概要
最重要目標を迅速に達成するにはどうすればよいでしょうか？そのためにはアクションプランが必要です。実行力の欠如は、CEOの職を危うくすることがあります。2000年だけでも、フォーチュン500の上位200社のうち40人以上のCEOが、約束したことを実行できなかったために取締役会から解任されました。アメリカのトップビジネスリーダーの20％が、実行力を身につけられなかったことだけが理由で職を失っています。
以下では、アクションプランを構築するための主要なアドバイス、アクションプランの重要性、自社独自のアクションプランでビジネスを加速させる方法、そしてすぐに使えるカスタマイズ可能なアクションプランの活用方法をご紹介します。リソースをすぐにご覧になりたい場合は、下の解説セクションまでスクロールしてください。
アクションプラン作成のポイント
なぜ多くの計画が失敗するのでしょうか？ビル・ゲイツは、「ミッション」（方向性）と「目標」（実際に取り組む具体的なステップ）を混同しがちだと指摘しています。彼は「良いミッションだけでは不十分です。具体的な目標が必要であり、そこに到達する方法を明確にしなければなりません」と述べています。
しかし、最も優れた計画はしばしばシンプルなものです。ソフトウェア企業37signalsの創業者であるジェイソン・フリード氏とデイヴィッド・ハイネマイヤー・ハンソン氏は、アイデアや目標をブレインストーミングする際に太いマーカーを使用します。これはスペースを制限し、シンプルに保つことを強制するためです。従業員が確実に実行できるよう、少数のシンプルな優先事項が必要です。優先順位が慎重に考えられていなければ、人々は終わりのない対立に巻き込まれる可能性があります。アクションプランは、日々の意思決定—時間、エネルギー、資金、注意力の使い方—を通じて作られます。優先順位を意識的に管理しなければ、時間とエネルギーは最も緊急な課題への対応に追われてしまいます。
アクションプランの重要性
アクションプランは、ビジネスのために設定した目標と、それを達成するために取る具体的な行動をまとめた概要です。複雑なプログラムやプロジェクトをシンプルにし、時間を効果的に管理し、目標達成に向けて生産性を高めるのに役立ちます。アクションプランは、組織の優先事項を明確にし、タスクを割り当て、進捗をフォローアップし、実行した人材を評価・報奨することを確実にします。
不適切な目標設定は、重大な結果を招く可能性があります。例えば、ウェルズ・ファーゴでは、売上目標に偏った一面的なプレッシャーが支店長にかかり、数百万件もの不正口座開設が発生しました。その後の消費者向け銀行スキャンダルは、ウェルズ・ファーゴのブランドに回復困難な損害を与えた可能性があります。すべての企業は、明確で達成可能な目標と、その目標の達成度を測定する明確な方法を持つべきです。
インテュイットの最高情報責任者アティカス・タイセン氏は、インテュイットが成功するための鍵は、すべての成功指標を社内で可視化することだったと述べています。本社以外で働く従業員にとって、可視化された指標は本社で何が起きているかの不透明さを解消し、企業全体の一体感を高めました。
キャリアや個人生活を向上させるためのアクションプランは、リソース配分の問題として捉えることができます。限られた時間、エネルギー、資産、才能を成長のために活用しなければならず、日々多くの人があなたの時間とエネルギーを求めてきます。自分が望む方向に進んでいるかを確認するために、リソースの流れに注意を払いましょう。もしそれらがあなたの大きなミッションを支援していないのであれば、戦略を全く実行していないことになります。人間の脳は挑戦を好む一方で、難しすぎる課題は避ける傾向があります。つまり、簡単すぎるタスクには飽きてしまい、難しすぎるタスクには挫折してしまうのです。したがって、ちょうど良い難易度、いわゆる「ゴルディロックスゾーン」にあるタスクを基に計画を立てることが最適です。プロセスを楽しく継続可能なものにするために、低負荷タスクと高負荷タスクをバランスよく割り当てましょう。
独自のアクションプランを構築する
では、どのように目標を設定し、時間を管理し、従業員に計画を効果的に伝えることができるのでしょうか？自社に合わせて独自に作成し、変化する状況にも柔軟に対応できるアクションプランを策定しましょう。当社のアクションプランコレクションは、あらゆる業界でご利用いただけるダウンロード・カスタマイズ可能な詳細スライドを提供し、FMEAアクションプライオリティ、改善アクションプラン、アクションプライオリティマトリックス、SMARTアクションプランツリーダイアグラムなど、主要なアクションプランツールを揃えています。詳細は下記の説明をご覧ください。
ツールのハイライト
アクションプラン
このコレクションは、担当者と優先度レベルが割り当てられたアクション項目を含む詳細なアクションプランから始まります。左側にはアクション項目の説明を記入し、それぞれにLMH（低・中・高）の優先度を設定します。これは、チーム全体や会社全体でタスクを委任する際に有効です。個人用にカスタマイズする場合は、「担当者」列を削除してください。ステータス列は、各アクション項目の進捗状況を確認し、より注意が必要な項目を優先するために使用します。(スライド3)
FMEAアクション優先度
FMEA（故障モード影響解析）フレームワークは、解決すべき課題に基づいてアクション項目の優先順位を決定するもう一つの方法です。リスクの影響度、重大性、発生可能性を考慮します。失敗やその影響を分類・優先付けし、最もリスクの高い要因に基づいてアクションプランを構築します。APはアクション優先度、RPNはリスク優先度番号を表します。これらの列を活用して、解決すべき各課題の影響度を測定してください。さらに、チームはこのツールを活用して失敗の原因を特定し、今後同じ過ちを繰り返さないようにすることができます。(Slide 13)
アクション優先度マトリクス
アクション優先度マトリクスは、タスクを必要な労力レベルに応じて整理します。少ない労力で実行できるタスクでも、成果に大きな影響を与えることがあります。そのため、まずは労力が少なく、インパクトの大きいアクションを優先的に取り組むことを推奨します。右下の領域、すなわち労力が高くインパクトが低いタスクは避けるようにしましょう。右側の表にはこれらのタスクが一覧化されており、ユーザーはどちらから着手するか選択できます。(Slide 16)
改善アクションプラン
具体的なアクションのリストではなく、改善アクションプランは期待される成果に着目します。上部に課題を記載し、その下に改善のための活動を記載してください。改善活動は優先度に応じて「今すぐ」「次に」「近いうちに」に分類します。改善を実現し、目標達成に必要なリソースも必ず記載してください。(Slide 23)
SMARTアクションプラン ツリーダイアグラム
SMARTダイアグラムは明確な目標設定を可能にします。すべての目標は、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Attainable）、現実的（Realistic）、期限付き（Timely）であるべきです。目標はアクションプランの基盤となるため、抽象的すぎないようにし、目標達成のための具体的な指標を設けることが重要です。このダイアグラムは左から右に進むにつれてより具体的になり、目標に関する明確な質問を投げかけ、右側でその内容を確定します。(Slide 25)
結論
ビジネスのために効果的で目標志向のアクションプランを策定するには、このアクションプランプレゼンテーションをダウンロードしてカスタマイズし、次のステップを計画する際の時間と労力を大幅に削減しましょう。さらに詳しく知りたい方は、[related bracelet="strroad"]の解説もご覧いただき、自社のビジョンに沿った実現可能な目標の立て方や、完全カスタマイズ可能なプレゼンテーションテンプレートで作業時間を短縮する方法をご確認ください。
