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Synopsis

La productivité est-elle un problème? Utilisez notre collection de modèles de tableurs Liste de choses à faire pour une série de listes de tâches et de tableaux de bord pour gérer les projets sur des vues hebdomadaires, mensuelles ou par sous-tâches. Gérez les tâches personnelles par type, statut et date d'échéance. Suivez les progrès sur les tâches individuelles avec une liste de tâches en cours. Comme l'élément le plus important de toute liste de tâches est de prioriser les tâches, la liste de priorités divise les tâches par leur importance. Pour suivre les réalisations quotidiennes, utilisez le journal quotidien qui accumule les progrès vers les objectifs de fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

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Ci-dessous, nous partageons certaines des meilleures pratiques de productivité du monde des affaires, comment ces meilleures pratiques peuvent être ajoutées à vos boîtes à outils de productivité personnelle, et comment vous pouvez télécharger et personnaliser le modèle de tableur Liste de choses à faire que nous avons créé pour aider. L'objectif ici est d'aider à expliquer comment être plus productif au travail ou en télétravail. Les entreprises et les entrepreneurs ont tous deux du mal à évaluer la productivité dans un lieu de travail hybride. Mais avec plus de personnes que jamais travaillant à distance OU travaillant pour elles-mêmes, il peut être difficile de gérer les horaires et de tout faire. Si vous voulez aller directement à l'explication du tableur, faites-le maintenant.

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L'état de la productivité 2022

L'état de la productivité sur le lieu de travail est partout en 2022.Selon un récent rapport du Bureau of Labor Statistics pour le deuxième trimestre, la productivité du travail des entreprises dans son ensemble a diminué de 4,6% par rapport au trimestre précédent. Selon un récent rapport du Bureau of Labor Statistics pour le deuxième trimestre de 2022, la productivité du travail des entreprises dans son ensemble a diminué de 4,6% par rapport au trimestre précédent. Dans une enquête de la Réserve fédérale de New York auprès des dirigeants en août 2022, 30% des entreprises qui ont étendu le travail à distance ont signalé une baisse de productivité, tandis que 50% n'ont signalé aucun changement. Une autre étude de juillet a révélé que les secteurs avec du travail à distance ont signalé une augmentation annuelle de 3,3% de la production par heure. Ceux qui n'ont pas autorisé le travail à distance ont vu des baisses ou aucun changement.

Une étude de mai 2022 sur les travailleurs a révélé que ceux qui travaillaient au moins une partie du temps à distance se déclaraient 9% plus productifs que ceux qui travaillaient au bureau. Il se pourrait que la flexibilité donne aux employés la possibilité d'optimiser ce qui fonctionne le mieux pour eux. C'est une des raisons pour lesquelles l'environnement de travail hybride est devenu plus populaire. Apple a récemment demandé à ses employés de revenir au bureau trois jours par semaine en tant que "pilote" de sa politique de bureau hybride pour favoriser une collaboration en personne qu'elle juge nécessaire pour développer des produits matériels de haute qualité.Mais la vraie question est : Comment gérez-vous votre productivité, que vous travailliez à distance ou pour vous-même ?

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Meilleures pratiques de productivité des meilleurs performeurs

Voici quelques conseils de deux hommes très productifs : Jack Dorsey de Twitter et Elon Musk, qui ont tous deux dirigé plusieurs entreprises pendant des années. Dorsey organise sa semaine autour de routines, avec chaque jour dédié à une tâche différente. Même si vous avez plusieurs tâches à accomplir, cela maximise l'état de flux afin que les tâches soient catégorisées et regroupées en sous-tâches et non interrompues. Elon Musk évite notoirement les réunions et suggère de sortir si elles ne sont pas utiles. Cela ne signifie pas qu'il ne croit pas en la communication : il dit que les gens travaillent mieux lorsqu'ils savent quel est l'objectif et pourquoi.

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Cela s'appelle la priorisation, une autre astuce clé pour être plus productif. Steve Jobs recommande de dire non aux "cent autres bonnes idées" en faveur de la meilleure idée. Warren Buffett ajoute, "les gens vraiment réussis disent non à presque tout." Buffett a en fait une astuce appelée le cadre "Deux Listes". Il vous recommande d'écrire vos vingt-cinq principaux objectifs. Ensuite, entourez vos cinq priorités les plus élevées, et évitez les vingt autres à tout prix.

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Maintenant que vous avez votre liste "à faire", il est temps de commencer votre travail. Kevin Systrom, co-fondateur d'Instagram, dit de commencer quoi que ce soit que vous devez faire pendant au moins cinq minutes.Si vous pouvez y travailler pendant cinq minutes, vous le terminerez probablement. Au-delà de cela, la science montre que l'exercice régulier, le fait d'obtenir suffisamment de sommeil, d'écouter de la musique sans paroles pendant que vous travaillez et de prendre suffisamment de pauses vous aideront à être plus efficace dans l'ensemble. Si vous voulez plus de conseils sur comment créer une culture d'exécution dans votre lieu de travail, consultez notre résumé du livre Execution: The Discipline of Getting Things Done.

