكثر عرضة بنسبة 50% للفشل في تحقيق الأهداف التجارية
- 41% من الشركات التي لديها معدل فشل مرتفع في المشاريع تلقي باللوم على نقص مشاركة الإدارة العليا في إدارة المشاريع
- 41% من المؤسسات التي تبلغ عن ضعف أداء المشاريع تقول إنها لا تحصل على الدعم الكافي من إدارة المشاريع ورعاة المشاريع
- الشركات التي تطور ممارسات إدارة المشاريع توفر أموالاً أكثر بمقدار 28 مرة من تلك التي لا تفعل ذلك
- 47% من الشركات التي تستخدم برامج إدارة المشاريع تقول إن لها تأثيرًا إيجابيًا على دقة تقديرات تكاليف المشاريع
- يوفر برنامج إدارة المشاريع للموظف العادي 498 ساعة سنوياً
- 61% من الشركات التي تستخدم أدوات إدارة المشاريع أكملت مشاريعها في الوقت المحدد، بينما فقط 41% من الشركات التي لا تستخدمها فعلت ذلك
- 50% من مديري المشاريع يقضون يوم عمل كامل على الأقل في إعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع يدوياً
- 80% من الموظفين يقضون نصف أسبوع عملهم في "إعادة العمل" بسبب ضعف التواصل
- حوالي 46% من قادة الفرق يقولون إن الالتزام بالمواعيد النهائية للمشاريع هو أكبر تحدي يواجههم
- تتبع الوقت هو ثاني أكثر ميزة مطلوبة في برامج إدارة المشاريع
- 56% من الشركات تستخدم برنامج إدارة مشاريع واحد فقط
- 88% من الموظفين العاملين عن بُعد يواجهون قيادة غير متسقة وسوء تواصل مع أعضاء الفريق الآخرين
- 83% من الموظفين يشعرون بالإرهاق بسبب الكم الكبير من رسائل البريد الإلكتروني
- 73% من الموظفين يبلغون عن شعورهم بالإرهاق
- 20% من الموظفين يعتبرون عبء العمل غير القابل للإدارة هو السبب الرئيسي للإرهاق
- فقط 21% من الشركات لديها أنظمة إدارة مشاريع موحدة مثل الشلال أو الأجايل