الملخص
كيف تحقق أهدافك الرئيسية بسرعة؟ أنت بحاجة إلى خطة عمل. إن غياب التنفيذ قد يكلف الرؤساء التنفيذيين وظائفهم. ففي عام 2000 وحده، تم عزل أكثر من 40 رئيساً تنفيذياً من بين أكبر 200 شركة في قائمة فورتشن 500 من قبل مجلس الإدارة لأنهم لم يتمكنوا من تنفيذ ما التزموا به. فقد 20% من كبار قادة الأعمال في أمريكا وظائفهم فقط لأنهم فشلوا في إتقان فن التنفيذ.
فيما يلي، نشارك بعض أهم النصائح لبناء خطة عمل، وأهمية خطط العمل، وكيف يمكنك إعطاء دفعة قوية لأعمالك من خلال خطة عملك الخاصة، وكيفية استخدام خطة العمل القابل للتخصيص بالكامل الذي أنشأناه لمساعدتك على البدء. إذا كنت ترغب في الانتقال مباشرة إلى المورد، انتقل إلى قسم الشرح أدناه.
أفضل النصائح لوضع خطة عمل
لماذا تفشل العديد من الخطط؟ يشير بيل غيتس إلى أن الناس غالباً ما يخلطون بين "المهمة"، التي تمثل الاتجاه، و"الأهداف"، وهي مجموعة من الخطوات الملموسة التي يشاركون فيها فعلياً. قال: "وجود مهمة جيدة ليس كافياً. أنت بحاجة إلى هدف ملموس، ويجب أن تعرف كيف ستصل إليه."
ومع ذلك، غالبًا ما تكون أفضل الخطط هي الأبسط. يستخدم جيسون فريد وديفيد هاينماير هانسون، مؤسسا شركة البرمجيات 37signals، قلمًا عريضًا عند العصف الذهني للأفكار والأهداف لأنه يحد من المساحة ويجبرهم على إبقاء الأمور بسيطة. يحتاج الموظفون إلى عدد قليل من الأولويات البسيطة لتنفيذها بشكل جيد. بدون أولويات مدروسة بعناية، قد ينشغل الأشخاص في صراعات لا تنتهي. يتم إنشاء خطة العمل الخاصة بك من خلال مئات القرارات اليومية حول كيفية إنفاق وقتك وطاقتك ومالك واهتمامك. ما لم تدِر أولوياتك بوعي، سيستهلك وقتك وطاقتك في معالجة الأولويات الأكثر إلحاحًا فقط.
أهمية خطط العمل
خطة العمل هي نظرة عامة على الأهداف التي وضعتها لنشاطك التجاري والإجراءات المحددة التي ستتخذها لتحقيقها. يمكن أن تبسط البرامج والمشاريع المعقدة وتساعدك على إدارة وقتك بفعالية وزيادة إنتاجيتك في سبيل تحقيق تلك الأهداف.[text]تضمن خطط العمل فهم الجميع لأولويات المنظمة، وتوزيع المهام، والمتابعة، وتعزيز ومكافأة الأشخاص الذين ينفذون المهام.
قد يؤدي تحديد الأهداف بشكل غير سليم إلى عواقب وخيمة. فعلى سبيل المثال، أدى تركيز ويلز فارجو الشديد على تحقيق أهداف المبيعات إلى شعور مديري الفروع بالضغط لفتح ملايين الحسابات الاحتيالية. وقد تسبب فضيحة البنوك الاستهلاكية التي تلت ذلك في إلحاق ضرر كبير بعلامة ويلز فارجو التجارية قد يكون من الصعب إصلاحه. يجب على كل شركة أن تضع أهدافاً واضحة وقابلة للتحقيق، بالإضافة إلى وجود طرق واضحة لقياس نجاح تلك الأهداف.
يقول أتيكوس تايسن، المدير التنفيذي للمعلومات في شركة إنتويت، إن سر نجاح الشركة كان في جعل جميع مؤشرات النجاح مرئية في جميع أنحاء الشركة. وبالنسبة لأولئك الذين يعملون خارج المقر الرئيسي، أنهت المؤشرات المرئية الغموض حول ما يحدث في المقر، مما جعل الشركة أكثر تماسكاً.
يمكنك صياغة خطة العمل الخاصة بك لتحسين حياتك المهنية أو الشخصية باعتبارها مسألة تخصيص موارد. لديك وقت وطاقة وثروة ومواهب محدودة للنمو، ويطلب الناس وقتك وطاقتك يومياً. لضمان أنك تسير في الاتجاه الصحيح، راقب أين تذهب مواردك.
