¿De qué sueña un gestor de proyectos? Oportunidades para una organización más sencilla, una mayor precisión en las estimaciones, menos necesidad de seguimiento y una mejor rendición de cuentas y visibilidad son algunos de los sueños comunes, según muchos gestores de proyectos. Nuestra presentación El Sueño del Gerente de Proyecto puede ayudarte a informar sobre las métricas del proyecto, el progreso y los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) de una manera conveniente, ya que cubre todas las fases esenciales de un proyecto e incluso menciona las herramientas necesarias para su finalización.
There are several ways to report on Key Performance Indicators (KPIs) in project management. These include using project management software, creating dashboards, using scorecards, and generating reports. Project management software often has built-in tools for tracking and reporting on KPIs. Dashboards provide a visual representation of KPIs and can be easily updated and shared. Scorecards are a more traditional method of reporting on KPIs and involve manually tracking and reporting on metrics. Reports can be generated on a regular basis to provide a detailed overview of KPIs.
Some other ways to ensure less need for follow-up in project management include setting clear expectations from the beginning, maintaining open communication with all stakeholders, using project management tools to track progress and tasks, and regularly reviewing and updating the project plan. It's also important to have a strong project team with clearly defined roles and responsibilities, and to provide regular training and support to help them perform their tasks effectively.
Los presupuestos son cruciales porque impulsan la financiación de tus proyectos. Con esta diapositiva, puedes comunicar tu tabla de presupuesto a tus stakeholders. Asegúrate de mencionar los datos históricos y el análisis de datos y aprovecha los conocimientos de tus expertos.
Utiliza esta diapositiva para hablar sobre la visión "hoy vs. mañana" del proyecto. Enumera todos los objetivos que tu equipo busca alcanzar. Como siempre, asegúrate de que los objetivos que estableces son específicos, medibles, alcanzables, realistas y sensibles al tiempo.
Utiliza esta diapositiva para discutir el diagrama de Gantt de tu proyecto. El diagrama de Gantt es una forma fiable de asignar tareas, identificar el impacto de los retrasos con antelación, mejorar la coordinación de tu equipo, supervisar los hitos y controlar el flujo de trabajo y los entregables.
Resumen
Los gestores de proyectos luchan más con los siguientes desafíos, según la herramienta de soluciones de gestión de proyectos, Hydra:
Planificación y organización – especialmente cuando se trata de freelancers remotos y proveedores externalizados, la planificación y el seguimiento de las tareas pueden ser complicados. "Las herramientas organizativas, como las de gestión eficaz de recursos o planificación de capacidad, ayudan a asegurar que los equipos se mantengan en el objetivo y organizados sin requerir la supervisión constante de un gestor de proyectos o que alguien tenga que recordar cada acción que se delega a un colega", dicen los expertos.
Precisión en las estimaciones – las estimaciones precisas determinan la rentabilidad global del proyecto y ayudan a alcanzar el ROI. Para producir estimaciones de proyecto precisas, confía en tus datos y en la calidad de los datos.
La constante necesidad de seguimiento – mantenerse al día con cada miembro del equipo, especialmente aquellos que trabajan fuera del sitio y los proveedores de servicios de terceros es complicado. Los expertos dicen: "Los gestores de proyectos deben asegurarse de que el proceso de seguimiento sea fácil de manejar. [...] El uso de software de gestión de proyectos en línea puede ser un activo para esto, permitiendo a los gestores de proyectos ahorrar tanto tiempo como eficiencia."
Asignación de responsabilidades – a nadie le gusta sentirse responsable de las cosas que pueden salir mal en un proyecto. Esto significa que los gestores de proyectos deben poseer la capacidad de asignar responsabilidades a sus colegas sin ninguna posibilidad de malentendido.
Evaluación – la evaluación necesita ser respaldada por evidencia y análisis. La evaluación precisa del papel y el trabajo de un individuo respaldada por una afirmación creíble es una de las responsabilidades clave del gestor de proyectos.
Proporcionar feedback – proporcionar feedback honesto puede ser difícil para los gestores de proyectos que evitan la confrontación. Decirle a alguien que necesita mejorar su rendimiento no es fácil, y para ser efectivo, debe hacerse de la manera correcta.
VisibilidadEstimación de precisión – tener visibilidad de los recursos del proyecto, las tareas individuales y el proyecto en su conjunto, hará el trabajo del gestor de proyectos más fácil. "Tener un lugar individual donde se almacena la información es una forma fantástica de seguir el progreso de las tareas e informar a los participantes de los cambios al mismo tiempo", recomiendan los expertos.
