Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Behöver du en enkel men effektiv arbetsflöde för att hantera projekt? Använd vår Kanban-tavla kalkylblad för att visuellt spåra och organisera ett projekts mest viktiga uppgifter. Se lätt färgkodade uppgifter enligt deras prioritet när de går igenom anpassade arbetsflödesstadier med en kanban-visualisering. Ställ in gränser för arbete-i-process, och flaskhalsar kommer att flaggas så att ingen etapp blir överväldigad. Håll koll på kommande deadlines med en färgkodad 12-månaders kalendervy. Och en instrumentpanel spårar övergripande framsteg och försenade uppgifter, samt antalet uppgifter efter prioritet, status och tilldelade till varje intressent.
Download free weekly spreadsheets
Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Not for commercial use
Download 'Kanban-tavla' spreadsheet — 8 sheets
+39 more spreadsheets per quarter
that's $3 per spreadsheet
/ Quarterly
Commercial use allowed. View other plans
Vad är "Kanban"? Kanban är ett projektledningsramverk som använder en visualisering med notkort för att stilisera kort på en tavla så att teammedlemmar enkelt kan se varje uppgift eller projekt befinner sig i en serie arbetsflödesstadier. Kanban-systemet, uppfunnet hos Toyota, hjälpte till att omvandla biltillverkaren från att sälja mindre än tre hundra bilar om året till en av de största biltillverkarna i världen och generera hundratals miljarder i intäkter från och med 2021. Nedan förklarar vi Kanban och dess ursprung, hur en "Kanban Board" fungerar, och hur du kan ladda ner och anpassa kalkylbladsmallen Kanban-tavla vi skapat för att komma igång.
Download free weekly spreadsheets
Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Not for commercial use
Download 'Kanban-tavla' spreadsheet — 8 sheets
+39 more spreadsheets per quarter
that's $3 per spreadsheet
/ Quarterly
Commercial use allowed. View other plans
Kanban-systemet utvecklades av den industriella ingenjören Taiichi Ohno hos Toyota på 1950-talet. Termen Kanban kommer från två japanska ord, "Kan" 看 vilket betyder skylt, och "Ban" 板, vilket betyder bräda, aka "skyltbräda." Termen populariserades i Japan runt 1600-talet när ekonomin tog fart, och japanska städer översvämmades av konkurrerande företag som behövde konstfulla skyltbrädor för att sticka ut och konkurrera om kunder. Denna tradition har fortsatt till neon, LED, och 3D reklamskyltar som befolkar japanska städer idag. De bästa av dessa skyltbrädor kommunicerade sitt kärnvärde på ett så klart och koncist sätt som möjligt.
Ohnos Kanban-system använder skyltkort på en anslagstavla för att visuellt visa vilket stadium en uppgift befinner sig i, och uppmana tittare till vilka åtgärder de ska ta härnäst i en processflöde. I Ohnos egna ord var systemet utformat, "för att endast producera det som behövs, när det behövs och i den mängd som behövs." Ohno uppfann detta system på begäran av Toyotas VD Kiichiro Toyoda, som ville att Toyota skulle konkurrera med produktiviteten hos amerikanska biltillverkare på under tre år. Företaget var dock i så dåligt skick att de inte ens kunde anställa nya medarbetare. De hade inte den utrustning som amerikanerna hade, och kunde inte anställa nya människor, så de var tvungna att utveckla ett internt system för att öka sin produktivitet.
