Zusammenfassung
Wovon träumt ein Projektmanager? Möglichkeiten für eine einfachere Organisation, verbesserte Genauigkeit der Schätzungen, weniger Nachverfolgungsbedarf und bessere Rechenschaftspflicht und Sichtbarkeit gehören zu den häufigen Träumen, so viele Projektmanager. Unsere Der Traum eines Projektmanagers Präsentation kann Ihnen helfen, Projektmetriken, Fortschritte und Key Performance Indicators (KPIs) auf bequeme Weise zu berichten, da sie alle wesentlichen Phasen eines Projekts abdeckt und sogar notwendige Werkzeuge für dessen Abschluss erwähnt.
Höhepunkte der Folie
Budgets sind entscheidend, weil sie die Finanzierung Ihrer Projekte steuern. Mit dieser Folie können Sie Ihre Budgettabelle Ihren Stakeholdern kommunizieren. Vergessen Sie nicht, historische Daten und Datenanalysen zu erwähnen und die Erkenntnisse Ihrer Experten zu nutzen.
Verwenden Sie diese Folie, um über die "heute vs. morgen" Vision Ihres Projekts zu sprechen. Listen Sie alle Ziele auf, die Ihr Team erreichen möchte. Stellen Sie wie immer sicher, dass die von Ihnen gesetzten Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind.
Verwenden Sie diese Folie, um über das Gantt-Diagramm Ihres Projekts zu sprechen. Ein Gantt-Diagramm ist eine zuverlässige Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, die Auswirkungen von Verzögerungen frühzeitig zu erkennen, die Koordination Ihres Teams zu verbessern, Meilensteine zu überwachen und den Arbeitsablauf und die Lieferergebnisse zu kontrollieren.
Überblick
Projektmanager kämpfen am meisten mit den folgenden Herausforderungen, laut dem Projektmanagement-Lösungstool Hydra:
- Planung und Organisation – insbesondere bei der Arbeit mit Remote-Freelancern und ausgelagerten Anbietern kann die Planung und Verfolgung von Aufgaben kompliziert sein. "Organisationswerkzeuge, wie solche für effektives Ressourcenmanagement oder Kapazitätsplanung, helfen dabei, sicherzustellen, dass Teams auf Kurs bleiben und organisiert bleiben, ohne dass ständige Aufsicht eines Projektmanagers oder jemandem erforderlich ist, der sich an jede delegierte Aufgabe erinnern muss", sagen die Experten.
- Genauigkeit der Schätzung – genaue Schätzungen bestimmen die Gesamtrentabilität des Projekts und helfen, den ROI zu erreichen. Um genaue Projektschätzungen zu erstellen, verlassen Sie sich auf Ihre Daten und die Datenqualität.
- Die ständige Notwendigkeit der Nachverfolgung – es ist schwierig, mit jedem Mitglied des Teams, insbesondere denjenigen, die außerhalb des Büros arbeiten und Dienstleister von Dritten, Schritt zu halten. Die Experten sagen: "Projektmanager müssen sicherstellen, dass der Nachverfolgungsprozess einfach zu handhaben ist. [...] Die Verwendung von Online-Projektmanagement-Software kann hierbei ein Vorteil sein, da sie Projektmanagern sowohl Zeit als auch Effizienz spart."
- Zuweisung von Verantwortlichkeit – niemand übernimmt gerne die Verantwortung für Dinge, die bei einem Projekt schief gehen können.Dies bedeutet, dass Projektmanager die Fähigkeit besitzen müssen, die Verantwortung ihren Kollegen zuzuweisen, ohne jegliche Chance auf Missverständnisse.
- Bewertung – Die Bewertung muss durch Beweise und Analysen unterstützt werden. Eine genaue Bewertung der Rolle und Arbeit eines Einzelnen, unterstützt durch glaubwürdige Bestätigung, ist eine der Schlüsselverantwortlichkeiten des Projektmanagers.
- Feedback geben – Ehrliches Feedback zu geben kann für Projektmanager, die Konfrontationen vermeiden, schwierig sein. Jemandem zu sagen, dass er seine Leistung verbessern muss, ist nicht einfach, und um effektiv zu sein, muss es auf die richtige Weise geschehen.
- SichtbarkeitSchätzgenauigkeit – Die Sichtbarkeit von Projektressourcen, Einzelaufgaben und dem Projekt als Ganzes erleichtert die Arbeit des Projektmanagers. "Ein einzelner Ort, an dem Informationen gespeichert werden, ist eine fantastische Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und die Teilnehmer gleichzeitig über Änderungen zu informieren", empfehlen die Experten.
