Team Scheduling

Sammanfattning

Hur håller man team på uppgift och samarbetsvilliga över olika platser och tidszoner? När hybridarbete blir en ny norm är det avgörande att ha en solid struktur för team scheman och uppgiftstilldelningar. Vår Team Scheduling presentation tillhandahåller mallar för att få alla på samma sida och undvika överflödiga fram-och-tillbaka-kommunikationer. Använd dessa bilder för att främja en mer produktiv arbetsmiljö, även i frånvaro av personlig ansiktstid.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Team Scheduling' presentation — 30 slides

Team Scheduling

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$132

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Tidskompatibilitet

Teamets tidszoner

Även före den senaste ökningen av nomadarbete var det vanligt för företag med flera kontorsplatser att lägga lite extra tanke på teamkoordinering, särskilt när olika tidszoner är inblandade. En tydlig visualisering som visar vilka teammedlemmar som är tillgängliga på vilka kontorsplatser kan ta bort besväret med mental matematik. (Bild 6)

Denna bild visar arbetstiderna över olika team's tidszoner. Så här kan det tolkas: Låt oss säga att Bruce's kontor ligger i staten Illinois, som observerar Central Daylight Time, och kontorstiden börjar kl. 9. Han kanske vill vänta med att ringa sin kollega Alice i Kalifornien först på morgonen, eftersom det fortfarande är 7 på morgonen för henne och hon är ledig. Å andra sidan skulle Lynne välkomna samtalet eftersom hennes dag i New York redan sätter henne kl. 10.För att ändra perspektivet på denna bild till, till exempel, Lynnes, flytta helt enkelt den vertikala linjen till när New York-kontoret börjar dagen. Redigera sedan tiderna för de andra kontorsplatserna.

Tidszonsdistribution

När vi talar om tidszoner hjälper denna bild till att visualisera teammedlemmar som tillhör samma tidszoner. Med bara en snabb blick är det tydligt att David har närmare kontorstid till Amy, jämfört med Marina. I huvudsak tillåter gestaltregeln om närhet teammedlemmar att snabbt beräkna med vem de realistiskt kan kommunicera i tid. Denna diagram kan också redigeras för att återspegla hela team eller avdelningar istället för enskilda anställda. (Bild 24) För en enklare visualisering om din organisation bara behöver överväga två eller tre tidszoner, använd denna bild för att markera varje teams kontorstider på tidslinjen. (Bild 25)

Mötestidskompatibilitet

Vi har alla upplevt de oändliga e-postmeddelandena och meddelandena bara för att komma överens om en mötestid som fungerar för alla, överallt, samtidigt. Ett diagram som tydligt listar inter-office möteskompatibilitet kan i stor utsträckning underlätta den processen och spara tid på dessa triviala utbyten. Låt oss anta att diagrammet läses ur perspektivet av kontorsfilial 2.Medan ett möte planerat till kl. 17 deras tid faller på en bra tidpunkt, kanske de anställda på huvudkontoret är mindre nöjda med beslutet, eftersom det skulle vara nästan kl. 19 deras tid. (Bildspel 11-13)

Arbetstider

Skiftschema

För verksamheter som kräver realtidsrespons eller kundorienterade uppgifter dygnet runt, är ett skiftschema nödvändigt som källa till sanning för alla teammedlemmar. Skiftmönster är ofta olika baserat på företagets natur och krav, men deras mål är desamma: att skissera vem som är ansvarig för vilket skift under vilken skiftperiod, och att säkerställa att alla schemalagda skift uppfyller timkraven.

Detta exempel visualiserar ett skiftmönster som ändras var sjätte dag över en månads varaktighet. I det här fallet är team 1 ansvarigt för det första skiftet för den första skiftperioden som sträcker sig från dag 1 till dag 6. Från dag 7 till dag 10 får det en paus, som sedan följs av tredje skiftet på dag 11 och 12. Varje punkt kan fyllas i eller lämnas tom allteftersom schemaläggningsbehoven ändras. (Bildspel 22)

Införande av hybridarbete

Eftersom möjligheten till hybridarbete kan vara en attraktiv förmån för anställda, är det en win-win för företag att vara transparenta om sin hybridarbetspolicy och hur den kan utvecklas över tid.Detta bildspel är uppdelat i tre rader som visar procentandelen av arbetskraften som är helt fjärrstyrda, delvis fjärrstyrda och delvis på plats, samt helt på plats. (Bild 30)

Kolumnerna illustrerar förändringar i dessa siffror över tid. Och slutligen, vad arbetstagarna faktiskt föredrar. I det här fallet verkar möjligheten till en övervägande hybrid arbetskraft lovande eftersom det matchar majoritetens preferens. Dessa cirkeldiagram kan redigeras baserat på de verkliga data som genereras av din organisation.

Hybridt arbetschema

Efter att ett hybridt arbetschema har fastställts, glöm inte att kommunicera beslutet till hela teamet. Rollerna kan redigeras till avdelningar, eller funktioner, eller individuella namn. Och varje punkt kan modifieras för att visa en fjärrdag, en dag på kontoret, eller en dag som kan gå åt båda hållen.(Bild 26)