Taiichi Ohno arbetade sig upp till verkstadchef och blev så småningom direktör. Under denna tid identifierade han sju nyckelområden för slöseri som bidrog till minskad prestanda på företaget. I synnerhet stod de inför problem med överproduktion och lagring av råmaterial, vilket skapade slöseri när konsumentefterfrågan skulle fluktuera. Så Ohno behövde skapa ett system för att signalera när en ny produkt krävdes, som kunde delas med produktionslinjen och råmaterialleverantören vid precis rätt tidpunkt…
Genombrottet kom 1956 när Ohno åkte till USA och besökte den amerikanska stormarknadskedjan Piggly Wiggly.Systemet inspirerade honom att använda papperskort över hela leveranskedjan för att spåra efterfrågan och signalera åtgärder vid behov. Dessa kort skulle fästas vid produktionslinjen tills ett kort var färdigt. Kortet skulle sedan fästas vid bilen, och när den är såld, skulle kortet gå tillbaka till produktionslinjen. Endast när kortet skulle återvända till linjen kunde arbetarna börja utveckla en ny produkt. Även då skulle korten hållas i en "väntande kö" tills de träffade ett specifikt nummer, vilket indikerade att det fanns tillräckligt med efterfrågan för att fortsätta. (Källa)
Kort användes inte bara för bilar - men varje material i produktionsprocessen hade sitt eget Kanban-kort så att leverantörer skulle arbeta utifrån samma system. Detta minskade lagring, förbättrade effektiviteten och gav synlighet genom hela leveranskedjan. År 1964 spred sig Kanban-systemet över hela företaget och användes i alla processer på Toyota. Det ledde så småningom till det större Toyota-produktionssystemet, som du kan läsa mer om i vår Toyota Production System boksummering med samma namn, eller titta på en video om som en del av vår Process Optimization Methodologies presentationsmall förklaringsram.
Dessa dagar utförs Kanban-systemet inte med fysiska notkort.Kanban blev så småningom antaget av mjukvaruindustrin och används ofta med Lean eller Agile projektledningsmetod. Agile är en iterativ projektledningsstil, där chefen delar upp ett stort projekt i mindre projekt som planeras, designas, byggs och testas individuellt för att levereras snabbare. Eftersom Agile är en projektledningsfilosofi, och Kanban är ett projektledningsverktyg, kan de två användas samtidigt och till och med införlivas med Scrum-metodiken för att arbeta med en grupp uppgifter under en kort period som kallas en sprint. (Källa)
Digitala kanban-brädor idag inkluderar färgkodade kolumner, som representerar varje separat arbetsstadium, och kort, som representerar individuella uppgifter eller projekt som ska utföras. Kanban-brädor kommer också vanligtvis med det som kallas "WIP"-gränser, vilket står för "work-in-progress"-gränser. Dessa begränsar antalet uppgifter i en given kolumn/stadium, så att inget stadium blir överbelastat och blir en flaskhals. Simbanor kan användas för att separera uppgifter över team, aktiviteter eller typer av tjänster. (Källa)
Digitala Kanban-brädor som Trello från Atlassian utnyttjar Kanban-systemet och erbjuder ytterligare funktionalitet för att organisera information om varje uppgift och produkt.På detta sätt kan Kanban-brädor användas för att hantera personliga att-göra-listor, bygga en redaktionell kalender eller hantera en försäljningspipeline. De kan hjälpa till att hantera en produktutvecklingsplan eller spåra en rekryteringsprocess. Men de flesta organisationer och produktchefer behöver inte avancerad programvara för att skapa sin egen Kanban-bräda. Som Toyota visade, allt du behöver är en tydlig bild av ditt arbetsflöde och ett sätt att visualisera ditt projekt när det övergår genom varje steg.
Först, ange alla uppgifter för ett aktuellt projekt på uppgiftslistan. Tilldela varje uppgift dess steg, prioritet, ansvarig ägare och start- och slutdatum. Följ sedan arbetet som pågår med framstegsfält, hur många timmar det tog att slutföra och när det är klart, dess slutliga slutdatum. För att redigera dessa rullgardinsmenyer kan du använda fältfliken för att lägga till nya ansvariga teammedlemmar, steg och prioriteringsnivåer. Du kan också ställa in din arbetsgräns, vilket är en kritisk del av Kanban.
I Kanban är varje uppgift färgkodad efter dess prioriteringsnivå, beroende på vilket steg den befinner sig i. Om ett visst steg har nått sin WIP-gräns kommer stegkolumnen att gråas ut. Detta används så att ingen del av arbetsflödet blir överväldigad.
Om du föredrar att sortera dina uppgifter enligt deras kommande förfallodatum, sorterar en kalendervisualisering uppgiften efter det första förfallodatumet på din lista, så att du kan se en fullständig 12-månaders kalendervy av alla dina kommande uppgifter.