Anwendung
Projectmanager.com bietet einen Überblick über den perfekten Projektplanungs- und Ausführungsprozess, der drei Hauptphasen umfasst:
- Planungsphase – Diese Phase erfordert die Erstellung einer Aufgabenliste, die Erstellung eines Budgets, die Entwicklung eines Risikomanagementplans, die Erstellung eines Projektplans und die Zuweisung von Aufgaben.
- Ausführungsphase – beinhaltet Aufgaben-, Zeit-, Kosten-, Qualitäts-, Änderungs-, Beschaffungs- und Ressourcenmanagement, Zusammenarbeit, Überwachung, Kontrolle und Berichterstattung.
- Abschlussphase – Die letzte Phase des Projektmanagements befasst sich mit der Übergabe der Lieferergebnisse, der Bestätigung der Fertigstellung, der Überprüfung der Dokumentation, der Freigabe von Ressourcen und der Nachbereitung.
Statistiken
Schlechte Kommunikation kostet kleine Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern 420.000 Dollar pro Jahr und Unternehmen mit mehr als 100.000 Mitarbeitern – über 62 Millionen Dollar pro Jahr, pro Business-Software-Berater, Saaslist. Das Saaslist-Team hat Statistiken zusammengestellt, die viel über den Zustand der Projektmanagementbranche im Jahr 2020 aussagen. Hier sind die Highlights:
- Projektmanagement-Herausforderungen kosten Unternehmen 109 Millionen Dollar für jede investierte Milliarde in ein Projekt
- 44% der Projektmanager nutzen derzeit keine Projektmanagement-Software
- 76% der Führungskräfte sagen, dass agile Projektmanagement-Tools die neue Normalität sein werden
- Montag.com wird von über 100.000 Teams in 201 Branchen verwendet
- Google, Yelp, Deloitte und Airbnb sind alle Asana-Nutzer
- Basecamp hat im Jahr 2020 die Marke von drei Millionen Nutzern überschritten
- Über 20.000 Unternehmen nutzen derzeit Wrike, darunter Hootsuite und L'Oreal
- 66% der Unternehmen, die Projektmanagement-Software verwenden, haben Projekte innerhalb ihres ursprünglichen Budgets abgeschlossen, im Vergleich zu 47% der Unternehmen, die ohne ein Projektmanagement-Tool arbeiten
- Bei einem von sechs IT-Projekten liegen die Kosten um 200% über dem Plan
- IT-Projekte mit einem Budget von mindestens 1 Million Dollar sind 50% wahrscheinlicher nicht in der Lage, die Geschäftsziele zu erreichen
- 41% der Unternehmen mit einer hohen Projektausfallrate geben an, dass es an der Beteiligung von höheren Führungskräften im Projektmanagement mangelt
- 41% der Organisationen, die eine schlechte Projektleistung melden, sagen, dass sie nicht genug Unterstützung von Projektmanagement und Projektsponsoren erhalten
- Unternehmen, die Projektmanagement-Praktiken entwickeln, sparen 28-mal mehr Geld als diejenigen, die dies nicht tun
- 47% der Unternehmen, die Projektmanagement-Software verwenden, sagen, dass sie einen positiven Einfluss auf die Genauigkeit der Projektkostenschätzungen hat
- Projektmanagement-Software spart dem durchschnittlichen Mitarbeiter 498 Stunden pro Jahr
- 61% der Unternehmen, die Projektmanagement-Tools verwenden, haben Projekte rechtzeitig abgeschlossen, während dies nur bei 41% derjenigen der Fall war, die sie nicht verwenden
- 50% der Projektmanager verbringen mindestens einen vollen Arbeitstag mit der manuellen Erstellung von Projekt-KPI-Berichten
- 80% der Mitarbeiter verbringen die Hälfte ihrer Arbeitswoche mit "Nacharbeit" aufgrund schlechter Kommunikation
- Fast 46% der Teamleiter sagen, dass die Einhaltung von Projektfristen ihr größtes Problem ist
- Die Zeiterfassung ist die zweithäufigste Anforderung an Projektmanagement-Funktionen
- 56% der Unternehmen verwenden nur eine Projektmanagement-Software
- 88% der Remote-Mitarbeiter stehen vor inkonsistenter Führung und Missverständnissen mit anderen Teammitgliedern
- 83% der Mitarbeiter berichten von Burnout aufgrund eines hohen Email-Aufkommens
- 73% der Mitarbeiter berichten von Burnout
- 20% der Mitarbeiter nennen eine unmanageable Arbeitsbelastung als Hauptursache für Burnout
- Nur 21% der Unternehmen haben standardisierte Projektmanagementsysteme wie Waterfall und Agile implementiert
