Team Scheduling

概要

異なる場所やタイムゾーンでのチームのタスク管理と協力をどのように維持するか？ ハイブリッドワークが新たな常識となる中、チームのスケジュールとタスクの割り当てに対する確固とした構造を持つことが重要です。私たちのTeam Schedulingプレゼンテーションは、全員を同じページに揃え、冗長なコミュニケーションを避けるためのテンプレートを提供します。これらのスライドを活用して、対面の時間がない場合でも、より生産的な職場環境を育ててください。

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時間の互換性

チームのタイムゾーン

ノマドワークの最近の増加以前から、複数のオフィスを持つ企業では、特に異なるタイムゾーンが関与する場合、チームの調整に少し余分な考えを巡らせることが一般的でした。どのチームメンバーがどのオフィスで利用可能かを示す明確な視覚化は、頭の中での計算の手間を省くことができます。(スライド6)

このスライドは、異なるチームのタイムゾーンにおける労働時間を示しています。ここでの解釈方法は次のとおりです：例えば、ブルースのオフィスが中央デイライトタイムを観測するイリノイ州に位置しており、オフィスの営業時間が午前9時から始まるとしましょう。彼は、カリフォルニアの同僚アリスに朝一番で電話をかけるのを控えるかもしれません。なぜなら、彼女にとってはまだ朝の7時で、彼女は勤務時間外だからです。一方、ニューヨークでの彼女の一日がすでに午前10時になっているリンは、電話を歓迎するでしょう。このスライドの視点を、例えば、リン'sに変更するには、単純に垂直バーをニューヨークオフィスが一日を始める時間に移動します。その後、他のオフィスの場所の時間を編集します。

タイムゾーンの分布

タイムゾーンについて言えば、このスライドは同じタイムゾーンに属するチームメンバーを視覚化するのに役立ちます。一目で、デビッドがマリナよりもエイミーとのオフィス時間が近いことが明らかです。基本的に、ゲシュタルトの近接性のルールは、チームメンバーが実際に時間内に誰とコミュニケーションを取ることができるかを素早く計算することを可能にします。このチャートは、個々の従業員ではなく、全体のチームや部門を反映するように編集することもできます。(スライド24) あなたの組織が2つか3つのタイムゾーンしか考慮する必要がない場合のよりシンプルな視覚化のために、このスライドを使用して各チームのオフィス時間をタイムライン上で強調表示します。(スライド25)

会議時間の互換性

私たちは皆、全員が一度に、どこでも、全員が参加できる会議時間を決定するための終わりのないメールやメッセージのやり取りを経験してきました。オフィス間の会議の互換性を明確にリストアップするチャートは、そのプロセスを大いに簡素化し、そのような些細な交換にかかる時間を節約することができます。チャートは、オフィスブランチ2の視点から読まれると仮定しましょう。彼らの時間で午後5時に予定された会議は幸せな時間帯になりますが、本社の従業員はその決定についてあまり喜ばないかもしれません。なぜなら、それは彼らの時間でほぼ午後7時になるからです。(スライド11-13)

営業時間

シフトパターン

リアルタイムの対応や24時間対応の顧客対応業務を求められる業務では、全てのチームメンバーにとって確認できるシフトスケジュールが必要不可欠です。シフトパターンはビジネスの性質や要求により異なることが多いですが、その目標は同じです：どのシフト期間中に誰がどのシフトを担当するかを明示し、全てのスケジュールされたシフトが時間要件を満たすことを確認することです。

この例では、月間の期間にわたって6日ごとに変わるシフトパターンを視覚化しています。この場合、チーム1は1日から6日までの最初のシフト期間の最初のシフトを担当します。7日から10日までは休憩となり、その後11日と12日の第三シフトに続きます。スケジューリングのニーズが変わると、各ドットを塗りつぶすことも、塗りつぶさないことも可能です。(スライド22)

ハイブリッドワークの展開

ハイブリッドワークの可能性は従業員にとって魅力的な特典であるため、企業がハイブリッドワークのポリシーとその進化について透明性を持つことは、企業にとっても従業員にとっても双方にとって有益です。このスライドは、完全にリモートで働いている労働力の割合、部分的にリモートで部分的にオンサイトで働いている割合、そして完全にオンサイトで働いている割合を示す3つの行に分けられています。(スライド30)

列は時間の経過とともにこれらの数値がどのように変化したかを示しています。そして最後に、労働者が実際に何を好むかです。この場合、主にハイブリッドな労働力が有望に見えます。なぜなら、それが大多数の好みと一致しているからです。これらの円グラフは、あなたの組織が生成する実際のデータに基づいて編集することができます。

ハイブリッドワークスケジュール

ハイブリッドワークスケジュールが決定した後は、その決定をチーム全体に伝えることを忘れないでください。役割は部門、機能、個々の名前に編集することができます。そして、各ドットはリモートデイ、オフィスデイ、またはどちらにもなり得る日を示すように変更することができます。(スライド26)