Och instrumentpanelen spårar den totala mängden uppgifter som har slutförts mot de som återstår att slutföras, samt hur många uppgifter som är tilldelade till varje person och över varje steg. Och det är allt du behöver veta om Kanban. Glöm inte, du kan ladda ner och anpassa detta Kanban-tavla kalkylblad för dina egna projektledningsbehov för att spara tid och timmar av arbete.
Och om du vill ha fler kalkylbladsverktyg för att hjälpa dig att uppnå dina viktigaste mål, kolla in vår To Do List kalkylbladsmall samt vår Task Tracker presentationmall för alternativa uppgiftsspårningsvisualiseringar och projektledningsverktyg för att få ditt arbete gjort i tid, varje gång.
Download free weekly spreadsheets
Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Not for commercial use
Download 'Kanban-tavla' spreadsheet — 8 sheets
+39 more spreadsheets per quarter
that's $3 per spreadsheet
/ Quarterly
Commercial use allowed. View other plans
If you are in the business of project management, an agile approach is the way to go. Use our Kanban presentation to motivate your team for collaboration, optimize project delivery speed and improve responses to fast-paced market trends.
Har du problem med produktiviteten? Använd vår samling av Att göra-lista kalkylblad för en serie av att göra-listor och instrumentpaneler för att hantera projekt över veckovisa, månatliga eller deluppgiftsvyer. Hantera personliga att göra-listor efter typ, status och förfallodatum. Spåra framsteg över individuella uppgifter med en status att göra-lista. Eftersom det viktigaste elementet i någon att göra-lista är att prioritera uppgifter, delar Prioritetslistan upp att göra-listor efter deras betydelse. För att spåra dagliga uppgiftsprestationer, använd den dagliga loggen som ackumulerar framsteg mot dagliga, veckovisa eller månatliga frekvensmål.
Behöver du reparera ett trasigt försäljningsteam? Hantera leadtrattar och visualisera försäljningspipelines med en kanban-bräda visualisering och försäljningsdashboard för att spåra topp KPI:er. Pipelinerna är helt anpassningsbara till alla försäljningsarbetsflödesspecifikationer, och detta ark kan användas av försäljningsteam, enskilda representanter eller försäljningschefer som samlar och spårar allas data på ett ställe. När alla har insyn i en uppdaterad försäljningstratt blir de uppskattade intäkterna mer exakta, chefer kan planera bättre framåt, och representanter kan bättre hantera sina trattar för att vinna fler affärer.
Have you ever wondered if effort or time is being wasted on outdated processes? Are you struggling to balance production demand with clunky workflows that slow down your team? Our Process Optimization framework includes the top tools every business needs to optimize its workflows.
Behöver du ett snabbt sätt att öka produktiviteten? Vår Kanban-presentationssamling erbjuder anpassningsbara resurssidor för att förenkla projektledning. Den inkluderar sidor för Kanban-mallar, funktioner i bakloggen, gränser för arbete under pågående, ledtider, Kanban-diagram, plus mycket mer.
Taiichi Ohno, uppfinnaren av Toyotas produktionssystem och författare till boken med samma namn, erbjuder läsarna lektioner i tänkande. Läsarna kommer att lära sig mer om tankeprocesserna än de faktiska produktionsstegen, men det är poängen. Genom att lära sig att tänka och analysera kommer läsarna att kunna utforma effektivare processer specifika för deras produkt eller tjänst.
Behöver du spåra buggar och nya funktioner att implementera? Använd vår Problem Spårare för att planera, tilldela, hantera, rapportera och följa framstegen för flera problem. En problem lista samlar alla öppna uppgifter, som sedan visualiseras via kanban, instrumentpanel och Gantt-diagramvyer. Problemtyper är färgkodade och helt anpassningsbara för att spåra de viktigaste återkommande problemområdena. Dessa problem kan vara nya funktioner att utveckla, buggar att lösa, återkommande uppgifter eller överhalningar av användarupplevelsen.
Behöver du slutföra projekt i tid, varje gång? Använd vår projektplan-kalkylblad för att prioritera uppgifter, definiera risker och hantera tidslinjer med kanban- eller smidiga visualiseringar. Definiera projektets omfattning med en projektstadga och lista viktiga teammedlemmar med en intressentregister.