Team Scheduling

الملخص

كيف يمكن الحفاظ على الفرق في حالة العمل والتعاون عبر مواقع مختلفة ومناطق زمنية مختلفة؟ مع تصبح العمل المختلط القاعدة الجديدة، من الضروري أن يكون لديك هيكلية صلبة لجداول الفرق وتعيينات المهام. تقدم عرضنا التقديمي Team Scheduling قوالب للحصول على توافق الجميع وتجنب التواصل المتكرر وغير الضروري. استخدم هذه الشرائح لتعزيز بيئة عمل أكثر إنتاجية، حتى في غياب الوقت الوجهي المباشر.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Team Scheduling' presentation — 30 slides

Team Scheduling

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$132

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

توافق الوقت

مناطق الفريق الزمنية

حتى قبل الارتفاع الأخير في العمل الرحال، كان من الشائع للشركات ذات المواقع المكتبية المتعددة أن تضع بعض الفكر الإضافي في تنسيق الفريق، خاصة عندما تكون مناطق زمنية مختلفة معنية. يمكن أن يأخذ التصور الواضح الذي يظهر أي أعضاء الفريق متاحون في أي مواقع مكاتب ما يزيل مشكلة الحساب العقلي. (الشريحة 6)

تظهر هذه الشريحة ساعات العمل عبر مناطق الفريق الزمنية المختلفة. ها هو كيف يمكن تفسيره: دعنا نقول أن مكتب بروس موجود في ولاية إلينوي، التي تتبع التوقيت الصيفي المركزي، وتبدأ ساعات العمل في الساعة 9 صباحًا. قد يرغب في التأجيل عن الاتصال بزميلته أليس في كاليفورنيا أول شيء في الصباح، لأنه لا يزال الساعة 7 صباحًا بالنسبة لها وهي خارج الخدمة. من ناحية أخرى، سترحب لين بالمكالمة حيث يضع يومها في نيويورك بالفعل في الساعة 10 صباحًا.لتغيير وجهة نظر هذا الشريحة إلى ، على سبيل المثال ، Lynne's ، ما عليك سوى تحريك الشريط العمودي إلى متى يبدأ مكتب نيويورك اليوم. ثم قم بتعديل الأوقات لمواقع المكاتب الأخرى.

توزيع المناطق الزمنية

بالحديث عن المناطق الزمنية ، تساعد هذه الشريحة في تصور أعضاء الفريق الذين ينتمون إلى نفس المناطق الزمنية. بنظرة سريعة ، من الواضح أن ديفيد لديه ساعات عمل أقرب إلى أمي ، بخلاف مارينا. بشكل أساسي ، قاعدة الجستالت للقرب تتيح لأعضاء الفريق حساب بسرعة مع من يمكنهم التواصل بواقعية في الوقت المناسب. يمكن تعديل هذا الرسم البياني أيضًا ليعكس الفرق أو الأقسام بأكملها بدلاً من الموظفين الفرديين. (الشريحة 24) للحصول على تصور أبسط إذا كانت منظمتك تحتاج فقط إلى النظر في منطقتين أو ثلاث مناطق زمنية ، استخدم هذه الشريحة لتسليط الضوء على ساعات العمل في كل فريق على الجدول الزمني. (الشريحة 25)

توافق أوقات الاجتماع

لقد عانينا جميعًا من البريد الإلكتروني والرسائل المستمرة فقط للتوصل إلى وقت اجتماع يناسب الجميع ، في كل مكان ، في آن واحد. يمكن أن يسهل الرسم البياني الذي يسرد بوضوح توافق الاجتماعات بين المكاتب هذه العملية ويوفر الوقت في تلك التبادلات الدنيوية. دعنا نفترض أن الرسم البياني يتم قراءته من وجهة نظر فرع المكتب 2.بينما يكون الاجتماع المقرر في الساعة 5 مساءً بتوقيتهم في مكان مناسب، قد لا يكون موظفو الفرع الرئيسي متحمسين للقرار، حيث سيكون تقريبا الساعة 7 مساءً بتوقيتهم. (الشرائح 11-13)

ساعات العمل

نمط الوردية

بالنسبة للعمليات التي تتطلب استجابات فورية أو مهام تواجه العملاء على مدار الساعة، يعتبر جدول الورديات أمرًا أساسيًا كمصدر حقيقي لجميع أعضاء الفريق. غالبًا ما تكون أنماط الورديات مختلفة بناءً على طبيعة ومتطلبات العمل، ولكن أهدافها هي نفسها: تحديد من هو المسؤول عن أي وردية خلال أي فترة وردية، وضمان أن جميع الورديات المجدولة تلبي متطلبات الساعات.

يوضح هذا المثال نمط وردية يتغير كل ستة أيام على مدى شهر. في هذه الحالة، يتم تكليف الفريق 1 بالوردية الأولى للفترة الأولى التي تمتد من اليوم 1 إلى اليوم 6. من اليوم 7 إلى اليوم 10، يحصل على استراحة، يتبعها الوردية الثالثة في الأيام 11 و 12. يمكن ملء كل نقطة أو تركها فارغة حسب تغير احتياجات الجدولة. (الشريحة 22)

تنفيذ العمل المختلط

حيث أن إمكانية العمل المختلط قد تكون مغرية للموظفين، فإنه من الفوز بالفوز للشركات أن تكون شفافة بشأن سياسة العمل المختلط وكيف قد تتطور مع مرور الوقت.تتكون هذه الشريحة من ثلاث صفوف تظهر النسبة المئوية للقوى العاملة التي تعمل عن بُعد بشكل كامل، وجزئيا عن بُعد وجزئيا في الموقع، وبشكل كامل في الموقع. (الشريحة 30)

توضح الأعمدة التغييرات في تلك الأرقام مع مرور الوقت. وأخيرا، ما يفضله العمال فعليا. في هذه الحالة، يبدو أن احتمالية وجود قوى عاملة مهجنة بشكل رئيسي واعدة لأنها تتوافق مع تفضيلات الأغلبية. يمكن تعديل هذه المخططات الدائرية بناءً على البيانات الحقيقية التي تولدها منظمتك.

جدول العمل المرن

بعد تحديد جدول العمل المرن، لا تنسى التواصل بالقرار مع الفريق بأكمله. يمكن تعديل الأدوار إلى الأقسام، أو الوظائف، أو الأسماء الفردية. ويمكن تعديل كل نقطة لتظهر يوم عمل عن بُعد، أو يوم عمل في المكتب، أو يوم يمكن أن يكون في أي من الحالتين.(الشريحة 26)