Aplicación
Projectmanager.com ofrece una visión general del proceso perfecto de planificación y ejecución de proyectos, que incluye tres fases principales:
Fase de Planificación – esta fase requiere crear una lista de tareas, hacer un presupuesto, desarrollar un plan de gestión de riesgos, construir un cronograma de proyecto y asignar tareas.
Fase de Ejecución – incluye la gestión de tareas, tiempo, costos, calidad, cambios, adquisiciones y recursos, la colaboración, el monitoreo, el control y la generación de informes.
Fase de Cierre – la última fase de la gestión de proyectos se ocupa de la transferencia de entregables, la confirmación de la finalización, la revisión de la documentación, la liberación de recursos y el análisis post-mortem.
Estadísticas
La mala comunicación cuesta a las pequeñas empresas con menos de 100 empleados $420,000 al año y a las empresas con más de 100,000 empleados – más de $62 millones al año, por asesor de software empresarial, Saaslist. El equipo de Saaslist ha recopilado estadísticas que revelan mucho sobre el estado de la industria de la gestión de proyectos en 2020. Aquí están los puntos destacados:
High project failure rates in organizations can be attributed to several factors. One of the main reasons is the lack of involvement from higher-ups in project management. Without their active participation and guidance, projects can often go off track. Another reason is the absence of a proper project management tool. As per the data, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. Additionally, IT projects with a budget of at least $1 million are 50% more likely to fail to meet business objectives. This could be due to poor budget management or unrealistic expectations. Lastly, one in six IT projects have a cost overrun of 200%, indicating poor cost estimation and financial management.
The use of project management software significantly impacts the completion of projects within the original budget. According to a statistic, 66% of companies using project management software completed projects within their original budget, compared to 47% of businesses operating without a project management tool. This suggests that project management tools can help in better budget management, leading to more projects being completed within the allocated budget.
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Los desafíos de la gestión de proyectos cuestan a las empresas $109 millones por cada $1 mil millones invertidos en un proyecto
El 44% de los gestores de proyectos no están utilizando actualmente software de gestión de proyectos
El 76% de los ejecutivos dicen que las herramientas de gestión de proyectos ágiles serán la nueva norma
Monday.com es utilizado por más de 100,000 equipos en 201 industrias
Google, Yelp, Deloitte y Airbnb son todos usuarios de Asana
Basecamp superó los tres millones de usuarios en 2020
Más de 20,000 empresas utilizan actualmente Wrike, incluyendo Hootsuite y L'Oreal
El 66% de las empresas que utilizan software de gestión de proyectos completaron proyectos dentro de su presupuesto original, en comparación con el 47% de las empresas que operan sin una herramienta de gestión de proyectos
Uno de cada seis proyectos de TI tiene un sobrecoste del 200%
Los proyectos de TI con un presupuesto de al menos $1 millón tienen un 50% más de probabilidades de no cumplir con los objetivos empresariales
El 41% de las empresas con una alta tasa de fracaso de proyectos culpan a la falta de implicación de los altos directivos en la gestión de proyectos
El 41% de las organizaciones que informan de un rendimiento de proyecto deficiente dicen que no reciben suficiente apoyo de la gestión de proyectos y de los patrocinadores de proyectos
Las empresas que desarrollan prácticas de gestión de proyectos ahorran 28 veces más dinero que las que no lo hacen
El 47% de las empresas que utilizan software de gestión de proyectos dicen que ha tenido un impacto positivo en la precisión de las estimaciones de costos de los proyectos
El software de gestión de proyectos ahorra al empleado promedio 498 horas al año
El 61% de las empresas que utilizan herramientas de gestión de proyectos completaron los proyectos a tiempo, mientras que sólo el 41% de las que no las utilizan lo hicieron
El 50% de los gestores de proyectos pasan al menos un día laboral completo desarrollando manualmente informes de KPI de proyectos
El 80% de los empleados pasan la mitad de su semana laboral en "retrabajo" causado por una mala comunicación
Cerca del 46% de los líderes de equipo dicen que cumplir con los plazos de los proyectos es su mayor problema
El seguimiento del tiempo es la segunda característica más solicitada en la gestión de proyectos
El 56% de las empresas utilizan sólo un software de gestión de proyectos
El 88% de los trabajadores remotos enfrentan liderazgo inconsistente y malentendidos con otros miembros del equipo
El 83% de los empleados informan sentirse quemados por un alto volumen de correos electrónicos
El 73% de los empleados informan de agotamiento
El 20% de los empleados citan una carga de trabajo inmanejable como la causa número uno de agotamiento
Sólo el 21% de las empresas tienen sistemas de gestión de proyectos estandarizados como el waterfall y el agile en su lugar
