Como manter as equipes focadas e colaborativas em diferentes locais e fusos horários? À medida que o trabalho híbrido se torna a nova norma, é crucial ter uma estrutura sólida para os horários da equipe e atribuições de tarefas. Nossa Team Scheduling apresentação fornece modelos para colocar todos na mesma página e evitar comunicações redundantes. Utilize esses slides para promover um ambiente de trabalho mais produtivo, mesmo na ausência de interação presencial.
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Mesmo antes do recente aumento do trabalho nômade, era comum para empresas com vários locais de escritório colocar um pensamento extra na coordenação da equipe, especialmente quando diferentes fusos horários estão envolvidos. Uma visualização clara que mostra quais membros da equipe estão disponíveis em quais locais de escritório pode eliminar a necessidade de cálculos mentais. (Slide 6)
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Este slide mostra as horas de trabalho em diferentes fusos horários da equipe. Veja como ele pode ser interpretado: Digamos que o escritório de Bruce está localizado no estado de Illinois, que observa o Horário de Verão Central, e o horário de trabalho começa às 9h. Ele pode querer evitar ligar para sua colega Alice na Califórnia logo de manhã, porque ainda são 7h da manhã para ela e ela está fora do expediente. Por outro lado, Lynne receberia a ligação, pois seu dia em Nova York já a coloca às 10h.Para alterar a perspectiva deste slide para, por exemplo, a de Lynne, basta mover a barra vertical para quando o escritório de Nova York inicia o dia. Em seguida, edite os horários para os outros locais de escritório.
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Falando em fusos horários, este slide ajuda a visualizar os membros da equipe que pertencem aos mesmos fusos horários. Com apenas uma olhada, fica claro que David tem horários de escritório mais próximos aos de Amy, em oposição a Marina. Essencialmente, a regra da gestalt de proximidade permite que os membros da equipe calculem rapidamente com quem eles podem se comunicar realisticamente a tempo. Este gráfico também pode ser editado para refletir equipes ou departamentos inteiros em vez de funcionários individuais. (Slide 24) Para uma visualização mais simples, se sua organização precisa considerar apenas dois ou três fusos horários, use este slide para destacar o horário de cada equipe na linha do tempo. (Slide 25)
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Todos nós já vivenciamos os inúmeros e-mails e mensagens apenas para acertar um horário de reunião que funcione para todos, em todos os lugares, ao mesmo tempo. Um gráfico que lista claramente a compatibilidade de reuniões entre escritórios pode facilitar muito esse processo e economizar tempo nessas trocas triviais. Vamos supor que o gráfico seja lido da perspectiva do escritório filial 2.Enquanto uma reunião planejada para as 17h no horário deles cai em um horário agradável, os funcionários da Filial Principal podem ficar menos entusiasmados com a decisão, pois seria quase 19h no horário deles. (Slides 11-13)
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Para operações que exigem respostas em tempo real ou tarefas voltadas para o cliente em tempo integral, um cronograma de turnos é essencial como a fonte de verdade para todos os membros da equipe. Os padrões de turnos costumam ser diferentes com base na natureza e nas demandas do negócio, mas seus objetivos são os mesmos: delinear quem é responsável por qual turno durante qual período de turno, e garantir que todos os turnos programados cumpram as exigências de horas.
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Este exemplo visualiza um padrão de turnos que muda a cada seis dias ao longo de um mês. Neste caso, a equipe 1 é encarregada do primeiro turno para o primeiro período de turno que vai do dia 1 ao dia 6. Do dia 7 ao dia 10, ela tem uma pausa, que é seguida pelo terceiro turno nos dias 11 e 12. Cada ponto pode ser preenchido ou não preenchido conforme as necessidades de agendamento mudam. (Slide 22)
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Como a possibilidade de trabalho híbrido pode ser um benefício atraente para os funcionários, é uma situação vantajosa para as empresas serem transparentes sobre sua política de trabalho híbrido e como ela pode evoluir ao longo do tempo.Este slide é dividido em três linhas que mostram a porcentagem da força de trabalho que é totalmente remota, parcialmente remota e parcialmente presencial, e totalmente presencial. (Slide 30)
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As colunas ilustram mudanças nesses números ao longo do tempo. E finalmente, o que os trabalhadores realmente preferem. Neste caso, a possibilidade de uma força de trabalho predominantemente híbrida parece promissora, pois corresponde à preferência da maioria. Esses gráficos de pizza podem ser editados com base nos dados reais gerados pela sua organização.
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Depois que uma agenda de trabalho híbrida for determinada, não se esqueça de comunicar a decisão a toda a equipe. Os papéis podem ser editados para departamentos, funções ou nomes individuais. E cada ponto pode ser modificado para mostrar um dia remoto, um dia no escritório, ou um dia que pode ser de qualquer maneira.(Slide 26)
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