قم ببناء خطة العمل الخاصة بك
فكيف يمكنك تحديد الأهداف التي تساعدك على إدارة الوقت والتواصل بفعالية مع موظفيك بشأن الخطط؟ قم بتطوير خطة عمل فريدة تناسب نشاطك التجاري وقابلة للتكيف مع الظروف المتغيرة. توفر مجموعة خطط العمل الخاصة بنا، التي يمكنك تحميلها وتخصيصها لأي قطاع، شرائح تفصيلية تحتوي على أفضل أدوات خطة العمل مثل أولوية إجراءات FMEA، خطة تحسين العمل، مصفوفة أولوية الإجراءات، مخطط شجرة خطة العمل الذكية SMART، وغيرها. اطلع على الشرح أدناه لمعرفة المزيد.
أبرز الأدوات
خطة العمل
تبدأ المجموعة بخطة عمل مفصلة تتضمن عناصر العمل مع تحديد المسؤول عن كل عنصر ومستوى الأولوية الخاص به. على الجانب الأيسر، قم بكتابة وصف لعناصر العمل وحدد لكل منها مستوى أولوية LMH (منخفض، متوسط، أو مرتفع). هذه الطريقة مفيدة لتوزيع المهام على فريق أو شركة بأكملها. لجعلها شخصية، يمكنك ببساطة حذف عمود "المالك". يُستخدم عمود الحالة لمتابعة تقدم كل عنصر عمل وتحديد ما يحتاج إلى مزيد من الاهتمام. (الشريحة 3)
أولوية العمل في FMEA
يعد إطار عمل FMEA، المعروف أيضًا بتحليل أنماط وأثر الفشل، طريقة أخرى لترتيب عناصر العمل حسب المشكلات التي يجب حلها. يأخذ هذا الإطار في الاعتبار التأثير، الخطورة، واحتمالية المخاطر. صنف وحدد أولويات حالات الفشل وتأثيرها لتنظيم خطط العمل وفقًا للعوامل ذات المخاطر الأعلى. تشير AP إلى مستوى أولوية العمل، بينما تشير RPN إلى رقم أولوية المخاطر. استخدم هذه الأعمدة لقياس تأثير كل مشكلة تحتاج إلى حلها.بالإضافة إلى ذلك، يمكن للفرق استخدام هذه الأداة لتحديد أسباب الإخفاقات وتجنبها في المستقبل. (Slide 13)
مصفوفة أولوية العمل
تعرض مصفوفة أولوية العمل المهام وفقًا لمستوى الجهد المطلوب. المهام التي يمكن إنجازها بجهد منخفض قد يكون لها تأثير كبير على النتائج. لذلك، حاول إعطاء الأولوية أولاً للإجراءات ذات الجهد المنخفض والتأثير العالي. حاول تجنب المهام في الجزء السفلي الأيمن، وهي المهام ذات الجهد العالي والتأثير المنخفض. يسرد الجدول على اليمين كل من هذه المهام، ويمكن للمستخدمين اختيار إكمال أي منها أولاً. (Slide 16)
خطة عمل للتحسين
بدلاً من قائمة بالإجراءات المحددة، تركز خطة عمل التحسين على النتائج المتوقعة. قم بإدراج المشكلات في الأعلى، والأنشطة المقترحة لتحسينها أدناه. قسم أنشطة التحسين إلى الآن، أو التالي، أو قريبًا حسب مستوى الأولوية. أدرج الموارد التي ستكون مطلوبة لتنفيذ التحسينات وتحقيق النتائج المرجوة.(الشريحة 23)
مخطط شجرة خطة العمل الذكية (SMART)
يحدد مخطط SMART الأهداف بوضوح. يجب أن يكون كل هدف محددًا، قابلاً للقياس، قابلاً للتحقيق، واقعيًا، ومحددًا بزمن. الأهداف هي أساس أي خطة عمل، لذا من المهم التأكد من أنها ليست مجردة جدًا، وأن هناك مؤشرات محددة تساعدك في تحقيق هدفك. يصبح المخطط أكثر تحديدًا من اليسار إلى اليمين، حيث يطرح أسئلة واضحة حول الهدف يتم توضيحها في الجانب الأيمن. (الشريحة 25)
الخلاصة
لتطوير خطة عمل فعالة وموجهة نحو الأهداف لشركتك، قم بتنزيل وتخصيص عرض خطة العمل التقديمي هذا لتوفير الوقت وساعات العمل أثناء تخطيطك للخطوة التالية لتحقيق أهدافك. لمزيد من العروض المشابهة، اطلع على شرحنا حول [related bracelet="strroad"] لتتعلم كيفية وضع أهداف قابلة للتحقيق تتماشى مع رؤية شركتك وتوفير ساعات من العمل باستخدام قالب العرض التقديمي القابل للتخصيص بالكامل.