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Explicateur

Gérez vos tâches à faire

Alors, comment pouvez-vous prendre tous ces conseils et les appliquer à votre travail ? Vous avez besoin d'une liste de tâches qui fonctionne pour vous. Notre feuille de calcul de liste de tâches fournit une série de listes de tâches avec des tableaux de bord que vous pouvez télécharger et personnaliser pour tout besoin commercial ou personnel. Que vous souhaitiez gérer des projets sur des vues hebdomadaires, mensuelles ou de sous-tâches ou gérer vos tâches personnelles par type, statut et date d'échéance, ce modèle a des listes faciles à utiliser pour vous. Vous pouvez même suivre la progression de chaque tâche individuelle avec une liste de tâches de statut.

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Et puisque l'élément le plus essentiel de toute liste de tâches est de prioriser, notre modèle de liste de tâches fournit des visualisations spécifiques divisées par priorité. De plus, si tout ce dont vous avez besoin est un suivi quotidien des tâches, notre liste de journal quotidien accumule vos progrès vers des objectifs de fréquence quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

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Gérez votre temps

La tâche la plus cruciale pour toute liste de tâches est de vous aider à gérer votre temps aussi efficacement que possible.Cette liste de tâches hebdomadaire vous permet de budgétiser une semaine entière de tâches pour plusieurs équipes et rôles responsables et de suivre les heures estimées attribuées à chaque tâche par rapport aux heures réelles nécessaires pour la compléter. Pour une vue d'un mois complet, la même visualisation est répartie sur les semaines d'un mois. Plus de lignes peuvent être ajoutées pour accueillir une semaine entière de tâches. Le tableau de bord en haut suit le coût estimé et les heures par rapport au coût réel et aux heures pour chaque tâche.

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Il permet également au chef de projet de suivre les tâches, les départements et les rôles en fonction de leur statut. Le chef de projet peut alors suivre combien de tâches sont terminées, en cours ou non commencées sur une plage de dates spécifiée pour déterminer si le projet est en cours. Si plus de tâches sont en retard que non, ce tableau de bord informera le projet des tâches et des membres de l'équipe qui ont le plus besoin de soutien pour revenir à l'heure.

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Gérez vos projets

Supposons maintenant qu'un chef de projet souhaite gérer plusieurs projets avec cette liste de tâches. La liste de tâches du projet peut suivre une série de sous-projets dans le cadre du projet global ici. Ce tableau de bord fonctionne de la même manière que les listes de tâches hebdomadaires et mensuelles, à une exception près : le chef de projet peut décomposer chaque sous-projet sur une série de mesures pour évaluer comment chaque projet se compare aux autres.Comme il est utile de décomposer les tâches compliquées en sous-tâches plus simples, cette liste de tâches est utile pour gérer à la fois de grandes équipes et des missions à long terme.

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Gérez-vous

Et si vous voulez gérer vos tâches personnelles ou des tâches ponctuelles ? Une simple liste de tâches vous permet d'ajouter vos tâches, leur date d'échéance et leur priorité. Lorsqu'une tâche est terminée, cochez-la simplement. Si de nouvelles tâches plus importantes sont ajoutées, glissez-les simplement en haut de la liste. Le tableau de bord en haut visualise les tâches terminées et non terminées par leur niveau de priorité, ainsi que par leur date d'échéance. Au fur et à mesure que les tâches sont cochées, le tableau de bord se met à jour, vous donnant le soulagement que vos tâches sont sur la bonne voie et ne s'accumulent pas.

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Pour des tâches plus compliquées qui prennent du temps à terminer, utilisez la liste de tâches de statut et mettez à jour la barre de progression au fur et à mesure que des progrès sont réalisés. Le graphique du pourcentage total d'achèvement fait le total du pourcentage d'achèvement de toutes les tâches, donc au fur et à mesure que des progrès sont réalisés sur plusieurs tâches, ils sont visuellement représentés même si les tâches ne sont pas terminées en totalité.

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Enfin, une liste de tâches quotidiennes enregistre chaque occurrence d'une activité que vous souhaitez accomplir chaque jour, chaque semaine ou chaque mois en fonction de la colonne de fréquence.Au fur et à mesure que davantage d'activités sont enregistrées, les progrès accumulés augmentent et changent de couleur afin que vous puissiez voir vos progrès vers vos objectifs augmenter au fil du temps.

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Parce que la priorisation est le facteur le plus critique entre vous et vos objectifs, chaque liste de tâches et tableau de bord dans ce tableur tient compte de la priorité d'une manière ou d'une autre. Cependant, si vous voulez vraiment prioriser, la liste de tâches prioritaires décompose les tâches de manière visuellement simple, de sorte que vos tâches de haute priorité viennent en premier, suivies de vos tâches de priorité moyenne et faible. Cela aide à accomplir la méthode 5/25 de Warren Buffett... écrivez vos cinq premiers dans la section haute priorité, et supprimez le reste de la liste de tâches.

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Quand il s'agit de l'équilibre difficile à naviguer entre travail et vie personnelle aujourd'hui, vous avez besoin de listes de tâches qui travaillent pour vous au lieu de travailler contre vous. Avec elles, vous pouvez accomplir plus de choses et mieux gérer vos équipes, vos niveaux de stress et votre santé mentale globale. Vous pouvez télécharger et personnaliser ce tableur Liste de choses à faire pour gagner du temps et des heures de travail pour faire exactement cela. Maintenant, pour les meilleures stratégies pour naviguer et équilibrer toutes les priorités concurrentes de la vie, consultez notre résumé du livre Comment Mesurerez-Vous Votre Vie de Clayton Christenson.

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