¿Cómo mantener a los equipos enfocados y colaborativos en diferentes ubicaciones y zonas horarias? A medida que el trabajo híbrido se convierte en la nueva norma, es crucial tener una estructura sólida para los horarios del equipo y las asignaciones de tareas. Nuestra presentación Team Scheduling proporciona plantillas para poner a todos en la misma página y evitar comunicaciones redundantes de ida y vuelta. Utilice estas diapositivas para fomentar un entorno de trabajo más productivo, incluso en ausencia de interacción cara a cara.
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Incluso antes del reciente auge del trabajo nómada, era común que las empresas con múltiples ubicaciones de oficinas pusieran un poco de pensamiento extra en la coordinación del equipo, especialmente cuando se involucran diferentes zonas horarias. Una visualización clara que muestra qué miembros del equipo están disponibles en qué ubicaciones de oficinas puede eliminar la molestia de los cálculos mentales. (Diapositiva 6)
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Esta diapositiva muestra las horas de trabajo en diferentes zonas horarias del equipo. Así es como se puede interpretar: Digamos que la oficina de Bruce está ubicada en el estado de Illinois, que observa el horario de verano central, y la hora de oficina comienza a las 9 am. Podría querer esperar antes de llamar a su compañera de trabajo Alice en California a primera hora de la mañana, porque todavía son las 7 de la mañana para ella y está fuera de servicio. Por otro lado, Lynne daría la bienvenida a la llamada ya que su día en Nueva York ya la sitúa a las 10 am.Para cambiar la perspectiva de esta diapositiva a, por ejemplo, la de Lynne, simplemente mueva la barra vertical a cuando la oficina de Nueva York comienza el día. Luego edite los horarios para las otras ubicaciones de oficinas.
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Hablando de zonas horarias, esta diapositiva ayuda a visualizar a los miembros del equipo que pertenecen a las mismas zonas horarias. Con solo un vistazo, está claro que David tiene horarios de oficina más cercanos a Amy, en comparación con Marina. Esencialmente, la regla de la gestalt de la proximidad permite a los miembros del equipo calcular rápidamente con quién pueden comunicarse de manera realista en el tiempo. Este gráfico también puede ser editado para reflejar equipos o departamentos enteros en lugar de empleados individuales. (Diapositiva 24) Para una visualización más sencilla si su organización solo necesita considerar dos o tres zonas horarias, use esta diapositiva para resaltar las horas de oficina de cada equipo en la línea de tiempo. (Diapositiva 25)
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Todos hemos experimentado los interminables correos electrónicos y mensajes solo para llegar a un horario de reunión que funcione para todos, en todas partes, al mismo tiempo. Un gráfico que claramente enumera la compatibilidad de reuniones entre oficinas puede facilitar enormemente ese proceso y ahorrar tiempo en esos intercambios menores. Supongamos que el gráfico se lee desde la perspectiva de la sucursal de oficina 2.Mientras que una reunión planificada para las 5pm en su horario cae en un lugar agradable, los empleados de la Sucursal Principal podrían estar menos emocionados con la decisión, ya que sería casi las 7pm en su horario. (Diapositivas 11-13)
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Para operaciones que requieren respuestas en tiempo real o tareas de cara al cliente durante todo el día, un horario de turnos es esencial como la fuente de verdad para todos los miembros del equipo. Los patrones de turnos a menudo son diferentes en función de la naturaleza y las demandas del negocio, pero sus objetivos son los mismos: delinear quién es responsable de qué turno durante qué período de turno, y asegurar que todos los turnos programados cumplan con los requisitos horarios.
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Este ejemplo visualiza un patrón de turnos que cambia cada seis días a lo largo de una duración mensual. En este caso, el equipo 1 tiene asignado el primer turno para el primer período de turno que abarca desde el día 1 hasta el día 6. Desde el día 7 hasta el día 10, tiene un descanso, que luego es seguido por el tercer turno en los días 11 y 12. Cada punto puede ser llenado o no llenado según cambien las necesidades de programación. (Diapositiva 22)
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Dado que la posibilidad de trabajo híbrido puede ser un atractivo beneficio para los empleados, es una situación en la que todos ganan para las empresas ser transparentes acerca de su política de trabajo híbrido y cómo puede evolucionar con el tiempo.Esta diapositiva se divide en tres filas que muestran el porcentaje de la fuerza laboral que trabaja completamente a distancia, parcialmente a distancia y parcialmente en el lugar, y completamente en el lugar. (Diapositiva 30)
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Las columnas ilustran los cambios en esos números a lo largo del tiempo. Y finalmente, lo que los trabajadores realmente prefieren. En este caso, la posibilidad de una fuerza laboral predominantemente híbrida parece prometedora ya que coincide con la preferencia de la mayoría. Estos gráficos de pastel pueden ser editados basándose en los datos reales generados por su organización.
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Una vez que se ha determinado un horario de trabajo híbrido, no olvide comunicar la decisión a todo el equipo. Los roles pueden ser editados a departamentos, o funciones, o nombres individuales. Y cada punto puede ser modificado para mostrar un día remoto, un día en la oficina, o un día que puede ser de cualquier manera.(Diapositiva 26)
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