Team Scheduling

Streszczenie

Jak utrzymać zespoły skoncentrowane na zadaniach i współpracujące na różnych lokalizacjach i strefach czasowych? W miarę jak praca hybrydowa staje się nową normą, kluczowe jest posiadanie solidnej struktury harmonogramów zespołowych i przydziałów zadań. Nasza prezentacja Team Scheduling dostarcza szablony, które pomogą wszystkim zrozumieć swoje zadania i uniknąć zbędnej komunikacji. Wykorzystaj te slajdy, aby stworzyć bardziej produktywne środowisko pracy, nawet w przypadku braku bezpośrednich spotkań twarzą w twarz.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Team Scheduling' presentation — 30 slides

Team Scheduling

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$132

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Kompatybilność czasowa

Strefy czasowe zespołu

Nawet przed niedawnym wzrostem popularności pracy nomadzkiej, było powszechne dla firm z wieloma lokalizacjami biur, aby poświęcić dodatkową uwagę koordynacji zespołu, zwłaszcza gdy są zaangażowane różne strefy czasowe. Jasna wizualizacja pokazująca, którzy członkowie zespołu są dostępni w jakich lokalizacjach biur, może ułatwić obliczenia czasowe. (Slajd 6)

Ten slajd pokazuje godziny pracy w różnych strefach czasowych zespołu. Oto jak można go interpretować: Powiedzmy, że biuro Bruce'a znajduje się w stanie Illinois, który obserwuje Central Daylight Time, a godzina pracy zaczyna się o 9 rano. Bruce może chcieć wstrzymać się z telefonem do swojej koleżanki Alice w Kalifornii na początku dnia, ponieważ dla niej jest jeszcze 7 rano i jest poza służbą. Z drugiej strony, Lynne chętnie przyjmie telefon, ponieważ jej dzień w Nowym Jorku już pokazuje godzinę 10 rano.Aby zmienić perspektywę tego slajdu na, na przykład, Lynne's, po prostu przesuń pionowy pasek do momentu, kiedy biuro w Nowym Jorku rozpoczyna dzień. Następnie edytuj czasy dla innych lokalizacji biur.

Rozkład stref czasowych

Mówiąc o strefach czasowych, ten slajd pomaga zobrazować członków zespołu, którzy znajdują się w tej samej strefie czasowej. Na pierwszy rzut oka jest jasne, że David ma bliższe godziny pracy do Amy, w przeciwieństwie do Mariny. Zasadniczo, gestaltowska zasada bliskości pozwala członkom zespołu szybko obliczyć, z kim mogą realistycznie komunikować się na czas. Ten wykres można również edytować, aby odzwierciedlał całe zespoły lub departamenty, a nie pojedynczych pracowników. (Slajd 24) Dla prostszego zobrazowania, jeśli twoja organizacja musi uwzględnić tylko dwie lub trzy strefy czasowe, użyj tego slajdu, aby podkreślić godziny pracy każdego zespołu na osi czasu. (Slajd 25)

Kompatybilność czasów spotkań

Wszyscy doświadczyliśmy nieskończonych e-maili i wiadomości tylko po to, aby ustalić czas spotkania, który pasuje wszystkim, wszędzie, naraz. Wykres, który wyraźnie pokazuje kompatybilność spotkań między biurami, może znacznie ułatwić ten proces i zaoszczędzić czas na tych drobnych wymianach. Załóżmy, że wykres jest odczytywany z perspektywy oddziału biura 2.Podczas gdy spotkanie zaplanowane na godzinę 17:00 w ich strefie czasowej jest dogodne, pracownicy Głównej Filii mogą być mniej zadowoleni z tej decyzji, ponieważ w ich strefie czasowej byłoby to prawie 19:00. (Slajdy 11-13)

Godziny pracy

Wzór zmian

Dla operacji wymagających odpowiedzi w czasie rzeczywistym lub zadań związanych z obsługą klienta przez całą dobę, harmonogram zmian jest niezbędny jako źródło prawdy dla wszystkich członków zespołu. Wzory zmian często różnią się w zależności od charakteru i wymagań biznesu, ale ich cele są takie same: określenie, kto jest odpowiedzialny za którą zmianę w jakim okresie zmian, oraz zapewnienie, że wszystkie zaplanowane zmiany spełniają wymagania dotyczące godzin.

Ten przykład ilustruje wzór zmian, który zmienia się co sześć dni w ciągu miesiąca. W tym przypadku, zespół 1 ma na swoim koncie pierwszą zmianę w pierwszym okresie zmian, który trwa od dnia 1 do dnia 6. Od dnia 7 do dnia 10 ma przerwę, po której następuje trzecia zmiana w dniach 11 i 12. Każda kropka może być wypełniona lub nie, w zależności od zmieniających się potrzeb związanych z planowaniem. (Slajd 22)

Wprowadzenie pracy hybrydowej

Możliwość pracy hybrydowej może być atrakcyjnym dodatkiem dla pracowników, dlatego dla firm korzystne jest bycie przejrzystym w kwestii swojej polityki pracy hybrydowej i tego, jak może ona ewoluować w czasie.Ten slajd jest podzielony na trzy rzędy, które pokazują procent pracowników pracujących w pełni zdalnie, częściowo zdalnie i częściowo na miejscu oraz w pełni na miejscu. (Slajd 30)

Kolumny ilustrują zmiany w tych liczbach na przestrzeni czasu. I w końcu, co pracownicy faktycznie preferują. W tym przypadku, możliwość dominacji hybrydowej siły roboczej wydaje się obiecująca, ponieważ odpowiada to preferencjom większości. Te wykresy kołowe mogą być edytowane na podstawie rzeczywistych danych generowanych przez Twoją organizację.

Hybrydowy harmonogram pracy

Po ustaleniu hybrydowego harmonogramu pracy, nie zapomnij poinformować o decyzji cały zespół. Role mogą być edytowane na działy, funkcje lub indywidualne nazwiska. Każda kropka może być modyfikowana, aby pokazać dzień zdalny, dzień w biurze lub dzień, który może pójść w obie strony.(Slajd 26)